档案管理要求2011.docVIP

目 次 目 次 I 前 言 II 1 范围 1 2 规范性引用文件 1 3 术语和定义 1 4 职责 1 5 管理内容和方法 2 6 检查与考核 5 7 记录 5 附录A （规范性附录） 档案归档登记簿 6 附录B （规范性附录） 档案查阅登记簿 7 附录C （规范性附录） 档案销毁登记簿 8 附录D （规范性附录） 文件材料归档类目及保管期限 9 附录E （规范性附录） 科技（车辆、机电设备等）文件材料归档范围和保管期限 15 附录F （规范性附录） 科技（科研）文件材料归档范围和保管期限 16 附录G （规范性附录） 土建类文件材料归档范围和保管期限 17 附录H （规范性附录） 财会类文件材料归档范围和保管期限 19 附录I （规范性附录） 人事材料归档范围 20 附录J （规范性附录） 一号线（车辆段、车站、控制中心）技术资料收集、接收职责分工表 21 本标准是根据苏州轨道交通有限公司运营分公司标准化工作的需要，为规范运营分公司档案管理工作而制定。 本标准由苏州轨道交通有限公司运营分公司标准化委员会提出。 本标准起草部门：苏州轨道交通有限公司运营分公司。 本标准主要起草人： 审 核： 批 准： 本标准委托苏州轨道交通有限公司运营分公司负责解释。 范围 1.1 本标准规定了运营分公司档案管理的工作职责、管理内容与方法、检查与考核、报告与记录。 1.2 本标准适用于运营分公司档案管理工作。 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 档案法保密法术语和定义 3.1 档案 职责 4.1 运营分公司领导 4.1.1 负责档案工作的规划和建设，全面提高档案工作科学管理水平。 4.1.2审定档案工作计划、总结、制度和经费开支。 4.1.3 负责对档案工作情况进行检查，并出表彰、奖励、批评、教育和必要的处罚。4.2 综合部 4.2.1 认真执行《档案法》和《保密法》，严格遵守各项保密规章制度，贯彻执行、宣传上级档案工作的方针、政策、法规及公司规章制度。 4.2.3 负责分公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用。 4.2.4 指导分公司各部门（中心）文件材料的形成、积累、整理和归档工作。 4.2.5监督、指导分公司各部门（中心）的资料管理工作。 4.2.6 财务科负责制定《会计档案管理 要求》，负责会计档案收集、整理、立卷、归档，并移交综合部档案室存档。 4.2.7 负责在分公司档案鉴定销毁领导小组的指导下，鉴定档案利用价值，按规定销毁到期档案。 4.3 人教部 4.3.1 负责制定《人事档案管理 要求》。 4.3.2 负责人事档案的收集、整理、立卷、归档。 4.3.3负责将人事档案移交分公司档案室统一保管。 4.4 技术调度部 4.4.1 负责制定《技术资料管理 要求》。 4.4.2 负责牵头技术档案收集、整理、立卷、归档，并移交档案室存档。 4.5 各部门（中心）负责配合综合部、技术调度部做好档案管理工作。 管理内容和方法 5.1 档案工作是一项专业性工作，是管理工作的组成部分，是维护公司利益，反映公司历史真实面貌，提高管理工作效率和质量的一项重要工作。公司的各类档案均由综合部集中统一管理。5.5.8 对发文和办毕的收文应按类别随时存放，为年终立卷归档工作做准备。 5..9 运营分公司大事记的整理。应将记载的公司大事记收集起来进行整理，并按规定立卷归档。 5..10 凡是反映公司工作活动情况、具有查考利用保存价值的各种门类、各种载体文件材料，均属公司立卷归档范围，任何人不得擅自扣留、保管、销毁应归档的文件材料；公司发文必须一式两份连同底稿全部归档，简报应视同发文处理；外单位与公司联合办理的文件，原件由主办单位立卷，相关单位存复印件；传真电报按其内容复印后同件一起立卷；对下级的批复应将下级的请示附后一并存档。 5..11 运营分公司形成的办公会议记录，应一次性移交综合部立卷归档。 5..12 运营分公司各种年报（人事、）和会计报表以及批文、图纸、预决算等，都要送一份给综合部立卷归档。 5.7.1 查阅档案一律综合部。各部门（中心）因工作需要查阅档案，综合部应积极提供服务。查阅者在查阅档案后必须填写档案查阅登记簿。 5..2 查阅档案时，严禁在案卷中用笔勾画、涂改、折叠、撕毁。 5..3 需摘录档案时，须经综合部同意，未经许可，不得随意摘录。 5..4 案卷原则上不得带出档案室，如遇特殊情况，必须借阅案卷时，须经综合部领导