[xx公司办公自动化系统运行管理办法.docVIP

xx公司办公自动化系统运行管理办法（试行） 第一章 　总 则 为保障公司办公自动化系统（以下简称OA）安全、有效、规范运行，根据公司OA系统目的在于实现公司无纸化办公，提高工作效率，并为下一步ERP的OA系统运行坚持优化办公业务流程、提高办公效率和降低管理成本原则，利用OA系统OA系统办负责OA系统的应用推广、运行管理和检查工作负责OA系统的培训、日常维护及技术支持工作，OA系公司所属各部负责OA系统OA管理员，负责本部门OA系统的日常管理、内部培训和简单维护，并负责对本部门文档进行管理。各部门应积极利用OA系统开展工作，并提出进一步完善OA系统的意见和建议。 第三章 系统运行操作管理 在公司内，电子文件与相同内容的纸质文件，具有同等效力，OA系统内传递的电子文件将作为公司内部贯彻执行工作和办理的重要依据。 员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。OA系统造成工作延误或漏办，责任由本人承担。各工作人员只要在OA系统上发布了信息、发起了协同，没有以其他方式另行通知的义务。 2、员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。 3、员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程。如有出差、请假等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。 OA系统公司由各部门拟稿，交部门提交，办公室提交给领导签发，领导签发后文件传递给办公室文员对存档，并分发到各相关部门和人员。由各部门拟稿，交部门提交，分发到各相关部门和人员。1、公司收文收文后登记，并把外来文件扫描成电子，传递给主任，主任提出意见后提交领导阅示，领导批示意见根据领导批示意见相关部门办理。 2、部门收文由部门收文登记部门领导批示转到具体办事人办理。 1、一般文档管理：各部室文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理，并归档到本部门“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。 2、公文文档管理：公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员查阅公文内容需要在办公系统中提出申请，由档案管理人员授权后查阅。 ?日常办公 1、协同办公：日常办公、处理业务、文件、信息传递等，除有规定流程或模板外，一般采用协同方式办理，也包括请示、汇报、申请、寻求帮助，以及领导审批、交办工作、了解情况等。 2、报表管理：领导需要查看的业务报表，业务人员除了在目标文档中存放并授权领导查阅外，还需要以协同方式传递通知相关领导。 3、会议管理：召开会议前，由会议召集部门或人员填写会议室申请单，确定会议室后，发布会议通知至所有参会人员。会议通知一般应设定会前提醒。 4、计划管理：每月27日前各部门编制当月工作计划，连同上月工作计划完成情况以协同方式报送xx办，由办公室主任对计划进行整理，编制公司月工作计划，提交主管领导审核，并在公司工作计划会后将最后确定的月工作计划存放到指定位置，同时以协同方式通知到所有单位和部门。 5、公告管理：由各公告板块负责部门起草公告、通知等信息，交领导审核后在OA系统6、新闻发布：由各部门拟稿后交xx部，xx部核稿后交各相关部门及领导审核，审核通过后由xx部发布。 第五章 安全保密管理 OA系统OA系统中公文传输为非涉密电子公文。对涉及集团公司商业秘密机密级以上的公文，仍以纸质文件传递。 通过OA系 OA系OA服对OA数据OA系