协元行政管理制度.docxVIP

行政事务管理制度总则为规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类文件，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。员工日常行为规范一、目的和适用范围（一）规范员工行为，提升员工精神面貌，树立公司良好的对外形象。（二）本规范适用于公司全体员工。二、管理与组织（一）本规范由行政部负责检查和监督执行。（二）各部门经理有对本部门员工行为是否规范进行监督和管理的职能。三、着装要求（一）员工上班着装应简洁大方，不得穿着奇装异服上班。（二）男员工上班应穿着长裤，夏天可着及膝中裤，严禁穿短裤上班。（三）男士的衬衫衣领、袖口应保持洁净，衬衫钮扣必须扣整齐，不结领带时衬衫最多只可敞开领口向下第一颗钮扣。（四）员工上班不得穿着拖鞋进入办公区域。（五）女员工不得穿着露背服装、超短裙（即裙边距膝盖不得少于10cm）、奇装异服及过于透明的服装。四、接打电话是我们与客户交往的重要途径；个人的形象就是公司的形象。员工在日常的接打电话中要给对方以良好的形象，更好地表现公司员工的文化修养及素质，也使外界对公司的办事效率，管理水平等方面留下良好印象。基本要求：（一）在电话铃响三声之内接起电话；（二）接打电话，先说声“您好”，并主动报出部门、姓名。（三）通话言简意赅，时间不宜过长。（四）邻座没人时，请代接电话，有事请写留言条，并及时转告。五、言语行为（一）言语、行为、举止文明、礼貌。（二）严禁在公司内打架斗殴，互相吵骂。（三）公司内与同事相遇应点头表示致意，同事以姓名或职务称呼；客户以先生、小姐或职位称呼，并使用普通话。（四）站姿要挺拔，坐姿要端正，走路要平稳不得拖拉散漫。（五）公司内职员与领导或客户相遇，应主动让行，以示礼貌。（六）进入办公室应轻轻敲门，听到应答后再进，进门后回手关门不能大力大声。（七）同事之间或部门内部如有业务问题进行讨论时，应避免影响他人工作。（八）请不要在办公区走廊或通道内奔跑、大声叫喊、高谈阔论。（九）在办公区走廊或通道内请靠右行走，互相礼让，不要抢行。（十）未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。（十一）办公时间内不得在电脑上玩游戏、看影碟、做与工作无关的事。（十二）请爱护公司的办公用品、设备及其它财物，不得公私不分。（十三）厉行节约，减少浪费。六、个人环境（一）请保持个人办公位整洁，办公桌椅、计算机表面不能有灰尘，物品要摆放整齐，办公区请不要随便张贴。（二）请不要在办公区堆放资料、纸箱等物品。（三）有事离开或下班离开办公位时，请将座椅推入办公桌下。（四）下班离开办公室前，请关闭机器电源（包括电脑），收好所有资料和文件，最后离开者请关闭电灯、门、窗、空调等。七、公共环境（一）请不要在办公家具上和公共设施上任意写字、刻画、张贴。（二）请把废纸、废物放入指篓，杯中剩水请倒入指定地点。（三）请不要在办公区大声喧哗，有来客请带至会客室或洽谈区。（四）请不要让客人在没有任何员工的陪同下在办公区内走动。（五）爱护公共财物，使用办公设备要严格遵照使用说明操作。（六）下班前关好本办公区域内的门窗、空调、电脑及其他设备，随手关灯。（七）一切有碍观瞻，有损形象的行为。如：随地吐痰，乱扔杂务。第二章 办公室接待管理制度（一）有客人来访时，前台人员应立即与之招呼。必须认识到大部分来访客人对公司来说都是重要的，要表示出热情友好和愿意提供服务的态度，应起立迎接，安排就座，客人落座后，主动以茶水招待，茶水倒七分满并按季节倒温、热水（或礼貌询问一下对方）。（二）主动热情问候客人：打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人，称呼要显得比较亲切。（三）陌生客人的接待：陌生客人光临时，务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问：请问贵姓？请问您是哪家公司？问明来意后再进行登记、引领等工作。（四）同客人交谈时，应正视对方，注意倾听。谈话间如遇有急事或需接电话，需要马上处理，应礼貌地示意客人稍候，并表示歉意。（五）客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位。（六）不速之客的接待：有客人未预约来访时，不要直接回答其要找的人在或不在。而要告诉对方：“我看看他是否在。”同时婉转的询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领导，就更应该谨慎处理。（七）当客人离开公司时，要主动打招呼致意，并提出希望下次再来，重要客人应送至门口。办公室用品管理制度为进一步开源节流，规范办公用品管理，特做如下规定：（一）行政部负责办公文具、茶、水等日用品的采购与领用登记（二）行政部须特别注