文件控制程序示例.docVIP

文件编号：SHZY/CX01—2004 版 次：A/0 受控状态： 发放序号： 邢台双环种业有限公司 文件控制程序 （依据GB/T19001—2000 idt ISO9001：2000国际标准） 编制： 审批： 　 发布日期：2004年7月1日 实施日期：2004年7月1日 邢台双环种业有限公司 质量管理体系文件 程序文件 文件号 SHZY/CX01－2004 版本状态 A 文件控制程序 修订状态 0 页　　码 第 1页　共 7页 1、目的 　　为使文件更规范化、标准化并进行有效控制，保证需要这些文件的各个场所都能及进获得并使用相应文件的有效版本，防止误用失效或作废的文件。 2、范围 　　公司与质量管理体系要求有关的质量手册、程序文件、支持文件、标准、图样及样品等外来文件或资料的编制、审核、批准、发放、回收、保管、更改、作废、销毁等过程的控制。 3、职责 3.1办公室负责公司内质量体系文件等管理文件的管理。 3.2技术部负责公司内技术文件的管理。 3.3各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 4、工作程序 　　4.1文件编制 　　4.1.1文件编制前，由编制部门经充分调研后拟定文件稿，并按本程序“4.10文件格式”要求编制。 　　4.1.2文件讨论稿须报经理审批。质量管理体系涉及的支持文件由办公室按本程序“4.3文件编码”规定的方法进行编码注册。 　　4.1.3质量管理体系文件样本由办公室存档，经办公室编码后方可复制。 　　4.1.4所有文件应与国家法律法规、行政规章及国家标准、行业标准等相协调。 　　4.2文件审核与批准 　　4.2.1文件正式发布时须根据本程序4.2.3所示相应权限履行编制、审核、批准手续。 4.2.2文件审核和批准统一采用《文件发放范围审批表》，上报办公室进行编码后复制、分发、发布。 4.2.3文件审核与批准权限表 邢台双环种业有限公司 质量管理体系文件 程序文件 文件号 SHZY/CX01－2004 版本状态 A 文件控制程序 修订状态 0 页　　码 第 2页　共 7页 文件类别 编制 审核 批准 质量手册 办公室 管理者代表 最高管理者 程序文件 部门人员 部门负责人　 管理者代表 技术文件 部门人员 部门负责人 管理者代表 作业文件 部门人员 部门负责人 管理者代表 　　4.3文件编码 　　4.3.1质量手册、程序文件、支持文件及外来文件等与质量管理体系相关的文件必须进行统一的编号，以识别区分文件。 4.3.2办公室负责各单位受控文件的编码。 4.3.3未经编码的体系文件不得复印、分发和使用。 　　4.3.4文件编码体系 　　4.3.4.1文件编码由五部分组成：4位企业代码+2位属性代号+2位文件序号+4位发布年号。 记录编码由四部分组成：4位企业代码+2位属性代号+3位标准条款序号+2位记录序号 　　4.3.4.2企业代码：SHZY－双环种业拼音字头 　　4.3.4.3文件属性代码： 　　质量手册―――SC 　　程序文件―――CX 　　支持文件―――ZC　 　　外来文件―――WL 质量记录―――JL 　　4.3.4.4文件序号：文件为01-99。 　　4.3.4.5发布年号：2004年发布文件为2004，以此类推…… 　　4.3.4.6版本号：新编制的文件为A0版，第一次更改为A1版，以此类推……A9版后或进行了重大更改，则以英文字母B、C……类推。 4.3.4.7标准条款号：文件控制记录―――4.2.3 　如：《质量手册》初版文件编号为：SHZY/SC-2004 　　 《文件控制程序》进行第一次更改后编号为：SHZY/CX01-2004　 《文件发放范围审批表》文件控制第一份记录：SHZY/JL4.2.3―01 邢台双环种业有限公司 质量管理体系文件 程序文件 文件号 SHZY/CX01－2004 版本状态 A 文件控制程序 修订状态 0 页　　码 第 3页　共 7页 4.4文件发布 4.4.1文件正式发布前必须履行编制、审核、批准手续。 4.4.2经过批准发布的文件（含审批手续），由发布部门提报办公室，由办公室统一进行复制、分发。 4.4.3所有分发的文件必须加盖适当的文件印章及分发号，否则文件无效。 4.4.4接受文件的部门或个人必须在《文件收发登记表》上签字确认。 4.4.5若文件持有单位及个人发生变动，必须将文件退回办公室，办理相关手续，新任人员必须到办公室办