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第十二章 数据处理与分析 本章重点： 数据排序与筛选数据 数据汇总与合并计算 创建与编辑图表 数据透视表 对数据进行分析和管理，Excel 2003提供了多种方法。 12.1 利用记录单管理数据 在Excel 2003中，数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行，它与数据库之间的差异不大，只是范围更广。它主要用于管理数据的结构。在Excel 2003中执行数据库操作命令时，把数据清单看成一个数据库。当对工作表中的数据进行排序、分类汇总等操作时，Excel会将数据清单看成是数据库来处理。数据清单中的行被当成数据库中的记录，列被看作对应数据库的字段，数据清单中的列名称作为数据库中的字段名称。 对于工作表中的不同单元格，可以根据需要设置数据的不同格式。例如，设置数据类型、文本的对齐方式、字体、单元格的边框和底纹等。 12.1.1 创建数据清单 在创建数据清单之前，首先来了解一下数据清单中的两个重要元素，字段和记录。字段，即工作表中的列，每一列中包含一种信息类型，该列的列标题就叫字段名，它必须由文字表示。记录，即工作表中的行，每一行都包含着相关的信息。数据记录应紧接着字段名行的下面没有空行。在创建数据清单时应遵守以下准则： 每张工作表仅使用一个数据清单：避免在一张工作表中建立多个数据清单。因为某些清单管理功能一次只能在一个数据清单中使用。 将相似项置于同一列：在设计数据清单时，应使用同一列中的各行具有相似的数据项。 使清单独立：在数据清单与其他数据之间，至少留出一个空白列和一个空白行，这样在执行排序、筛选、自动汇总等操作时，便于Excel检测和选定数据清单。 将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。 显示行和列：在更改数据清单之前，请确保隐藏的行或列也被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据可能会被删除。 使用带格式的列标：在数据清单的第一行里建立标志，利用这些标志，Excel可以创建报告并查找和组织数据。对于列标志应使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写样式等。 避免空行和空列：在数据清单中可以有少量的空白单元格，但不可有空行或空列。 不要在前面或后面键入空格：单元格中，各数据项前不要加多余空格，以免影响数据处理。 了解了字段和记录之间的关系和创建数据清单时应遵守的准则后，用户就可以在工作表中输入数据了。 输入各字段后，就可以按照记录输入数据了。在规定的数据清单中输入数据有两种方法，一种是直接在单元格内输入数据，一种是使用“记录单”输入数据。一般情况下采取直接在工作表中输入数据创建数据清单，然后再利用记录单为数据清单添加记录，图12-1所示就是一个数据清单。 图12-1 数据清单 12.1.2 利用记录单管理数据 数据清单中的各项记录输入完后，有时还需要对其内容进行编辑和修改。在Excel 2003中，编辑记录的方法主要有直接在工作表中进行编辑和利用记录单进行编辑两种方法。 1．增加记录 当用户需要在数据清单中增加一条记录时，可以直接在工作表中增加一个空行，然后在相应的单元格中输入数据，另外用户也可以利用记录单来增加记录。 例如，利用记录单的功能在“考试成绩单”数据清单中增加一条记录，具体步骤如下： （1）在数据清单区域选中任意单元格。 （2）执行“数据”→“记录单”命令，打开“记录单”对话框，单击“新建”按钮，打开一个空白的记录单，在相应的字段中输入数据，如图12-2所示。 图12-2 增加新的记录 （3）再次单击“新建”按钮可以继续增加其他的记录。 （4）单击“关闭”按钮结束增加记录的操作，新增加的记录即可显示在数据清单区域的底部。 2．查找记录 如果在一个较大的数据清单中查找数据，一个一个地进行查找很显然非常麻烦。如果利用Excel 2003提供的记录单功能，则可快速地进行查找。 在记录单中可以设置数据的查找条件，然后进行查找，这样可以快速地查找到满足条件的记录。例如，将“考试成绩单”中部门为“王包”的记录查找出来，具体步骤如下： （1）单击要查找的数据区域中的任意单元格。 （2）执行“数据”→“记录单”命令，打开记录单对话框，单击记录单对话框中的“条件”按钮，打开查找条件对话框，此时“条件”按钮变成了“表单”按钮，如图12-3所示。 图12-3 输入查找条件 （3）在“姓名”文本框中输入查找条件“王包”，按下回车键或单击“表单”按钮，即可打开第一个符合查找条件的记录。 （4）单击“上一条”或“下一条”按钮则可依次找到满足查找条件的记录，单击“关闭”按钮。 3．删除记录 对于记录单中无用的记录，用户可以利用记录单功能将其删除。首先在数据清单区域单击任一单元格，执行“数据”→“记录单”命令，打开记录