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小公司怎样实施大系统 (杂志刊期：2002年12月)第1页 共4页 ERP对小公司来说是不是难以驾驭的庞然大物？ 看看Edmac怎样成功地应对了九大挑战。 Robert G. Eshelman、Paul E. Juras和Thomas C. Taylor 在全公司范围内实施新技术的Edmac Compressor有限公司深知所面临的挑战有多大。那意味着众多数据的转化、寻找捷径的试探、对变革的恐惧、规划新的业务流程……短期来看，技术升级需要的种种资源是一笔大的消耗。 ? ? Edmac的主营业务是分销用于工业行业的空气压缩机，并提供售后服务。通过最近的结构重组，Edmac确立了新的总部，并增加了4个位于不同地理位置的分支机构。现有的信息系统已经不能支持这次结构重组，所以Edmac决定启用企业资源规划（ERP）系统。 ? ? 导致公司下此决心的主要原因是：旧系统已经过时，甚至无法追踪分店的存货情况。旧系统也无法存储各种重要信息，比如某些顾客需要的特殊运送方式。更为甚之，旧系统不能将数据转化为更为细节性的信息，比如哪些是业务高成本地带，哪里的销售额降低了等等。Edmac需要的是能够提高运作效率的新系统。 ? ? 在启用类似ERP这样庞大的系统时，像Edmac这样的小公司常常面临9个方面的挑战。我们来看看Edmac有哪些实用的方法克服这些困难。 小公司可能陷入的一大误区是：投资过于复杂以及性能过高的软件，超过了公司的实际需要。那些额外的功能可能带来大的损耗，系统可能使公司永远得不到预期的投资回报。另一方面，过于压缩成本又可能使公司购买的系统满足不了日后的需求。 ? ? 为了做出最佳选择，Edmac对软件所期望达到的目标和性能做出了清晰的定义，包括：存货控制、定单录入、采购以及诸如千年虫问题、图形用户界面等等的操作要求。管理层鼓励员工大胆提出自己的期望。结果，他们并没有提出太过分的要求。 ? ? 最后，Edmac给几个软件供应商发出了一个25页的产品期望详述。他们最终选择了在工业产品分销领域拥有20年软件开发经验的某个供应商，因为Edmac看中了其软件的特点，以及设计合理、友好的用户使用界面。 寻找最佳途径 在大公司里，实施某些管理系统往往要费时1年甚至更长，这对小企业来说，花费的时间太长了。况且，繁冗的实施步骤可能会为整个企业树起过高的成本壁垒。虽说选择合适的软件可以解决一部分问题，找寻最佳的实施方式同样也非常重要。 ? ? 为了保证良好的运作流程，Edmac公司的执行总裁和总经理亲手领导了这个项目，这使得整个项目得到了高层的重视与支持。 他们俩都为项目的实施提供了宝贵的经验。12年前，正是这位执行总裁挑选了旧的管理系统，所以他对前一段时间里系统运作的方方面面都了如指掌。而总经理在以前的工作中曾经历过两次系统转化，她也非常清楚技术和人员方面的安排。 ? ? 为了更好地掌握新的系统，他们在软件供应商的总部接受了80小时的培训。Edmac自行处理了本身的数据转换，这为公司节省了大笔的咨询费用，也保证整个过程自然而顺畅。 预期符合现实 采用新的信息系统免不了带来冲突、混乱和不满，在具体的运作过程中也会产生小故障，导致过分苛求，面临艰难的时刻。所以，每个员工从一开始就要对变革的必要性有所认识，对由此产生的冲击有所预期，这样才能创建积极而和谐的气氛。那些与此高度相关的个人要做好双份的工作，这样才能避免常规的工作被忽视。而清楚和开放的交流也是不可或缺的。 ? ? Edmac仔细地研究了新的信息系统如何配合正在进行的日常工作，以防止客户服务的水准下降或者对员工的要求过于苛刻。 ? ? 项目领导人拟订出工作进度表，员工可以依此对自己的工作加以计划。工作会议也会频繁地召开，以更新并评估进展情况。 ? ? 将公司的执行总裁纳入领导小组能保证员工与上层间的坦诚沟通，不失为聪明之举。在初期，与软件供应商紧密联系也颇为重要，他们能帮助减少混乱和挫折。 合理地分配资源 除了时间因素外，有效的实施很大程度上依赖于人的因素和投入的资源。中小企业的IT资源有限，因此，他们倾向于依赖软件供应商或者咨询顾问。 ? ? Edmac的执行总裁对于新系统的实施投入了相当大的力气。他调整了有关职责范围，将有些计划压后了6个月之久。总经理也将绝大多数的精力放在这方面，同时加班完成其他的工作。 克服对变革的恐惧 人们害怕变革有多种原因：员工认为他们不擅长用另一种方式完成任务；他们怕学不会使用新的系统；或者他们惧怕对原本熟悉的事物失去控制。要令他们热情地合作，项目领导人得让使用者参与实施进程，并让他们相信新的系统能改进工作成果。 ? ? Edmac的方式是行之有效的：从一开始，主要的使用者就被邀请参与进来。甚至在挑选软件时，他们就参