秘书实务第一版第四章课件.pptVIP

第四章 秘书“办文”的工作 通过阐述公务文书的概念、性质及党和国 家关于公文规范的有关要求，理解“办文”工作。 掌握撰写、收发传递、立卷归档等具体文 书的办理方法和秘书“办文”工作的规范，提高 秘书“办文”工作的基本能力。 第一节 起草撰写公务文书 秘书起草撰写公文与撰写其他文章不 同，公文撰写有严格的规范要求，这是秘 书在“办文”中，尤其是在撰文中必须遵守 的。 一、公务文书的概念和性质 由于公务文书概念的不同，使其具有了不 同的性质。 （一）公务文书的概念 公务文书有广义和狭义两种理解。具体的内容如 下（见图4-1）。 （二）公务文书的性质 根据公务文书有广义和狭义的划分，其性质有如下的分类，如表4-1所示。 二、党和国家关于公文规范的有关要求 国家通过颁布以下的办法和规定来规范公文的写 作和处理（见图4-2）。 三、公务文书的体式 《国家行政机关公文处理办法》严格规定 了行政机关的公文体式，行政机关的公文应严 格依法行文。公文 的体式由以下四部 分组成（见图4-3）。 （一）公文的结构 公文的结构可以包括以下11部分（见图4-4） 。 （二） 公文的标记 公文的标记由以下七个部分组成，如表4-2所示。 （三）公文的格式 为了维护公文的严肃性、法规性，对公文 中所有结构和标记的组成方法，有明确的标识 规则。 （四）公文的文体 《办法》中规定公文应当做到：情况确 实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理 清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇 幅力求简短。公文的文体应当以说明、叙述 和议论的表达方法为主，排斥描写，尽量不 抒情。 第二节 收发传递处理文书 “写文”产生的作用，靠“走文”才能发挥。 因此文书的收发传递处理工作必须规范化。 一、《办法》中规定的收发文处理程序 文书的收发传递处理工作是秘书部门的重 要任务之一，为了使机关各部门能够协调运转， 秘书要一丝不苟地做好文书管理工作，实现优 质服务，以保证各项工作的顺利进行。 （一）发文的处理程序 机关撰制并向外发出的一切文件，统称发文。在 日常生活中，主要按一下程序进行（见图4-5）。 草拟 草拟亦称拟稿，是秘书接受领导的发文意图之后， 严格按照领导意图进行草拟公文的过程；也是指撰文秘 书接受任务后，搜集有关信息资料、了解情况、酝酿构 思、拟制起草提纲以及撰拟文稿的工作。 审核 审核亦称核稿，是指机关秘书部门或负责拟稿的业 务部门的负责人对所拟文稿的审核 过程。 审核的重点内容包括以下六种（见图4-6）。 签发 签发是文书经有权签发的领导上司核准签字，准 予发出。对于秘书来说应做好一下三点（见图4-7）。 复核 《办法》规定：“公文正式印刷前，文秘部门应当进 行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料 是否齐全，格式是否统一、规范等。” 缮印 缮印是对经复核没有问题的定稿进行技术加工，制 作文书的正式的过程。下面介绍文书稿本的主要称谓 （见图4-8）。 用印 用印是指在有必要加盖印章的文书正本上加盖机关或领导人印章的过程，如表4-3所示。 登记 登记是指根据本机关文书处理的具体要求与发取 簿式或卡片式、联单式、活页式的登记方式。 分发 分发亦称封发，是指对撰制登记好的文书封装、 发出的过程。 “分发”的程序 分发作为一项工作，有其特定的程序（见图4-9）。 封发的注意事项 在分发过程中应注意以下六点（见图4-10）。 注办 注办是对发出的文书的办理情况做出必要 的说明，注明办理结果的环节。 “注办”一般是 发文登记内容的一项，是对文书已经发出情况 的注明。其作用是便于今后查考。 （二）收文的处理 签收 签收就是签字表示收到来文，是收文处理工作的 开端。 秘书签收文件时要注意三点（见图4-11）。 登记 登记是有权拆封的秘书对所经手拆阅的文书进行管理和保护的必要措施。 在实际工作中有收文登记簿和收文登记卡两类登记的用具。 审核 审核的重点是是否应由本机关