浙江万事达集团有限公司文件格式管理规定.docVIP

海南浙大钢结构工程有限公司文件格式管理规定 一、 为规范公司的文件格式，提高办文质量，提高办公质量，树立企业形象，特制定本规定。 二、 本规定适用于公司各部室、工厂、作业队。 文件格式 三、 文件眉首是指首页横线以上部分，包括发文单位标识、发文字号、紧急程度、签发人等内容。眉首部分一般占首页的1/3到2/5（见附件１）。 （二）发文单位标识分为二种，一种是由公司全称加“文件”组成；另一种是对特定公文可标明发文公司全称或以规范化的简称。 （三）发文字号由公司代字、年度、顺序号组成，置于发文单位标识之下，横线中央之上。 （四）上行文（即向政府机关或行业管理部门呈送的请示、报告）应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。 四、文件主体是指横线以下至主题词（不含）之间的各要素的统称。 （一）文件标题应位于横线下方空1行处，排列应遵循美观易懂的原则，字数不多可居中排成一行；如字数较多可排成两行，分行时不要将词组分开。 上下排列可采用“两行等长”、“上短下长”、“上长下短”、“正梯形”、“倒梯形”、“上下短中间长”或“上下长中间短”的排列格式，照顾阅读的方便并保持页面的美观。 （二）主送单位应在标题下空1行处，左侧顶格，主送单位名称后标用全角冒号。 （三）文件正文在主送单位名称下1行处，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份、计量单位不能回行。 （四）文件附件目录在正文空1行处，左侧需空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与主件一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，多个附件须标识序号。 （五）成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写成“O”。 （六）联合行文需加盖两个以上印章的，应将各发文单位名称排在发文时间和正文之间，主办单位印章在前，协办单位印章在后，印章之间互不相交或相切。 （七）文件落款通常应在正文或附件下空２行。当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 第六条　版记是指位于主题词以下的各要素的统称。 （一）“主题词”标引在文件末页左下端、分送栏之上，居左顶格标识，后标全角冒号；主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，词目之间空1字。 （二）分送栏设在主题词下1行，左空1字标识“抄报”或“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；抄送机关间用顿号隔开，在最后一个抄送单位后标句号。 （三）印发栏应设在文件末页最后一行。 第七条　专题会议纪要用于记录公司各种专题会议召开或评审的内容，发文单位应放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧，文件标识为小一宋体加黑，“专题会议纪要”字体为小初宋体加黑（见附件2）。 第八条　其他会议纪要的发文单位放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。根据会议内容和工作要求发、报有关领导或单位。文件标识为小一宋体加黑，“会议纪要”字体为小初宋体加黑（见附件3）。 第九条 抄告单主要用于答复各部门的请示事项或不宜原件复印的公司领导批示的事项。文件标识为小一宋体加黑，“抄告单”字体为小初宋体加黑（见附件4）。 　　　　　　　 第三章　排版、印刷格式 第十条　文件用纸 文件用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），特殊文种用纸可根据实际需要确定。 第十一条 文头与页边 公文用纸天头首页参照附件1。文件的各页在印制时，均应在四边留出空白的余地，正文天头（上白边）一般为：37 mm±1mm，地脚宽25 mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28 mm±1mm，翻口宽28 mm±1mm。正文一般每面排22行，每行28个字。版心尺寸为：156 mm×225 mm（不含页码）。 第十二条 字体与字号 文件标题用小２号宋体加黑；发文字号、签发人、主送单位、正文、附件、落款、抄报单位、抄送单位等用3号仿宋体；签发人姓名用3号楷体标识；密级、紧急程度用3号黑体；“主题词”三个字用3号黑体，具体标引的主题词用3号宋体加黑；印发单位和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关的在主题词之下）占一行位置，用3号仿宋体字，印发机关左空一字，印发时间右空一字，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 如文件内容层次较多，可用分级标题标出。第一层大标题用小3号宋体加黑，第二层用４号黑体，第三层用４号楷体。规范性文件的章节名可用小３号宋体加黑居中，前后各空一行；条名用黑体或4号仿宋加黑标出。 第十三条 字数排列与行间距 WORD字处理系统排列为每页25行，每行35个字符，行距为1.5倍。 第十四条 页码 多页文件应逐页编出页码，用阿拉伯数字表示，在每页正面的右下角，背面写在左下角；页码左右各放一条4号一字线。 第十五条 装订 文