工程档案管理规定..docVIP

 工程部档案管理规定 编制 朱选江 日期 2013年6月1日 审核 余祖泉 日期 2013年6月4日 批准 陈杏枚 日期 2013年6月8日 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 工程部档案管理规定 一、 目的 为加强集团公司房地产开发档案归集与管理，根据《中华人民共和国档案法》、《建筑工程资料管理规程》等法律法规，结合集团公司实际制定本管理制度。 二、 适用范围 本制度适用于集团公司房地产开发档案资料的归集、传递、利用、保管、移交等各项管理工作。集团公司房地产开发档案指集团公司房地产开发工程项目在立项策划、开发建设、商品房销售和租赁等经济业务活动中直接形成的、对国家、社会和本企业具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件资料。 三 、 人员安排 集团公司设一名专职资料员，负责收集整理相关工程资料，专职资料员由工程技术中心管理。集团公司档案室设一名档案管理员，负责保管房地产开发档案。各城市公司根据实际设置专职或兼职资料员和档案管理员。 四、 职责 4.1集团公司对工程档案实行“统一管理、分散存放”办法。 4.2按照集团公司工程档案管理的统一要求，各城市公司设立档案室，设置档案管理工作岗位，配备档案管理人员，配置档案归集、整理、保存、检索等设备设施。 4.3集团公司房地产事业部负责建立集团公司房地产开发档案管理制度，指导和检查集团公司各部门、各城市公司房地产开发档案管理业务的开展。 4.4工程开工前准备阶段资料由城市公司发展规划部门收集整理，资料原件移交至城市公司档案室。工程施工资料、工程监理资料、竣工验收资料、竣工图由城市公司工程部门收集整理，资料原件阶段性移交至城市公司档案室。 4.5 各城市公司档案室必须在项目开始时为项目建档。 4.6 特别重要的资料，由城市公司档案室移交至集团公司档案室保管。 4.7 集团公司所在地项目档案由集团公司档案室直接保管，不再另设档案室。 五、 房地产开发项目档案内容 5.1策划文件：项目建议书、可行性研究报告等； 5.2授权文件：法定代表人委任项目总代表的授权委托书等； 5.3政府文件：政府建设行政主管部门的批文批件、证照、配套证明等； 5.4设计文件：规划方案设计、扩大初步设计、施工图设计、人防设计等文件； 5.5监理文件：监理规划、监理实施细则和总监理工程师授权书等； 5.6施工文件：施工组织设计、施工方案、工程管理协调例会会议纪要、工地指示、洽商纪要、工程分部分项验收文件、工程质量证明文件、工程检验检测报告、工程联系单、工程报告等； 5.7招标文件：工程造价咨询机构编制的招标标底、项目部审查意见等； 5.8合同文件：工程造价咨询机构审查的工程预算、项目部审查意见、本公司择优选择供方的采购情况说明、经济合同等； 5.9竣工验收与移交文件：验收会议纪要、备案通知书、房屋及设施验收单、建筑产品公共部位验收单、消防配套规划验收手续、与城建档案馆的工程档案交接单、与物业管理公司商品房和有关资料交接单等； 5.10商品房销售文件：商品房买卖合同等； 5.11存量房产租售文件：存量房产产权证明、租赁合同等； 5.12计划文件：项目总体计划（质量计划、资金使用计划等） 5.13其他文件：以上类别未包括的工程项目文件。 六、房地产开发项目档案的形成 各职能部门收集到相关资料、文件后，阶段性进行整理，整理完毕，原件移交至档案室，各职能部门可以根据实际需要保留复印件。原件有多份时，除移交一份原件至档案室外，职能部门也可以留存原件。重要证件资料（如房产证、土地证等），职能部门收集到的当天就应将原件移交至公司档案室。所有证件、资料的移交，均须办理书面的移交手续。 七、记录文件的收集和保管 房地产开发工程建设过程中形成的各种记录表单，包括：立项策划、项目进件及审批形成的记录表单；项目施工前期、建设、竣工过程中形成的记录表单；与委托单位往来信函形成的记录表单；商品房销售和存量房产租售过程中形成的记录表单；落实安全管理工作过程形成的记录表单等。记录文件由各职能部门自行保管、存档，公司档案室可以不存档。 八、档案归集、整编、保存的基本规定: 8.1各部门经办人按规定将办理完毕的各种工程项目文件及时整理送交档案管理人员，达到随办毕随收集。也可定期收集，一周或一月一次。档案管理人员按资料、文件内容与性质分类整理成册成卷，归档管理。 8.2档案管理人员对收集并筛选出来的文件，根据其类别、内容特点，按