《会议成功的六大要领.docVIP

会议成功的六大要领 管理离不开会议，会议必须有效，掌握这六大要领，可以使会议的成功率大幅度提升。 会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段。 一、打破开会的误区 A “开会的意义不大” 1、开会显示了一个组织的存在 开会是一个组织存在的表现 2、开会是一种群体沟通的方式 团体中人与人的情感交流是人类群居本性的需要，是绝对少不了的。 3、会议是一个集思广益的渠道 B “人们都厌恶开会” 1、开会能使人得到各方面的信息 2、厌恶开会也许是自信心不足的表现 C “时间和精力都浪费在会议中了” 1、开会必然要花费一些时间 管理中的许多问题需要在会议中才能解决。 2、检讨自己的时间管理 太忙的管理人员就是一个好的管理者吗？并不见得。 D “只有开会才能解决问题” 1、并非只有开会才能解决问题 2、会议是个严肃的事情 E “开多长时间的会，到时看情况才知道” 1、这种会肯定惹人讨厌 2、会议时间的长短是完全可以预知的 3、不能预知会议时间的长短是会议组织者的无能 二、把会议减到最少 A 开会要计算成本 1、开会的成本是较高的 开会的成本主要有三部分：时间成本、直接的会议费用和效率损失。 ●开会的时间成本=参加会议的人数×（×与会人员平均每小时的薪水。 ●开会的直接费用=会议设施租用费+会议场地费+旅费+食宿费+文件准 备费等。 2、开会的效率损失 ●有可能不能及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意。 ●有可能不能及时处理顾客的投诉而开罪一些客人。 ●有可能不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产。 3、导致会议失败的因素 ●事先没有准备好。 ●组织不当：会议组织不周密，致使会议偏离既定目标，或对目标失去控制。 ●理解不透 ●备忘录有误 ●议程安排不当 ●对会议的目的和即将产生的结论模糊不清。 ●听任一两个人在会上夸夸其谈，使大多数人无法发表自己的见解等。 B 什么是成功的会议 1、有明确界定的目标 所谓会议目标就是本次会议将要达到的效果。 2、开会一定要有决定 C 什么情况下可以召开会议？ 1、涉及多个部门，多个人员的决策 2、需要整合各种不同的意见 ●为了让众人接受一个决定、计划或构想时，需要开会。 ●为了重新整合混乱的观念，确保所有在场的人都有同样的、一致的理解时，需要开会。 ●需要使某个问题尽快获得各方反应，最好开会。 ●需要全面推动、加快已经被延迟了的工作时，往往需要开会。 3、涉及多个部门，多个人员的工作安排 ●为了让大家明确目标所面临的问题。 ●在处理涉及到不同组织的人事问题时。 ●处理无人知道它是什么，或不知道什么人对此应负责的问题时。 ●安排及多个部门或多个人的工作时。 ●为了使下属给予反馈，刺激双向沟通，建立良好的工作团队时。 D 什么情况下可以不开会？ 1、未准备好 ●领导或与会者基于时间压力而没有适当的准备。 ●会议召开时间安排不合适。 ●没有适当的资料数据或缺乏目标。 ●没有提供会议议程，不清楚将要讨论什么。 ●与会者的人数确定不当。 2、可能不会有结果 ●缺乏相关的主题材料，或者由于不适当的人被邀请出席了会议，可能在会上难以作出决定。 ●与会者害怕在讨论问题时发生争执。 3、没有开会的必要或有其他替代方式 ●换个角度来看，某些决定并非特别地重要，或许它只是个简单问题，只要一个人就可以解决。 ●处理一些涉及个人问题，如雇佣、解聘、薪水增减等。 ●只是单向沟通的需要，不想参与者给予回应，则发个通知、贴个告示就可以了。 ●观点已经获得了广泛、一致的理解。 ●当前问题是要很快采取行动，而不是做出决策的时候。 ●你已经做出了决定，就不用再开会了。 ●再想想可以用其他方式替代时，就尽量不用开会，如电话、书信、通告、备忘录或私下会谈等。 三、成功开会的准备要领 A 会议准备的4W 1、为什么（why） 即为什么要召开这次会议？开会的目标是什么？ 2、什么时候（when） 即召开会议的时间。 3、什么人（who） 即需要多少人以及需要哪些人参加会议。 4、什么地点（where） 即在哪儿开会。 B 确定会议的目标 1、目标的形式 ●与会者对一个观点、一个项目等的共识。 ●与会者对一个或多个问题解决方案的选定。 ●讨论、达成一项决议。 2、确定目标时的考虑因素 确定适当的会议目标时，组织者还有必要再次问自己以下三个基本问题： ●我能不能自己做决定？能自己做出决定，就不必开会了。 ●会议必须在这个时候召开吗？其他时间可以吗？ ●如果改成打电话或写便笺，能不能达到相同的目标，效果会不会更好？ C 确定会议的形式 会议的召开形式简单说有两种，第一种是例会，第二种则是临时召集的特别会议。 1、例行会议 例会是在既定时间（多数机构通常是放在星期二的早上，约半小时）、在既定地点、由