XLX-QESB-01文件控制程序.docVIP

程序文件 编 号 XLX-QESB-01 版 次 B/1 标题：文件控制程序 日 期 2011/2/20 页 数 共5页 第1页 1. 目的 对文件进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。 适用范围 适用于公司与管理体系有关的文件（含适当范围的外来文件）的控制。 职责 3.1 管理中心负责所有文件资料的具体控制、监督和检查。 3.2 生产技术部负责技术性文件资料的具体控制、监督和检查。 3.3各部门负责本部门使用文件的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的评审、管理管理工作。 3.4外来各种与质量体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性文件由品保部负责管理。 3.5外来各种与质量、安全、环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，由管理中心行政部负责管理。 工作程序 4.1 文件的分类 1）手册、程序文件和相关的检验规程； 2）技术文件和工艺文件； 3）检验、监测和计量文件； 4）外来文件（包括国家标准等）； 5）其他类。 4.2文件的编号： 4.2.1管理手册编号方法 XLX — QESA 公司代号 手册代号 4.2.2 程序文件编号方法 XLX — QESB — ** 公司代号 程序文件代号 文件序号 4.2.3支持性文件（如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认 起草人 徐光杰 审核人 批准人 日期 2011/2/20 日期 日期 程序文件 编 号 XLX-QESB-01 版 次 B/1 标题：文件控制程序 页 数 共5页 第2页 规定、规章制度等文件）编号方法 XLX — G *** — **** 公司代号 支持性文件代号 文件序号 发布年份 （注：管理类G，技术类J，检验标准类QE，HACCP计划HA ） 4.2.4各类记录、表格的编号方法（原先体系文件的记录，直接保留原编号） 记录的编号方法： XLX — QD — *** — ** 公司代号 表单名代号 相应标准条款号 顺序号 （注：质量记为QD，环境、职业健康安全记为ED） 4.2.5如同一顺序号，还有其它分层次文件，则可加分顺序号。 4.2.6外来文件采用原文件名称、版本号、不另行编写。 4.3 文件的编写与审批 1）手册由管理中心组织编写，管理者代表审核，总经理批准； 2）程序文件由管理中心组织各相关部门编写，部门负责人审核，管理者代表批准； 3）工艺文件、检验文件等由各部门负责编制，经部门领导人审核后，由主管领导批准； 4）其他文件由归口部门编写，经部门领导人审核后，由主管领导批准。 4.4 文件的发放 由管理中心负责填制《受控文件发放回收表》，在发放的文件上注明分发号，且加盖“受控” 章作为有效受控版本标识，文件领用人应在《受控文件发放回收表》上签收，以确保各部门均能得到适合使用的文件。 1）发放范围的确定文件编制部门在起草文件的同时，确定文件发放范围。发放部门由管理 4）发放要求 a、收、发双方应在《》中做好记录。 b、《》留存：留存。 ,经原审批部门批准后进行更改，并将更改后的正稿及相应的《文件更改申请单》交至管理中心，由管理中心按原发放清单进行发放，同时收回相应作废文件，在《受控文件发放记录表》上作相应记录。 程序文件 编 号 XLX-QESB-01 版 次 B/1 标题：文件控制程序 页 数 共5页 第3页 一般文件的更改采用整份换版的方式；如需采用换页、局部修改、划改、刮改等方式需在《文件更改申请单》中特别注明具体的实施方法，更改顺序按数字1、2、3……顺序排列，同时修改页全页更换。 4.6文件的领用 当因文件被丢失、严重破损或其他情况（如提供给顾客、供应商、认证机构等）而需申请领用时，应由经办人到管理中心办理领用手续，经管理者代表同意后方可领用。因破损而重新领用的新文件的资料，分发号不变，并收回相应旧文件；丢失补发的文件应给予新的分发号，并注明已丢失的文件和分发号失效；管理中心作好相应发放签收记录。提供给顾客、供应商和认证机构的文件，不加盖受控印章，不做更改控制，但必须做好发放记录。 4.7文件的保存 4.7.1所有文件的原稿由管理中心统一保存。各部门负责保存相关的带有受控标识的文件，文件应有序的加以保存以便存取和查阅。 4.7.2管理中心负责编制并及时更新《受控文件清单》，以反映版本最新状况。 4.8