大型会议组织规程.docVIP

大型会议组织规程 一、会议筹备 (一)前期准备 1、制定会议方案，主要内容包括:会议名称、时间、地点、议题、出席人员、列席人员、邀请单位、日程安排、参观活动、表彰、材料准备、宣传报道、经费及其他有关事项等，并按程序报有关领导审批。 2、重要会议可指定会议秘书长，成立会议秘书处，开展会议组织工作。拟定各会务小组人员名单、分工计划和会议期间领导接见、座谈、参观、表彰等重大活动的组织方案，按程序报会议秘书长审批。 3、制发《会议通知》，具体内容包括:会议名称、时间、地点、内容、参加人员、报名和报到要求、典型经验或发言材料的要求、有关部门及单位代表名额分配等。《会议通知》按公文办理程序经有关领导审定后，一般以“明传电报”形式发出。 4、与会人员报名一般用传真形式，内容包括姓名、性别、民族、单位、职务。 5、起草并跟踪做好会议主要讲话稿、主持词及其他材料的准备工作。 6、列出会议印发材料清单，提出会议材料印制规格，按程序报批后，由专人负责送印。 7、制作会议代表、列席人员和有关人员的各种证件和座签。 8、重要会议要提出每次全体会议席次图、主席台席次图;如有全体合影，需提出第一排席次图和全体人员席次图;如有正式宴请，需准备餐桌座签，拟定分桌人员名单;根据需要，确定是否安排清真席。 (二)编印《会议指南