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高校学生类档案概念辨析及其管理模式探讨 华东理工大学档案馆，段义严 摘要：对高校学生类档案的本质属性作了分析，认为高校设立学生类档案的提法，概念上模糊、归口管理部门定位有待商榷；结合工作实际，提出了管好学生类档案的重要性和比较有效的方法、途径。 关键词：高校；学生档案；管理 2008年8月，教育部与国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》（简称27号令）中，设立了学生类档案，并对归档内容作了简述，要求将其与高校的党群、行政、教学、科研等其它门类档案一样，纳入高校档案部门实行统一集中管理。那么，何谓学生类档案？学生类档案纳入高校档案部门管理是否合理、可行？如何管好该类档案？作者结合高校档案工作实际和经验，就此提出几点辨析和想法，以供高校档案同仁交流、探讨。 1、高校学生类档案的真实含义 众所周知，我国档案类别繁多，主要有公民户籍档案（包括婚姻等）、人事档案（职工、干部）、文书档案（政府机关、团体组织、企事业机构等）、科技档案、学校档案等等。依据档案法，所有档案应该统属国家档案行政管理部门管辖，但由于档案产生的面广、量大，实际管理情况错综复杂。如人事档案，特别是干部人事档案，历来都是由各级政府、企事业单位的人事部门或党委组织部门来管理的，档案行政管理部门事实上“鞭长莫及”。 所谓（干部）人事档案，是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其它各种形式的历史记录。”启程，随人而走，陪伴当事人终身（即使当事人将来过世了也不能随便销毁）。 由此可知，高校学生类档案仅是个人人事档案形成过程中一个阶段性的材料积累过程和管理环节。 2、高校学生类档案与高校其它类档案的区别 27号令第2条称：高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 从该条款字面上理解，似乎包含了学生类档案（疑问：包含了学生，那对教职员工呢？），但实际工作中又可以有两种解释：一，高校党群、行政、教学类档案，已经涵盖了学生在校期间的入学（招生）、入团、入党、学业、奖惩、毕业等所有重要信息。所以，条款所指学生类档案，根本没有必要设立。二，学生进入高校时，由原读学校转来一份准人事档案，交由学校保管，并要求学校负责增加其在校就读期间形成的有关重要信息，直至离校寄出。由于该活动发生在高校，所以属于高校档案工作范畴，也就是说，高校档案可以包括学生类档案。 事实上，高校学生类档案与高校其它类档案说的是两回事。前者具有鲜明的过渡性，随人来、跟人走，是记录以人为主的信息积累和管理，并不是真正意义上的高校档案。而高校的党群、行政、教学、科研、基建、财会类等档案是以学校为主的信息积累和管理，具有长期性、永久性特点，且包含了培养学生过程中的重要信息。所以，设置高校学生类档案并与党群、行政、教学等类档案“等量齐观”，其概念是含糊不清的，其提法是牵强附会的，既达不到目的，又容易引起混淆。 3、高校学生类档案管理现状及优缺点 当前，我国高校学生类档案管理模式可归纳为三种，且各有优缺点。 ①由学生所在院（系）直接管理。优点：可以将整个学校成千上万份学生类档案管理的工作量和档案存储空间分解、分摊到各院（系），不必设立专门的人员编制和较大的档案储存地，包括必要的开支。特别是院（系）的党务、思政、教务、团组织等管理人员，都十分地清楚、熟悉自己所辖专业、班级的学生的活动、学业变动及进展情况，一旦遇有重要信息材料，既可以及时予以收集、又可以把关审核，确保归档材料准确、齐全。缺点是该项工作虽有职责任务，但大多是兼带的，做好、做坏没人监督和检查，仅凭个人工作习惯和经验行事，容易造成档案数量、质量不够规范。另外，人员变动频繁，工作交接不到位，甚至个别人员让学生帮忙，材料张冠李戴，档案接收、保管、寄送较混乱，档案丢失现象也时有发生，严重影响到毕业生日后的学习、工作、生活等切身利益。 ②由学生工作部（处）、研究生院集中管理。优点：学生处、研究生院工作直接面向全校学生，负责他们的思想政治教育、行为规范管理、成长成才服务等工作拜金主义享乐主义极端个人主义“跑官要官买官卖官”《干部档案工作条例》干部人事档案材料收集归档规定 1