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文件控制管理程序 1 目的 为了规范品质体系文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新正确的文件。2.1?质量体系文件的编制、管制方法2.2?供方及客户文件如技术图纸、测试报告、使用说明书等的控制方法2.3?其它外来文件如适用的法律、法规、行业标准等2.4?确保对质量体系策划和运行所必要的外发3.1?受控文件：凡是直接影响产品质量的文件资料。 3.2?非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。 3.体系文件3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的3.3.3质量手册：质量管理体系的纲领性文件，它概括了本工厂质量管理体系的构成及要素（过程）。3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要体系文件，是对各部门运作过程及质量体系要求的具体说明。3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性4.1?总经理或董事长：批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。 4.2?管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。 4.3?各职能部门：负责编写相应的程序文件及作业指导书，及时签收和保存受控文件，并将已失效的受控文件退回文控中心。 4.4?：负责本工厂受控文件的整体控制，即受控文件的打印、分发、原版文件的保存等。4.5 文件控制职责表5.1 编码原则： 公司名称 部门类别 文件序号 流水号 XX—XX—XX—XX 注释： 公司名称：ADD 部门类别：总经理∕管理者代表JL；行政人事部：HR；财务部CW；生产部SC；业务部YW；质检部QC；技术部JS；采购部CG；知识产权部IP。 文件序号：一号文件01；二号文件02；三号文件03；四号文件04；五号文件05。 流水号：001～999。 各部门文件编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形5.2 外来文件的编码以外单位编码为准。5.2.1各标题内小标题顺序如下格式：5?? 5.4??? 5.4.1??? 5.4.15.4.1.1 (1)以此类推5.3?受控文件控制的一般要求 5.3.1文件和相关表单的版本号用一位大写字母表示，文首版为A/0版，当修订时，版本升为A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此类推. 5.3.2同一类受控文件要求采用标准格式，以便于制定、保存。 5.3.3受控文件必须有编制人、批准人签名后方可发出，且编制与批准不可为同一人。 5.3.4受控文件如有生效日期以生效日期为准，否则，以最后审批日期为生效日期。 5.3.5《质量手册》及《程序文件》均由相关部门负责人会审。 5.文件制定/修改/废止作业 5.4.1制定：需制定文件的部门依据文件编写要求来制定文件，并经相关负责人员批准后执行。 5.4.2修改/废止：文件需修改或废止时，由提出人员填写《文件制订/修订/废止申请单》，经原制订部门主管审查及相应的负责人员批准后交文控中心执行。 5.4.3质量手册和程序文件修改后，须将修改的内容和相关资料记录在《文件修订记录表》中。 5.文件分发与回收 5.5.文件制定/修改后，文控中心依文件编写原则对文件进行编号和制定版本号，并在《文件总览表》、《表单总览表》中登录或修改，以控制文件的最新状态 5.5.2??受控文件分发要求： 质量手册的发放以质量手册控制为准； 《程序文件》发放至工厂各职能部门； 各部门所制定的三级文件，发至本部门，其它部门若需要再申请。 5.5.3??外来文件由相关部门人员审查后，交文控中心登录于《外来文件一览表》中予以控制。 5.5.4??文控中心按受控文件分发要求，复印所需份数加盖文件章后分发给相关部门。 5.5.5??在文件分发过程中，文控中心还须收回原有的旧版文件，并应在《文件分发/回收记录表》中签收。 5.5.6??对收回的旧版文件或作废文件，须予以销毁或盖上作废章，对于作废文件正本，保留时应盖上作废章。 5.5.7??文控中心应每季度视需要重新发出《文件总览表》，以供各使用部门核对最新版本。 5.文件的保存 5.6.1??受控文件由相关部门负责保存，不得在文件上划线加注记号或涂改其内容。 5.6.2??体系文件以书面的形式出现，储存于电脑中的文件不予以执行，仅作备份。 5.7 文件的增补任何人不得私自复印受控文件，如需更多的副本，应填写《文件/图/技术资料申请单》，交部门主管/管理者代表批准后，由文控中心予以补