《文员培训讲义.ppt

酒店文员专题培训 文员,令人羡慕的职业. 文员,部门经理的助手. 文化的素质要求 文员的定义 内涵：在公司、企业从事文件处理、档案归类等文字工作的所有人员的总称。 外延：文员的种类，如人事文员、财务文员、工程文员等。 性别要求：女性心细，一般以女性为主。 文员岗位职责 职责概括：主要负责会议记录、文件起草、收发与归档、接待、宣传栏、文件报纸收发。 具体职责： 1.接听、转接电话；接待来访人员。 2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3.做好部门会议纪要。 4.负责部门公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 5.负责传真、文件的收发工作。 6.其它日常工作、计划外工作。 　　 公文的文种 .(一)请示 请上级指示和批准，用“请示”。 .(二)报告 向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。 .(三)指示 对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。 .(四)布告、公告、通告 对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。(法院判决) 向国内外宣布重大事件，用公告。 在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用通告。 .(五)批复 答复请示事项，用“批复”。企业一般另外发文,采用签批形式批复. 　 公文的文种 (六)通知 　　传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用 “通知。 (七)通报 　　表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用通报。 (八)决定、决议 　　对某些问题或者重大行动作出安排，用决定。 　　经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用决议。 (九)函 　　平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，用 “函”。 (十)会议纪要 　　传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用会议纪要。 公文的分类 1、根据内容秘密的程序，公文分为普通、秘密、机密、绝密四类。 2、根据公文的行文方向，公文分为上行文、下行文、平行文三类。 3、根据内容的性质，公文可分为规范性、指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性文件等。 4、根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。 5、根据公文来源，公文分为外部公文、内部公文两类。 　 　　　　X酒店公文样本 为统一酒店内部行文的规范要求,现将具体操作规范规定如下： 内部公文主要分为上行文、平行文和下行文三种。 上行文，主要是下级向上级发出的请示、报告类公文。 平行文，主要是各部门之间往来的文件，如通知等。(各部相互知会的文件) 下行文，主要用于上级向下级下达工作任务和指示。 tips: 1.对内的公文,尽量使用可重复利用的纸张. 2.现无纸化办公系统已开通,尽量使用为节约成本. 对内的公文需设置编号，其组成如下： 上行文编号：部门英文代码.(缩写要加点)+Dept.+年.月.日.+序号 例如:人资部于2005年8月1日发出的第3份请示：H.R. Dept.20050801003 平/下行文编号:部门英文代码.+ Memo.+年月日+序号(3位数) 例如:工程部于2005年8月1日发出的第2份通知:ENG. Memo.20050801002 内部公文格式说明 1、字体、字号 见具体举例 2、页边距、行距、字距 （1）上、下、左、右边距2cm、页眉1 cm、页脚1.5cm （2）行距为固定值14-16磅(若页面空间较大.可适当放大.) （3）字符间距缩放比例为100%，间距和位置皆为“标准” 3、正文 （1）在文头的划线部分空一行后开始打印正文。正文按传统书写格式，首行“空两字格” （2）正文的结束语部分为“结束语”， 上行文则使用“特此呈报，请批示！”、“特此请示，请指示！”、“妥否，请指示！”等中性和表明意图的话语，平/下行文一般使用“特此知会，多谢合作！” （3）签署分为签名、职称和姓名三个部分，需董事长签批的文件，下方无需写董事长的全名，只写董事长即可。 4、页码 文件需编辑页码、页脚，居中，统一格式为“第 页, 共 页” 内部公文格式说明 酒店文员岗位职责 文员岗位职责