A文件控制程序 2.docVIP

发放号： 编号：KM/A—02 受控状态: 程序文件 （2009年 A版） 编制：王向红 赵宁 审核：王向红 批准：陈 炜 山 东 科 明 光 电 科 技 有 限 公 司 2009年7月30日发布 2009年7月30日实施 KM/A—02 A 文件控制程序 A/0 1/4 A 文件控制程序 1目的 对与本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2范围 适用于本公司质量管理体系文件（包括适当的外来文件）的控制。 3职责 3.1总经理负责批准颁布质量手册。 3.2管理者代表负责审核质量手册。 3.3各部门组织相关文件的编制、使用和保管。 3.4办公室为体系文件的日常管理部门。 4程序 4.1文件的分类 第一层：质量手册（包括质量方针、质量目标和程序文件），描述了公司质量管理体系过程这间的相互作用和范围，是公司的纲领性文件； 第二层：作业指导书类文件，指公司内部支持性管理文件（包括公司的规章制度、管理办法等）和技术性文件（包括技术质量标准、工艺规范、操作规程等）； 第三层：质量记录，是体系运行结果的证实性文件，因其特殊 性按《记录控制程序》进行管理； 适用的外来文件：主要指认证产品相关的法律、法规、标准或技术要求、节能产品实施规则， 与质量管理体系有关的政策、产品标准、法规性 文件以及供货商的检验报告等文件。 作废文件：主要指出于某种目的而保留的文件。 KM/A—02 A 文件控制程序 A/0 2/4 4.2文件的编号 本公司质量管理体系文件的体系编号如下： 质量手册：KM/A—××； 作业指导书类文件：KM/B—××； 质量记录：KM/C—××； 外来文件用其自身的编号。 符号解释： KM—代表公司名称； A/B/C—代表文件层次； ××—代表文件序号。 4.3文件的编写、审核与批准 4.3.1《质量手册》由公司组织人员编写，管理者代表审核，总经理批准。 4.3.2作业指导书类文件由主管部门组织编写，主管部门负责人审核，管理者代表批准。 4.3.3各类文件的有效版本报办公室备案。 4.4文件的受控状态 文件分为“受控”和“非受控”两大类，由办公室建立《受控文件清单及分布一览表》，对与质量体系相关的所有受控文件均在其文件封面右上角加盖受控状态印章，并注明发放号；作废留用的文件加盖“作废留用”印章。 4.5文件的发放 a.《质量手册》的发放范围为公司级领导及各职能部门；作业指导书类文件根据使用要求发放至相应部门和岗位。 b.所有文件的发放均由办公室负责组织，文件的发放与回收要填写《文 KM/A—02 A 文件控制程序 A/0 3/4 件发放、回收记录》，办理签收与签回。 4.6文件更改 4.6.1文件更改分手写更改、换页、换版。 a.文件一页更改内容不超过两行字时，进行手写更改，更改后，加盖手写 更改章；文件一页更改内容超过两行字时进行换页更改。 b.当文件经一定次数更改而影响使用时，或文件需作稍大调整时进行换版更改。 4.6.2文件的更改过程。 a.对文件进行更改，由提出部门填写《文件更改申请、通知单》阐明原因及更改内容，然后按本程序4.3条有关文件审批规定审批后，由办公室通知使用部门并在《文件更放申请、通知单》上签名，使用部门严格按《文件更改通知单》内容及时更改相应文件； b.所有被更改的原文件必须由办公室收回，以确保文件的唯一性。 4.7文件的保存、借阅、复制、作废与销毁 a.文件必须分类存放在干燥通风、安全的地方，由部门指定的专人管理，不得在文件上乱涂画改，确保文件的清晰、易于识别和检索。 b.借阅、复制文件应由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人员借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人员登记编号。 c.所有失效、作废或者作废留用的文件由文件的主控部门负责及时从发放或使用场所回收，加“作废”标识，防止非预期使用；对因法律、参考、信息价值等原因须保留的作废文件，应加“作废留用”标识，规定并注明其保存期限。 d.对于要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁审批登记表》，经管理者代表批准后，由授权部门销毁。 4.8外来文件的控制 KM/A—02 A 文件控制程序 A/0 4/4 4.8.1各相关部门对适用的外来