以件为单位绪论.ppt

第七项：备注 填写归档文件需要补充和说明的情况。 2、归档文件目录的装订 第一种方法：按年度分保管期限装订。 第二种方法：按年度分机构装订。 3、归档文件目录封面填写 包括全宗号、类目号、组织机构、保管期限、起止件号。 归档文件目录封面 归档文件目录 全 宗 号 类 目 号 组织机构 保管期限 起止件号 第十步 装盒 包括将归档文件按件号顺序装入档案盒内、填写备考表、编制档案盒封面和盒脊三项内容。 1、装盒的指导思想和要求 指导思想：最大限度地利用存放空间，并便于提供利用。 要求：严格按照件号的先后顺序依次装入盒内，不同年度、保管期限、内设机构的文件不应混装。 2、填写备考表 包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、年月日。 盒内文件情况说明：填写盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。 检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 年月日：填写归档文件整理完结的日期。 备考表格式如下： 盒内文件情况说明 整理人：______ 检查人：______ 年 月 日 3、填写档案盒封面和盒脊 档案盒封面格式如下： —————　 盒脊 按照盒脊的项目内容据实填写 盒脊格式如下： 全宗号 类目号 组织机构 室编件号 ———— 馆编件号 ———— 保管不善损坏的文件材料  谢 谢 ！ 第六步：分类 1、按年度分类 2、按组织机构分类 3、按保管期限分类 4、分类方法的结合运用 第一种：年度——组织机构——保管期限分类法 临猗县XX单位 2011年 办公室 永久 长期或30年 短期或10年 XX股 永久 长期或30年 短期或10年 XX股 永久 长期或30年 短期或10年 2012年 办公室 永久 长期或30年 短期或10年 XX股 永久 长期或30年 短期或10年 XX股 永久