[会场管理规范与制度范本.docx

会场管理规范与制度范本 第一节会场管理规范 一、会场服务的主要内容 （一）会议签到 签到是指与会人员进入会场前，在签到处签名或交签到证，是与会人员到会时的 第一件事，同时也是会中服务的第一项任务。其目的是掌握出席情况。依据不同的划 分标准，会议签到的具体方法可以分为许多不同的类型。下面就介绍几种常用的签到 方法： !簿式签到 会议工作人员预先要准备好签到簿，与会人员到会时让其在簿上签署自己的姓 名，有的还需注明自己的职务、所代表的单位和团体名称，表示到会。这种簿子利于 保存，便于查找关系，有纪念性意义。但只适用于小型会议或与会人员到会时间较为 分散的会议。如较长时间的会议，要求与会人员提前一天或几天到会。一些大型会 议，或与会人员到会时间集中，不宜采用这种办法，否则将会在签到处形成拥挤现 象，造成秩序混乱，影响会议按时进行。 #签到证卡签到 就是将印制好的卡片预先发给与会人员，与会人员入场时交出一张卡片就行了。 卡片签到也有两种办法：一种是签名的卡片，与会人员要在卡片上签上自己的姓名才 能入场；一种是由卡片上的固定号码代表出席人的姓名。重要会议使用的多是签名卡 片，上面也印有证件号码或座次号码，这种办法可避免簿式签到易造成人员拥挤的弊 端。 !会议工作人员代签 这种办法适用于小型会议。会议工作人员持有本次会议应参加人的名单，来一人 计一名，随时可以知道到会情况，这种办法较为简单，完全不用麻烦与会人员，而且 统计迅速。采用这种办法，会议工作人员必须认识本次会议的全部或绝大部分参加 人，根本不认识或大部分不认识与会人，就无法采用这种办法。如果是富有纪念性意 义的会议，为了保存与会人员亲笔签到的笔迹，小型会议也可以不使用这种办法。可 让与会人员直接签名。 #印制座次表全图签到（上面印有与会人员姓名和排座号） 即：一边接受签到，一边在座次表上销号，这样做，随时可以知道到会人数与缺 席人数及其姓名。这时应注意，印制座次表时，与会人员的座次安排要有一定规律， 如从某号到某号是某地区（或部门）代表座位，将同一地区（或部门）的与会人员集 中在一起，便于与会者查找自己的座位，能起到引导座位的作用。 $电子签到机签到 只要与会人员进入会场时把签到卡片送进签到机；签到机就会将姓名、号码传到 中心，并把卡片退还本人，入场完毕，签到情况就会在荧光屏上显示出来。电子签到 机在我国投入使用的时间不长，使用范围有限，但由于它具有快速、准确、简便的特 点，必将在不长的时间内得到更为广泛的应用。 在不使用电子签到机的情况下，统计到会人员和缺席人名单有两个办法： （%）按排按号地顺序整理签到单，少数工作人员就可以完成这一工作。但是，这 种办法必须等到会同志大部分到会后才能开始工作，在会前只能统计到会和缺席人 数，而不能很快提出缺席人的具体名单。 （）把座次表全图印出来（上面有排号、座号、人名），一边接受签到，一边在 座次表上销号。这样做，可以随时知道谁到会，谁未到会。与会者入场后，秘书部门 要及时准确地报送出席和缺席情况，以便会议主持人掌握。 （二）引导座位 日常的小型会议，与会的同志一般都有自己的习惯座位。但多数会议需要与会者 按照会前安排好的座位或区域就座。召开大中型会议，为了方便与会者尽快就座和保 持会场秩序安静，都需要采取某种方式引导座位。比如，在会议厅召开的大中型会 议，一般都采用对号入座的方式或是将会场划分为若干区域，以地区或部门或行业为 单位集中就座，根据不同情况，有的也可采取随便入座的方式，无论采取对号入座。 · ’$ ·  !最新办公室管理规章制度全集 还是随便入座，或是划分区域入座，都可以设立指坐标或是会议秘书工作人员引座， 有的小型会议也需要与地会有固定的座次，应在出席证和签到证上注明座号，如果证 件上不注明座号或不发证件，可在每个会议桌上摆置名签，并同时印制“座次表”发 给与会人员，与会人第一次入场的时候，会议工作人员应做必要的引导，以便与会人 员找到座次。否则，如果缺乏引导，会场就会乱成一团，影响了大会的秩序。 （三）安排发言 会中发言是参加会议的代表表达自己意见的方法，也是代表同志的基本权利，体 现会议的民主集中制原则，使领导同志能广泛听取与会代表的意见，集思广益。所以 要尊重与会代表的发言权。但会中发言不是随意的，安排大会发言的决定权属于大会 主席团的有关领导同志。但是，会议工作人员可能被委托先提出安排意见，供领导同 志审定。 安排大会发言时，应当考虑以下几点： !面要撒开 所谓面要撒开是指要照顾到不同地区的平衡，不能只安排某一地区或某几个地区 代表发言，会议领导要广泛听取各地区代表的发言，才能全面地了解情况。当然，照 顾地区间的平衡不等于各地区的发言人数一定相等，各地区发言代表人数的比例要与 各地出席会议的代表