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中级公关员之“真功夫”——社交礼仪公关文书 社交礼仪公关文书的起草与使用 1．社交礼仪公关文书 （1）社交礼仪公关文书的性质特点 社交礼仪公关文书是社会组织与公众交往过程中使用的各种礼仪性的书面材料或应用文。它是传播信息，沟通情感，发展友谊合作等的重要工具和手段。这类文书的特点是针对性、沟通性、礼貌性、情感性很强。 （2）社交礼仪公关文书的类型 社交礼仪公关文书种类很多，归纳起来主要有以下几类： 专用信。 专用书。 2．贺信、贺电的起草与使用 （1）贺信、贺电是表示祝贺的专用公关文书。 用文书形式表示的称贺信，用电文形式表示的称贺电。它们常用于： 会议祝贺。 成果祝贺。 寿辰祝贺。 （2）贺信、贺电的起草 贺信、贺电包括以下格式内容： 标题：写上“贺信”“贺电”字样。 称谓：写接受祝贺的组织名称或个人姓名或职务 正文：一般由祝贺缘由、颂扬、祝愿几个部分组 成。肯定成绩，颂扬功德，表达祝愿和希望。 结尾：加祝颂语。 落款：写明发祝贺的组织名称或个人姓名以及日期。 贺电、贺信重在一个“贺”字，全文应以喜悦的心情、热烈的语言，进行庆祝恭贺，行文感情色彩浓厚，激励性很强。 3．慰问信、感谢信的起草与使用 （1）慰问信的使用与起草 1）慰问信的使用。慰问信是以组织或个人的名义向对方表示慰问的公关文书。其使用的范围包括： ① 贡献问候。 ② 灾难问候。 ③ 节日问候。 2）慰问信的起草。慰问信包括以下格式内容： 标题：写“慰问信”三个大字。 称谓：写慰问对象的组织名称或个人姓名或职务。 正文：先写慰问的背景、缘由，接着表示亲切的慰问，再写对对方的贡献品德表示学习，或对对方遇到的困难表示同情。 结尾：写祝贺（祝取得更大的成绩）或一定能战胜困难的语词。 落款：写明发慰问的组织名称或个人姓名以及日期。（见实例2） （2）感谢信的使用与起草 1）感谢信的使用。为表示谢答对方慰问、关心和支持而写的公关文书。其特点是：有鲜明的情感、诚恳的态度、具体的事实和色彩浓厚的礼貌性语言。 2）感谢信的起草。感谢信包括以下格式内容： 标题：写“感谢信”三个大字。 称谓：写所感谢的组织名称或个人姓名或职务。 正文：一般写感谢的缘由，感谢的具体事实，感谢的热情、谢意和学习的态度。 结尾：可写最诚挚的“致谢”“敬礼”。 落款：写明感谢信的组织名称或个人姓名以及日期。 4．欢迎词、答谢词的使用与起草、 （1）欢迎词的使用与起草 1）欢迎词的使用。欢迎词是在迎接宾客的仪式、会议、宴会上主人对宾客的到来表示欢迎的致词。 2）欢迎词的起草。欢迎词包括以下几项格式内容： 标题：一般写“欢迎词”三个字，也可以写成致词人、致词场合和文种三个要素组成的标题。 称谓：写对欢迎对象的称呼。 正文：首先代表组织地宾客的到来表示热烈的欢迎，然后介绍组织与活动，叙述双方交往的历史与友谊、合作的成果，以及新的发展关系与合作的愿望。最后祝愿宾客活动圆满成功，身体健康、愉快。 欢迎词重在“欢迎”二字，字里行间应洋溢着热情、大方、亲切、友善的情感。在赞扬和肯定友谊时可运用修辞手法，使欢迎词有文采，并做到生动口语化。欢迎词要简短（见实例3）。 另外，与欢迎词写法类似的还有欢送词，只是正文的内容有所区别。 （2）答谢词的使用与起草 1）答谢词的使用。答谢词是在欢迎会、欢送会或受奖、喜庆宴会上，对欢迎和帮助过自己的有关组织表示感谢的致词。 2）答谢词的起草。答谢词的格式内容与欢迎词大致相同： 标题：一般用“答谢词”三个字，也可用“**（人）在**（场合）的答谢词”。 称谓：答谢对方的组织名称或个人的姓名或职务。 正文：开头对有关组织的关心、支持表示感谢。再对对方工作成绩表示赞赏，并表示对发展双方关系与合作的愿望与打算。结尾时再次表示衷心的感谢。 答谢词重在“答谢”二字，字里行间应洋溢着感激之情，措辞要真诚。答谢词往往与欢迎词等相对应，其对象和内容针对性强，写作时文字不多，但不要空泛。 5．请柬、聘书的制作与使用 （1）请柬的使用与起草 1）请柬的使用与制作。请柬又称请帖，是邀请客人或嘉宾参加某项重要的、有意义的活动的礼仪性文书。主要用于纪念典礼喜庆活动、宴请活动、重要的文艺招待活动、展销活动、联谊活动、学术会、鉴定会等。主要作用是密切和协调主客方之间的友谊的合作，礼貌性、礼节性很强，也很郑重。其制作应精美曲雅。 封面“请柬”二字用美术体、手写体或印刷体，配合庄重喜庆的底色或图案装饰。 请柬的行文除常用的横写以外，还有竖式书写。竖写从上至下，由右向左一行行书写。 2）请柬的起草。请柬的格式内容包括： 标题：写上“请柬”两个大字。 称谓：应邀组织的名称或个人的姓名。 正文：写明活动的主要内容、时间、地点和邀请敬语“敬请光临”等。 落款：写明主办单位名称（并加盖公章）或个人的姓名