[行政办公室主任岗位描述.docVIP

职 位 描 述 第一部分 主要职责 职位名称 行政办公室主任 小部门 无 大部门 行政办公室 职位代码 职位级别 直接行政主管 功能主管 无 下 属 车队主管、车队驾驶员、物业管理员 其他主要联系： 1.公司总经理； 2.本部门所有员工； 3.各职能中心负责人； 4.各实体办公室负责人； 5.上级行政主管部门； 6.各物业单位物业负责人。 主要职责： 1.公共关系 ①负责公司对外接待、公关事宜的组织、安排和实施 ②定期向上级行政主管部门汇报本单位的相关工作； 2.物业管理 ①制定物业相关的制度及物业运转过程中所用表格，并督导落实 ； ②负责物业相关费用的收取进展工作； ③负责每月将大厦的物业相关信息上报领导 ④根据双方协议，为各物业单位提供满意的物业服务。 3.证件及公章管理 ①负责督导公司公章及证件管理规定在公司及各实体的实施； ②负责公司及各实体公章及公司证件的保管； ③负责公司及各实体公章使用申请单的审核。 4.车辆管理 ①负责督导公司车辆管理制度在公司及各实体的实施； ②负责对驾驶员进行安全教育； ③根据用车需求，签批用车审批单； ④负责对车辆的维修保养进行督导。 5.招待及出差管理 ①严格执行公司招待及出差的管理规定 6.公司各实体办公室诸职能工作的检查 ①每月对各实体的安全、宿舍、车辆及职能工作进行1次检查，并形成书面报告 ②根据检查结果对实体出现的问题，进行相关业务的整改指导 制 定 审 核 批 准 日 期 日 期 日 期 职 位 描 述 第二部分 主要工作内容 职位名称 行政办公室主任 职 责 主要工作内容 1、全面负责行政办公室日常管理工作 1.创造良好的工作环境、工作秩序，保证部门工作的正常开展； 2.每日主持召开部门晨会及参加公司会议； 3.负责与各实体/职能部门进行沟通、交流和协调； 4.负责对本部门员工日常工作进行安排和督导； 5，处理本部门文件资料等日常事务及完成上级临时安排的其他工作； 2、负责公司对上级行政主管部门的沟通、协调 1.根据行政主管部门的通知，做好上传下达工作，并及时对总经理做好汇报； 2.对行政主管部门的监督检查工作，做好接待工作，以确保不影响公司的正常经营； 3.在两节前做好走访工作； 3.负责公司驻地物业单位的整体及细节工作 1.每月25—30，组织业主反馈物业相关问题，同时对物业服务进行监督评价； 2.每月25—30，对业主水电费进行催收； 3.每半年后15日内，完成上半年水费的收取工作； 4.每年度前15日内完成物业协议的续签工作，30日内完成费用的收取工作； 5.及时完成业主单位的维修工作（以工程维修单的形式传递维修信息），并落实维修费用的收取工作； 6.每周1次对提供保洁服务的业主，进行1次卫生检查，并及时反馈实体管家部； 4、负责公司及各实体公章，公司证件的总体管控工作 1.安排专门位置，保管好公司及各实体公章，公司证件，确保公章及证件绝对安全； 2.根据领导批示，妥善使用公章及证件，并对使用情况做好登记，严格落实好公司相关规定； 4.每年3月至6月，完成公司需年审的证件，以此确保公司合法经营； 5.负责公司及各实体的车辆督导检查工作 1.负责定期对各实体工装使用情况进行盘点 2.负责对各实体报废以及需新制作工装进行申报 3.负责对离职人员工装进行管理 4.负责督导各实体建立工装台账，并督导检查 6、组织公司员工职业生涯的规划设计，并督导实施。 1.负责公司各职系员工职业生涯规划设计的审核，并组织讨论确定。 2.负责组织公司员工职业生涯规划设计的具体实施。 3.负责对员工职业生涯星级档案建立情况进行督导，并组织对员工的星级进行动态管理。 7、组织公司考核体系的建立，并督导实施。 1.负责公司年度考核方案制定，并组织讨论确定。 4.负责公司年终考核工作的调度工作： （1）审核实体年终考核实施细则的制定质量。 （2）负责对年终考核进行工作进度。 （3）组织正副总经理（含助理）、职能中心总监的考核工作实施。 （4）调度年终考核成绩的统计及归档存放管理工作。 8、负责激励措施的审核，并督导实施。 1.负责激励管理规定的审核，并组织讨论确定。 2.按照规定督导检查各实体/职能中心激励措施的制定、执行情况。 9、组织薪酬管理体系的完善，并督导实施。 1.负责年度薪酬方案的审核，并组织讨论确定。 2.按照年度薪酬方案，总体调度各实体/职能中心年度薪酬调整工作，并组织会议讨论确定。 3.负