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内部沟通程序 制 订： 文件编号：ZXW-QP-004 文件版本：A/0版 文件页数：共 5页 制订单位：管 代 批 准： 制订日期：2013-3-8 深圳市中欣望机电有限公司 文件编号 ZXW-QP-004 版 本/次 A/0版 页 码 2 OF 5 制定日期 2013-3-8 文件名称 内部沟通程序 文件类别 程序文件/2 1目的： 建立有效的协商和沟通机制，保证员工充分参与质量、RoHS、环境事务的协商与管理， 保证内外部信息得到及时、有效地交流。 2范围： 适用于质量、RoHS、环境事务的协商和内外部信息交流的管理。 3权责： 3.1 业务部、采购等部门负责收集外部的信息。 3.2 品质部负责协商和沟通的综合管理，负责统筹内外部信息的传递、处理，并做好相关信息的汇总、保存工作。 3.3 各部门负责工作范围内信息的传递和收集。 3.4 行政部负责监督处理公司内部员工反映的问题。 3.5 管理者代表对信息的传递和处理进行监督。 4定义：无 5作业内容： 5.1内部沟通管理流程图（见附件一） 5.2 信息的交流与沟通 5.2.1 信息的分类 1）外部信息 ① 劳动局、环保局、产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等检查或监测的结果及反馈的信息。 ② 市场动态。 ③ 相关方反馈的信息及其投拆。相关方指：顾客、工程合同方、供应商、运输公司、社区居民等。 ④ 政策法规、标准类信息，如：法律、法规、条例、标准等。 ⑤ 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、RoHS、环境等方面的信息。 2）内部信息 内部日常信息，指正常情况下的各类信息。内部异常突发信息，指活动中发生偏差的信息，如质量、工艺等。 深圳市中欣望机电有限公司 文件编号 ZXW-QP-004 版本/次 A/0版 页 码 3 OF 5 制定日期 2013-3-8 文件名称 内部沟通程序 文件类别 程序文件/2 RoHS、环境不符合信息。 紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵等紧急情况。 其他内部信息（如员工的建议等）。RoHS、环境等方面的信息。 5.2.2 信息的交流 信息可通过报告、记录、讨论交流、电子媒体、通讯等方式予以传递。 1）外部信息的交流 品质部、行政部、业务部、业务部负责对环保部门、劳动部门、产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等监测或检查结果及反馈信息的收集。这类信息汇总到管理体系委员会，由管理体系委员会整合并组织传递到公司相关部门。当监测或检查结果出现不符合情况，按照《纠正与预防措施控制程序》的要求进行处理。 政策法规、标准类的资料信息由品质部、人事部、等相关部门负责收集、更新、整理，交文控中心保存。详见《文件控制程序》。 生产部、工程部负责与工程合作方、采购部负责与供应商、业务部负责与运输公司及客户、行政部负责与社区居民等相关方进行沟通。对这些相关方传达来的信息，各责任部门应尽快处理。如问题严重，应及时将信息传达到相关部门（品质部、行政部、总经理室）、管理者代表等。 如是书面信息，直接将其复印件分发有关部门，或转化为内部邮件等。 如是口头信息，则应将其填写在《联络单》上，复印后分发有关部门。 管理体系委员会负责组织相关部门针对相关方反映的问题，采取纠正措施，详见《纠正和预防措施控制程序》。当相关方要求答复时，应将处理结果通告对方。 RoHS相关的信息及公司的《RoHS环境管理物质标准》由采购或品质部传递到供应商及外协厂，并保留相关的证据。 市场信息、顾客不满意信息、客户投诉的处理由业务部负责。对客户反映比较严重的问题，业务部应及时转达到品质部、管理者代表等有关部门。 各部门直接从外部获取的其他信息，以《联络单》的方式反馈到相关部门并报管理者代表。 深圳市中欣望机电有限公司 文件编号 ZXW-QP-004 版本/次 A/0版 页