會議簽到系統用戶端操作說明.docVIP

「會議簽到系統」用戶端操作說明 壹、前置作業： 一、預約會議室： 使用此系統前需先至本校「會議預約系統」預約會議室，其操作方式另詳「會議預約系統」之操作說明。 二、會議設備之準備： （一）開啟「會議簽到系統」：系統之開啟時間設定為「會議預約系統」上所預約之會議室時間，設定為前30分鐘系統即可操作使用。 1.路徑：【學校網頁/職工/職工服務系統（業務處理）/會議簽到系統】出現畫面（如圖一） 【圖一】 2.點選「會議簽到系統」，出現畫面（如圖二） 【圖二】 3.點選預召開之會議名稱，若時間未達所預設之會議時間，則僅有簽到單畫面，出現畫面（如圖三）。請至系統列印簽到單俾利未帶職員證之委員簽到用，出現畫面（如圖四）。 【圖三】 【圖四】 4.會議前30分鐘，此簽到系統將顯示簽到畫面，俾利與會委員簽到使用，出現畫面（如圖五）。 【圖五】 5.將讀卡機（USB）連結至電腦（不需額外下載驅動程式），出現畫面(如圖六)之連接方式。並點選簽到單，俾利與會者持職員證簽到使用，出現畫面（如圖七）。 【圖六】 【圖七】 貳、辦理會議簽到 一、將職員證放置於讀卡機上即可辦理簽到，其操作方式（如圖八）。 【圖八】 二、職員證簽到常見情形如下 （一）委員親自持卡簽到，出現畫面（如圖九）。 【圖九】 （二）委員未帶職員證採系統簽到，點選「切換為未帶卡簽到」出現畫面（如圖十），鍵入身分證字號，出現畫面（如圖十一），即可完成簽到出現畫面（如圖十二）。 【圖十】 【圖十一】 【圖十二】 （三）代理或列席人員簽到，請依出席身分別點選，出現畫面（如圖十三、十四）。 【圖十三】 【圖十四】 参、會議結束後系統補登作業 一、點選「會議簽到系統」之「補簽到」畫面 （一）點選「會議日期」及所召開之會議，其「補簽到」之畫面，為「會議預約系統」上所預約之會議室結束時間，惟補登作業時間系統不設限，出現畫面（如圖十五） 【圖十五】 （二）委員親自出席，採紙本簽到方式辦理簽到，請於委員名單處點選簽到，出現畫面（如圖十六、十七）。 【圖十六】 【圖十七】 （三）代理人出席會議，採紙本簽到方式辦理簽到，請於委員名單處點選代理，並依畫面顯示鍵入代理人姓名，出現畫面（如圖十八）。 【圖十八】 （四）列席人員出席會議，採紙本簽到方式辦理簽到，請依畫面顯示點選，並鍵入列席人員姓名，出現畫面（如圖十九、二十）。 【圖十九】 【圖二十】 （五）檢視會議清單是否均已完成輸入，待確認無誤後，請點選「會議清單」，出現畫面（如圖二十一）。 【圖二十一】 二、會議紀錄陳核時，請列印簽到單併陳 （一）點選「簽到單」，出現畫面（如圖二十二）。 【圖二十二】 （三）系統即顯示會議簽到單格式，由「檔案」之選項頁面點選列印，出現畫面（如圖二十三）。 【圖二十三】