供应商管理规范.doc

文件名称 文件编号 GH—PU—WI—004 生效日期 X年X月X日 供应商管理规范 版 次 第1版 出 处 百卓优采采购管理软件 1．0目的：为明确规定公司的供应商管理程序，特制定本管理规定。 2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。 3．0相关文件 3．1 《采购部员工基本素质要求》 GH-PU-OP-003 4．0名词解释 （无） 5．0职责 建立供应商管理规范，优化供应商结构，维护公司整体利益，提高供应商对店铺的支持，提升销售。 6．0作业程序 6．1 寻找优秀的供应商： 6．1．1 供应商的分类： 按供应性质分类：制造商、代理商、批发商； 按区域分类：全国性供应商、区域性供应商、本地供应商； 按品牌分类：知名品牌供应商、一般品牌供应商、自有品牌供应商； 6．1．2供应商选择策略： 全国品牌商品争取与制造商、地区总代理直接进货； 地方商品应与本地制造商直接进货； 同一品类应有至少两家供应商供货，以获取较为低廉的供货价格, 不引进只提供一种商品的供应商，除非特别情况，并经采购总监批准。 6．1．3 供应商应提交的资料： 盖公章的企业营业执照复印件（并已办理当年度年检） 盖公章的企业税务登记证复印件（并已办理当年度年检） 企业法人代码证书 商标注册证明 代理、经销商的代理、经销许可（授权书） 企业开户行资料 盖公章的增值税发票复印件 盖公章的商品报价表 其它相关资料 食品类商品供应商还应提供：食品生产企业许可证，食品卫生许可证，新产品批准证书防疫检测报告，销售地当地的卫生防疫检测报告，进口商品卫生许可证 药字号保健品供应商应提供：药品生产企业许可证，药品生产企业合格证，药字号保健品批准证书等。 6．2 供应商的谈判 6．2．1谈判要点： 序号 谈判要点 谈判细则 1 销售分析 最近时期的销售情况（最近一个月或半个月） 供应商商品中销售最好和最差的商品 每天、每周、每月销售额 顾客反馈 2 利润回顾 销售情况很好，供应商是否能再降低进价，以便扩大销售量 销售达到供应商的返利要求，供应商应予返利 供应商提供给其他超市更低的价格，应对本超市一视同仁或提供更低价格 4．供应商的通道费用 3 促销活动及安排 新产品上市时的促销活动 节假日的促销活动 店庆及超市组织的促销活动 供应商自身的产品促销活动 促销的详细计划应提前7-10天提交给超市 促销的配合与衔接 促销员的管理 促销品、赠品的管理 促销期间的加大订单和货源保证 促销费用 4 供货情况 严格控制断货现象的发生 与供应商一起分析断货的原因： 信息沟通中的不顺畅、不及时 供应商的生产、供应能力跟不上 其他原因 在供应商商品畅销的情况下，要求供应商的优先供货 对于销售缓慢或滞销的商品，与供应商共同分析原因并采取相应对策： 促销 供应商提供折扣，降价 调整位置 退换商品 要求供应商逐步建立与本超市的信息系统相连接的信息系统，以便及时的信息传递 对多次断货供应商采取惩罚措施 5 送货 直接送货 送货至配销中心 送货的预约 6 价格分析 其他超市同样商品的售价 其他品牌同类商品的售价 与供应商共同分析，是否还能在降低成本的基础上降低其零售价？ 7 付款方式 付款方式（现金买断？30天付款？代销？其他？） 总部统一结款？分店结款？ 8 新货 新产品的推广计划 新产品的进场 新产品的促销方案 9 市场信息 同类商品的销售情况 顾客的反馈 潜在能力的商品 10 季节性销售计划 提前30-60天准备 供应商应备足货源 超市指定价位的商品开发 供应商的促销计划 11 竞争情况分析 与供应商共同分析其产品在不同商场的销售情况，分析本超市的优势与不足 同类产品的其他品牌的市场状况 12 货品种类发展潜质 同一品类应增加的品种 不同规格、不同包装产品的开发 根据顾客的要求进行新产品的开发 6．2．2与供应商谈判的技巧： A．谈判前要有充分的准备 B．谈判时要精神焕发，有朝气 C．尽量与有权决定的人谈判 D．尽量在本超市办公室内谈判 E．我方应掌握主动 F．必要时转移话题 G．尽量以肯定的语气与对方谈话 H．尽量成为一个倾听者 I．尽量站在对方的角度，为对方着想 J．必要时以退为进 K．不要草率做出决定 谈判时要避免谈判破裂 6．3 供应商档案的建立： 6．3．1供应商的档案应包括以下内容： 供应商登记表 供应商产品价格登记表 供应商企业资料 供应商采购合同 供应商洽谈登记表 供应商顾客投诉登记表 供应商顾客服务登记表 供应商销售业绩分析表 优秀供应商综合评估加权评分表 6．3．2 供应商的档案应该及时登记、整理 6．3．3 供应商