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碧桂园控股有限公司 工程技术类文件和资料管理规程 PAGE PAGE 1 集团工程管理总部编制 工程技术类文件和资料管理规程 (受控文件) 1 目的 对工程系统文件和资料进行控制，明确文件和资料的管理规程，确保工程系统文件资料处于受控状态。 2 适用范围 适用于碧桂园项目工程技术类文件和资料的控制。 3 职责 3.1项目公司工程部内务主管负责本管理规程的具体实施，工程部经理负责实施的巡查； 3.2项目公司分管领导督促和支持本规程的实施； 3.3集团公司对本规程的执行进行检查。 4 工作程序 4.1 外来文件控制 4.1.1 设计单位 设计单位 施工单位 施工单位 工程管理部台帐 工程管理部台帐 监理单位 监理单位 相关部门和单位预算 相关部门和单位预算 对于工程部自留图纸需加盖收文印章和“受控”印章；对于公司内部其他部门留存图纸，工程部应在图纸目录页加盖“受控”印章并编写分发号；发给施工单位、监理单位及其他外单位的图纸可不盖“受控”印章。 4.1.2 发文单位 发文单位 施工单位 施工单位 相关部门和单位工程管理部台帐 相关部门和单位 工程管理部台帐 监理单位 汇总 监理单位 项目公司资料员 项目公司资料员 此类文件为受控文件，由工程部负责具体发放。对勘测资料、动测报告等须送设计单位一份，此类文件不需盖收文印章和“受控”印章，但须做收文登记和发放记录。勘测资料、动测报告在项目结束后，汇总至工程部内务主管保管。 4.1.3 对外来图集、规范、标准等技术文件，由工程部做好收文登记，填写《外来文件处理单》，报项目公司总经理审批是否列入“受控” 4.2 工程管理中的“工程联系单”、“图纸会审纪要”、“会议纪要”等文件均为受控文件，由工程部进行发放和日常管理，并汇总至工程部内务主管。各种会议纪要、会审纪要的发放范围为各参加单位及注明抄送单位。 4.3 所有受控文件的发放由文件发放部门做好《受控文件发放台帐》或《工程类受控文件发放台帐》的填写工作。 4.4 文件编码 4.4.1 文件的编码以“碧桂园·所在省名称·项目名称·文件类型【2008】001”为总形式，详释如下 4.4.1.1文字部分用拼音的第一个字母，如“BGY·AH·WH·纪要【2008】001”，“即表示：碧桂园·安徽·芜湖项目纪要”，文件类型须采用文字表示，以便于识别，文件类型有 4.4.1.2文件的编码由表式编码和记录编码组成，如 “BGY·AH·WH·纪要”为表式编码，“【2008】001”为记录编码，其中“【2008】”为记录所属的年份，“001 4.4.1.3当项目分区和分期开发，且质量记录是针对某一区块或某一期时，记录编码项目号后还须加上分区号和分期号，如BGY·AH·WH-A区-Ⅰ期·纪要【2008】001 4.4.2 设计变更通知单、勘测资料、动测报告的编号采用发文单位原编号；图纸、图集、规范等外来受控文件的编码参照执行 4.5 工程技术文件、资料的更改。 4.5.1 当质量记录内容 4.5.2 当质量记录的表式需要更改时，由更改申请人填写《文件更改审批单》，报经项目总经理审批后更改，更改后的表格由资料主管进行分发，工程系统的发放范围为工程部各工程主管，由工程部主管 4.5.3 工程技术文件(非质量记录) 4.5.4 图集、规范、标准等换版时，重新办理盖章、登记、借阅手续。同时，工程部负责收回旧版图集、规范、标准等文件，加盖“作废”印章后留用备查 4.6 工程技术文件、资料的管理 4.6.1 工程技术文件和资料由工程部内务主管 4.6.2 工程部内务主管负责做好日常技术文件和资料的整理工作，分类建立受控文件及质量记录的台帐。施工图纸、设计变更单、图集、规范、标准等外来文件以收文登记代台帐。对于工程联系单、整改通知单、施工联系单、图纸会审纪要、设计变更单等，各工程管理人员必须每月整理，并于每月最后一个工作日前交项目公司 4.6.3 工程部对于影响平面、立面、改变使用功能、调整户型布局的变更，需立即向策划营销部传递书面的变更资料；对于超出原政府部门批复的变更，还必须向集团 4.6.4 各种工程技术文件和资料于项目完成后，由工程部内务主管整理后交项目公司资料员 5．相关记录 5.1外来文件台帐。 5.2受控文件发放台帐。 5.3技术文件台帐。 6．附加说明 6.1本规程自2009 6.2本规程由集团工程管理总部负责解释。