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河北XX集团档案管理办法 集规字第004号文件 （2006年04号） 签发人： 总 则 为加强集团档案管理，科学地保存和利用档案，充分发挥档案在生产经营管理、科研和基本建设等工作中的作用，特制定本办法。 本办法所称档案，是指集团各部门及所属各公司在生产经营和管理过程中形成并办理完毕的、具有保存和利用价值的各种文字、图样、计算材料、声像材料及有关实物、样品等材料。 集团各部门及所属各公司都应高度重视档案管理工作，要明确一名领导负责档案管理，设置专门的档案室，并设立专职或兼职档案管理员，按照统一领导、统一制度、统一管理的要求，认真做好档案管理工作，逐步实现档案管理的规范化。 归档范围 企业在筹备、设计、生产、经营和管理过程中形成的记述和反映企业活动的、具有查考和利用价值的文件资料均应列入归档范围。 根据文件材料的性质，集团归档材料分为产权管理、行政管理、生产技术管理、经营管理、产品、设备仪器、基建、科研等八类。 会计档案、人事档案、非纸质档案作为专门档案，会计档案由财务部门保存，人事档案由人力资源部门保存，非纸质档案数量多时，由档案管理部门集中保存，数量少时可随文书档案中的关联文件保存。 归档材料具体范围： 产权管理类： 知识产权类：含企业的各种专利权、商标专用权、著作权等； 权证类：含所有权证如房产权证，许可权证如营业执照、税务登记证、排污许可证、进出口证等，使用权证如土地证、信誉等级证、荣誉证书等； 企业机密：含企业的生产工艺、技术秘密、重要人员变动和重大投资经营计划等： 行政管理类： 会议材料。含董事会、股东会议议程、决议、董事长会议记录、总经理办公会记录、重要会议纪要、表彰会议材料、外出参会材料和其他重要会议材料等。 行政事务：含工作总结、规章制度、信息宣传（网络建设方案、管理制度、企业宣传资料、评先评优材料等），奖惩表彰、领导文信（领导重要讲话、会议发言材料、祝词、贺信等）、大事记等； 法律事务：含经济诉讼、合同纠纷、企业公证事务等； 审计工作：指领导干部离任审计和监理审计等； 人事管理：含员工岗位职责、员工手册、薪资管理制度、组织机构、干部调整任命、员工保险、人员奖惩等文件资料； 后勤管理;含物业管理、食堂管理、安全保卫、事故处理、办公用品管理、劳保福利、医疗卫生、绿化工作等； 外事活动：含领导出访情况及手续、外宾来访、出国考察、外事活动讲话、发言稿件等文件资料。 生产管理类： 生产调度：含生产的组织安排、计划统计、调度指挥和计划调整等； 质量管理：含质量认证会议、评审记录、程序文件、认证证书等； 能源管理：含生产中的能源消耗定额、节能降耗工作等； 安全管理：含安全制度、安全教育培训、事故管理、消防工作等； 科技管理：含现代化、信息化建设方案、科技创新奖励办法、产品开发及技术引进制度、合理化建议、科技成果转让等; 标准计量：含生产技术标准、质量标准、计量检测等资料； 环保工作:含环保评测、审批手续、排污许可、年检资料等； 经营管理类： 经营决策：含企业改革、重大经营战略、企业发展规划、发展方针及目标管理等； 计划统计：含企业中长期经营计划、年、季度计划、各项专业发展规划、各种统计报表及企业综合性统计分析工作； 物资管理：含物资供应、仓库管理、废旧物资回收与修旧利废措施； 产品销售：含市场分析、市场需求信息、广告宣传、产品销售、运输单、用户调查和售后服务资料等； 合同协议：含采购和销售的全部合同以及制作、维修、施工合同等； 财务管理：含资金管理、价格管理、会计管理、资金流通等； 资产管理：含企业登记变更资料、资本运作、对外投资、产权变动、清产融资材料等； 境外项目管理：含境外招投标项目的立项、审批文件、招标设计、招标书、评标记录、中标通知书等； 产品类： 按产品品种型号设置类目：含产品开发设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告、产品评优、事故处理等全过程的文件资料； 设备仪器类： 按设备型号设置类目：分生产设备、生活设备、办公设备。归档范围含开箱验收记录、采购合同、工艺说明、图纸证书、操作规程、使用说明、装箱单、安装调试记录、维修保养记录、改装改造报废文件、事故分析处理文件、管理规定等； 基建类： 按工程项目设置类：同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、设计、立项审批文件、施工竣工验收、工程创优等全过程文件资料； 科研类： 按科技或技改课题设置类目:同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用和项目管理全过程文件资料； 会计档案： 会计凭证材料：含原始凭证、记账凭证、汇总凭证、银行存款余额调节表和其他会计凭证； 会计账簿材料：含总账、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助账簿、涉外账簿和其他会计账簿； 财务报告材料：含月度、季度、年度