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对账员工作说明书 对账员工作说明书 目录 1. SAP对账员工作内容 3 2. 对账作业操作说明 3 2.1 SAP供应商对账单的核对 3 2.1.1 东莞信易、宁波大榭信易的对账处理 4 2.1.2 其他供应商的对账处理 5 2.1.2 对账资料的维护与整理 5 2.2 各相关单据和发票的处理 6 2.2.1 各相关单据的维护和整理 6 2.2.2 供应商开票追踪和发票请款处理 8 2.2.2.1供应商开票追踪 7 2.2.2.2发票的请款处理 7 2.2.3 预制发票和贷方凭证 8 2.3 其他工作事项操作说明 9 2.3.1 处理供应商询问的付款日期等相关事宜 9 2.3.2 配合财务部处理账务相关问题 9 2.3.3 配合协助采购员确认退货补货、预付款等问题 10 3. 备注： 10 版本 10 表格索引 表 1-1：工作内容汇总 3 对账员工作说明书 为便于SAP对账员岗位的岗位培训及职务代理，为保证公司与供应商之间账目的清晰与完善，以便使公司与供应商之间的业务往来能够顺利进行，特整理此工作说明书，内容包括SAP对账员日常工作内容及操作步骤说明。 SAP对账员工作内容 SAP对账员的工作内容主要包括以下几项： 表 1-1：工作内容汇总 工作内容 序号 具体内容 协助部门 周期 供应商对账单的核对 1 东莞信易、宁波大榭信易的对账处理 各部门 每月3日前 2 其他供应商的对账处理 各部门 每月3日前 3 对账资料的维护与整理 采购部 随时记录，每月整理 各相关单据和发票的维护和整理 4 各相关单据的维护和整理 资材部、厂务部 每月1日左右完成上月单据整理 5 供应商开票追踪和发票请款处理 采购部、财务部 开票为每月15日前，请款为票到3日内 6 预制发票和贷方凭证 采购部、财务部 每月5日前 其他事项操作说明 7 处理供应商询问的付款日期等相关事宜 采购部 随时处理 8 协助财务部处理账务相关问题 各部门 随时处理 9 配合采购员处理退货补货、预付款等问题 各部门 随时处理 对账作业操作说明 针对每项工作内容的具体操作事项说明如下： SAP供应商对账单的核对 SAP供应商对账单是资材和厂务部根据收到的货物和相应的采购订单进行入库处理，而形成包括进货日期、进货编号、物料编号、货物名称、数量、单价等一体的供应商对账明细。对账员根据SAP供应商对账单与供应商进行对账工作。 东莞信易和宁波大榭信易的对账处理 根据公司领导要求，相关联兄弟企业之间每月的业务往来账目，应收账款和应付账款要保持一致。对账员需向兄弟企业及时索要对账单以便及时发现账目的差异和调账，完成对账工作。东莞信易和宁波大榭信易每月分2次对账，每月16日核对当月1日至15日入库的账目，下月1日核对当月16日至30（31）日入库的账目，且务必在每月2日前完成上月所有账目的核对。 操作步骤： (1) 在2个对账时间段及时向东莞信易和宁波大榭信易索要对账单。然后导出我司系统中该兄弟企业的电子对账单。 进入SAP系统事务代码为：ZFI028N，选择相应供应商和所需对账明细，将需要的对账明细以EXCEL表格形式导出，储存到当月对账文件夹中。 以东莞信易为例，具体操作请见附件： (2) 以兄弟企业的对账单为基础，运用筛选、寻找等功能，根据物料编号来核对货物的数量、价格等，然后用不同的标记来表示相符部分和差异部分。东莞信易和宁波大榭信易的退货部分，要求尽量补退货；若无法补货的需开红字发票或当月相应型号规格的货物中扣除。 (3) 将初步核对完毕的对账单发给相应的采购员，让采购员针对差异部分作进一步查询核对。将采购员回复给对账员的对账单转发给东莞信易和宁波大榭信易，以便他们作进一步的复核，主要针对差异部分，协商处理办法。 (4)收到东莞信易和宁波大榭信易的回复后，对账员再次核对一遍，然后根据双方确认的最终对账单明细，需采购员协助进行差异部分调整。 (5)针对在途货物，对账员将确定的在途货物的送货单、货运单及在途货物明细电子档移交给财务，需要财务作一份在途货物凭证。 (6)针对采购差异，需要作一份差异表交给财务，以便财务调整账目。差异表格式请见附件： 其他供应商的对账处理 与其他供应商进行对账是为了保证公司与供应商之间账目的清晰与完善，减少开票的错误率，以及使公司与供应商之间的业务往来能够顺利进行。其他供应商的对账区间在每月1日至30（31）日之间入库的货物，要求每月1日至3日完成上月全部供应商的对账工作，并在每10日前完成上月所有供应商的与预制发票工作。 操作步骤： (1)当对账员收到供应商当月传来的对账单并打印出来后，先进入SAP系统中事务代码为：ZFI028N，输入公司代码，相应供应商的代码，