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跳脱时间陷阱 —— 摘自《Managing Your Time》 20种时间浪费元素、成因及解决的方法： 计划欠妥 成因 解决方法 1、不明白事情重要性。 确立每一小时的有效计划，在执行时可节省三、四小时，且能获得更好的结果。 2、没有制定系统。 建立系统，包括：计划表、每日目标、优先次序、完成期限。运用整合组织系统。 3、没有时间拟定计划。 花时间做，指定计划应有的优先次序。认清拟定计划初期虽然耗费时间，但会因为比较少时间得到较佳成果而有回收。 4、以危机为导向（假设危机不可避免）。 认清这种谬误，除了上帝的举止之外，大多数危机都能够预先得知的。多给自己一点时间，事先为偶发事故做好应变计划。 5、缺乏自律。 强迫自己定好完成期限，尝试定一个月目标、优先次序及每日计划；列出同事可提供的协助，监控进度，评估成果。 6、害怕许下承诺。 设立目标虽然意味着许下承诺，但也意味着你会知道自己何时将达成目标。 7、没有指出明确结果。 当重要结果被明确指出时，目标就比较容易设立了。 8、无法指定工作的优先次序。 虽然这不是件容易的差事，却是所有管理工作中最能提高生产力的方法。决定好应该把心力集中于什么地方，认清安排优先次序的三个标准（长期重要性、短期紧迫性、发展趋势），列出目标，并依这三个标准排好名次。 9、假定只有几天可以完成工作，因此拟定计划也徒劳无益，或假定计划无论如何都会被紧急事故破坏。 大多数主管每天都会以相同或类似的方式浪费时间，虽然紧急事故可能把一天的工作打断，但如果这天的工作已经事先计划妥当，而且重要工作可以在紧急事故之前完成，或是能在紧急事故之后回头做完，损失就可以减到最低。 10、心里虽有计划，却认为这计划还没重要到可以写下来。 记忆力有时也会出错，在排定优先次序和完成期限以前，也没有任何待做事项清单是完整无缺的。 贪求过多 成因 解决方法 1、不明白事情重要性。 填写三天工作日志，分析自己是否有替同事或别人代劳的倾向，多分派些工作出去，适时拒绝他人的要求。 2、欠缺优先次序与计划。 依四个重要的时间段落（每天、每周、每月、每年）设定目标、优先次序、完成期限，把心思集中在最优先的工作上，不要理会一大堆对个人目标毫无助益的事情。 3、工作时间估算得不切实际。 认清每件事所花的时间要比你想象的长些（莫菲第二定律），分析完成时间被低估的工作，然后增加适当的缓冲时间（20%到50%）。 4、遇到急事立刻反应。 分清急事与要事之间的差别，在短期目标之间找出平衡点，做出反应之前先自问：“最坏的情况会是什么样子？” 5、反应过度。 限制自己的反应，视真正的情况需要，做合理的反应。如果别人能应付，就别插手。要是部属能处理，便分配给他们做。 6、野心太大、成就感需要过高。 控制自己的野心，做人合乎能力和情况的事，问自己企图证明什么。要讲求实际、高瞻远瞩，别再过度自我强求。 7、渴望加深老板印象。 讨论老板真正的意图是什么，认清一件事：对老板来说，长期的成功比短期的印象更重要。 8、过度渴望表现合作的态度。 别再只是因为希望受人赞赏而来者不拒，分清楚与人合作和帮人做事之间的差别，学会在不冒犯别人的情况下拒绝别人，以自己的工作优先次序做为拒绝理由，并在适当时候提供替代方法。 9、人手不足。 让部属得知时间管理技巧，要每个人以每天节省二小时为目标。研究工作日志的可行性，向大家证明这方法可以节省成本。 10、完美主义。 把标准降到合理程度，将时间分配得紧凑一些。 不速之客 成因 解决方法 1、没有处置计划。 拟定过滤计划及方法，安排见面时间。 2、自我膨胀，自认了不起。 承认这点，不要高估自己在别人眼中的重要性，计划只在喝咖啡或用午餐时，才让别人做社交性的拜访。 3、渴望随时挪得出时间。 分清为公事挪出时间和为社交挪出时间的差别。 4、不能实行不见访客的计划。 修改门户开放政策，安排清静时间，过滤访客，找地方躲起来。 5、害怕冒犯别人。 不要过度敏感。 6、门户开放政策。 认清“门户开放”的意思不是指任意开放，而是开放给需要协助的人。以定时关起门来专心工作一段时间的方式，修正门户开放政策，把“开放”改成“有空才候驾”的意思。最好是采取清静时间策略。 7、要求或期望部属多向你请示。 应付例外情况，预期会得到偏离计划的资料，安排每周或每月例行会议的时间，以处理会议之间发生的诸多事务。 8、无法终止别人的逗留。 到别人的办公室、与访客在自己办公室外会面、在门口站着并保持站姿、事先设定来访时间限制、暗示谈话即将结束（“在我离开之前，还有什么事吗？”）；要助理打断你，并提醒你有急事，坦率直言（如：抱歉，我现在得回去做别的事了。“）；起身走向门口。 9、来者