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福建新新集团 印章管理制度 版本：2011年9月26日 页码：共6页 印章管理制度 编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 为维护集团及各分公司印章使用的严肃性和安全性，规范集团印鉴使用管理的统一性，确保印鉴管理的合法性，有效维护公司利益，特制定本制度。 1 适用范围 本制度适用于福建新新集团总部、各分公司。 2 印章刻制、启用 2.1新新集团所属各部门、各分公司的各类印鉴刻制，须由集团总裁审批后，由使用部门、分公司负责刻制，并至集团行政人资部备案。印鉴形状、规格和材质的选择按有关规定执行。 2.2新印鉴启用时，须集团行政人资部统一留存印鉴样式。 3 印章保管 3.1 集团行政人资部建立印鉴档案，包括名称、用途、使用状态、保管人等信息。其中，使用状态包括印鉴的启用、转移或作废； 3.2公章、合同章、财务章、法人章等印章须指定专人负责保管。并遵循各章分离原则，即：公章及合同专用章由行政负责人保管；法人章由分公司负责人保管；财务章由各公司财务经理保管；集团总裁办及行政人资部印章由两部门指定专人保管。 3.3如遇特殊情况须委托他人代管时，须由保管人请示集团总裁，经集团总裁批准后，由受托人代为保管。 3.5 印章的保管须安全可靠，印章应存放于保险柜中，如发现印章遗失或被盗，应及时登报申明作废、向公安机关报案并查明事故原因，追究当事人责任。 3.6 印章必须在正常办公时间内使用，非正常工作时间印章保管人员不得携带印章离开公司；印章保管人休息或请假期间，须保证印章的正常使用。 3.7 印章保管人员应做好印章备案登记，注意新章与旧章的变动情况。 3.8 印章保管员于每月底将本月的《印信审批表》汇总并装订成册入档，以备查阅及审计。 4 印章使用审批 4.1 对外单位业务联络函、呈送报备相关部门、报告类文件：经办人填写《印信审批表》，经部门负责人/分公司负责人同意后方可用印。 4.2呈送报备对外部门的各类报表、介绍信、个人相关证明：经办人填写《印信审批表》，经部门负责人/分公司负责人同意后方可用印。 4.3 财务票据类：经办人填写《印信审批表》，经财务经理、财务总监同意后方可用印。若财务总监外出且业务关系急需用印，应得到财务总监书面或电话授权方可用印。财务总监返司后立即复核、补签。 4.4合同、协议类文件：经办人填写《印信审批表》，经部门负责人/分公司负责人，同时提供副总裁、总裁签批后的《合同审批表》，方可用印。 4.5工程类变更单、签证单、对外工作联系函：经办人填写《印信审批表》，经部门负责人/分公司负责人，同时提供副总裁、总裁签批后的《工程现场签证、变更审查表》，方可用印。 4.6所有需付款文件：除财务总监工资已授权外，其余均需提供副总裁、总裁签批后的《付款审批表》，方可用印。 4.7印章保管员不得在任何空白、未填妥内容的文件上用印；对于已盖印后不合格需重新盖印的文件需收回旧件进行销毁。 5 印章外借 原则上，公章等重要印鉴均不准外带或外借使用，如遇特殊情况，必须报集团总裁批准后，印章保管人员陪同外出使用，并及时带回公司保管。 6 印章移交、停用 6.1因分公司开办经营需使用印章，由具体分公司发起申请，经行政人资部、副总裁审核，总裁批准后方可与原保管人员交接使用； 6.2因项目结束营业，在清整结束后需移回行政人资部统一保管，填写《印鉴移交表》办好交接手续。 6.3 因印鉴保管人人事异动不再履行保管职责时，需办理移交，清单内容包括：印鉴名称、移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等信息。 6.4 停用的旧印鉴，使用部门、分公司须交回集团行政人资部进行封存。 7 印章责任人权责规范 6.1 各公司负责人做为印章使用的第一责任人，印章保管人做为第二责任人。在履行授权范围内的权力，同时对印章使用的结果承担应有的责任； 6.2《印信审批表》签署的各个责任人必须严格按照自己的权限签署，不得越权，也不得推诿； 6.3印章保管人应认真核对盖章文件、附属文件及用印申请单据。发现问题及时反馈，不发生错用、滥用印章的情况。 6.4未按审批流程及审批要求便随意用印，公司将对第一、二责任人进行处罚，视后果程序承担相关损失，情节严重者还需承担法律责任。 6.5所有信章责任人须认真研读本制度并严格遵照执行。如人员异动，除印章的移交外，应对本制度进行详细的学习及确认。 8 本规定自发布之日起实施，由行政人资部负责解释和修改。 附表格：