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议地质档案电子文件管理工作中的现状与对策 　　摘要：作为地质工作服务社会的主要载体，地质资料的重要性正逐渐被人们所认知，需求量更是与日俱增，近年来，国家地勘投入沉淀的资料量与服务量增涨迅速，地质资料相关制度也从过去的注重汇交保管向注重开发利用转变。然而，当前的地质资料工作存在服务体系不健全、服务标准不完善、服务基础较薄弱、服务观念较落后等诸多问题，使地质档案资料潜在的巨大价值未能得到充分发挥。因此，必须加强电子文件管理工作，最大限度地满足经济社会发展对地质档案资料的需求。 　　关键词：电子文件 特点 问题对策 　　 中图分类号：F407.63 文献标识码：A 文章编号： 　　随着电子计算机和通信技术的进一步发展和深化，特别是办公自动化系统在机关、企事业单位日常办公中的广泛运用，由此产生的电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等都是属于电子文件。电子文件是文件的一种，它具备文件的所有属性，同时电子文件又以数字形式进行记录，并由计算机等设备进行加工和处理。因此电子文件具有一般文件的特点，同时也具有独特性，表现在以下几个方面： 　　（1）整理过程简单，管理灵活。一般意义上的档案管理模式是由文书处理部门立卷，档案业务部门接收，按年份将文件归档。这种档案管理模式对前期的档案整理分类要求很高，自然也就需要档案人员在这一环节上倾注更多的时间和精力。然而电子文件与传统纸质文件不同，它可以在产生之初即时归档。因为电子文件依赖于计算机管理信息系统，并且一个单位的文书处理人员、业务人员和档案管理人员在共同的办公信息管理系统中办公。比如文书处理部门可以灵活处理电子文件的定稿，一方面可以将需要归档的电子文件根据需要整理后交给档案部门直接归档，另一方面也可以利用计算机网络管理系统将平时各个部门所产生的文书汇总后传送给档案部门，档案部门再按照利用者的需求，尽快将有归档利用价值的电子文件下载或者刻录成光盘的形式保存下来，最后作为电子档案归档。 　　（2）载体信息容量大，易存取。因为传统的纸质档案是以实体的形式进行归档保存的，当然离不开大型库房作为存储空间，而电子文件是依附于各种载体存在的，这些载体的信息容量是前所未有的。并且电子文件不需要依赖于巨大的库房和装具，既可以节省存储空间，又大大减少了人力、物力和财力。 　　（3）简化了利用手续，便于检索和利用。在传统纸质档案环境下，利用者如果要借阅档案，就必须到档案室或档案馆办理手续，查阅后假如需要档案复制件，还需进一步申请。在电子文件管理信息系统中，由于档案管理部门和办公室业务部门共同使用一个储存电子文件信息的数据库，用户无需亲自到档案馆，直接利用办公室电脑连接档案部门网站即可查找并利用所需档案，并可方便快捷地进行复制和存储。 　　一、目前电子文件管理中存在的问题 　　从理论上看，电子文件具有档案的本质属性和一般属性，但是由于电子文件的一些特点不同于纸质文件，所以我们在管理电子文件时就不能采用和传统文件一样的方法。于是，在探索新的管理方法过程中出现了一系列问题。 　　（1）不能确保电子文件的可靠性和真实性。电子文件离不开计算机系统，这种强烈的依赖性使它的可靠性和真实性受到限制。电子文件是通过计算机将信息以数字代码的形式记录在载体上的，同时就必须依靠计算机系统才能得到识别和利用。计算机可以保存电子文件的完整性，也可以变动或者删除电子文件，特别是稍有操作不当，就会严重影响电子文件的原始性。所以，人们可能就会怀疑电子文件的真实性和可靠性。除此之外，因为电子文件的信息内容和载体是不在一起的，电子文件的存储信息可以任意扩展、浓缩或者改变它的存储空间，也可以通过操作系统变动在硬盘上的位置，或者将电子文件从原来的存储硬盘中拷贝到其他的存储载体，或者通过网络进行公开发布。由此可见，电子文件时刻都处于被改动、窃取、甚至消亡的境地，这就更加危害到了电子文件的真实性和可靠性。 　　（2）不能有效地保管和长期保存电子文件。当今计算机技术迅猛发展，更新速度前所未有，特别是计算机设备中的软硬件更新更快，再加上存储材料的不长久性，这就对电子文件的 　　保管和长期保存带来了挑战。处于保管层次的电子文件，一般不可能只是在一个计算机系统中形成，然而不同的计算机系统在内容格式布局上都不尽相同，于是就会出现电子文件在形成时所依附的计算机技术不能满足其保管阶段的要求的现象。除此之外，由于存储电子文件的载体并不是一成不变的，在长期使用过程中，难免就会出现载体材料老化或者磁性自然消除的情况，也就造成了电子文件信息不存在或者识别失真的后果。当然，很多部门和单位针对电子文件的有效保管和长期保存问题，提出了不少有实践意义的建议和做法，比如说引进拷贝和再生性保护技术等，可是这些也只是当下计算机发展情况下的权宜之策，要从根本上杜