[电脑办公自动化使用教程第04章.ppt

《办公自动化实用技术》电子教案 中国水利水电出版社 第 4 章 办公中的数据分析与处理 【本章内容介绍】 在办公业务实践中，经常需要对大量的业务数据进行分析和处理。如职工工资表中工资的计算、汇总、分析，公司产品销售表中销售额的统计、汇总、合并计算以及人事考勤表中职工请假、旷工、出勤等情况的分析统计等。 本章采用实例形式，以Excel软件操作为例介绍办公业务实践中常见的数据分析与处理方法，主要包括数据的排序、筛选、分类汇总、数据透视、图表制作、公式与函数运用以及数据关联表格的操作。 【本章主要知识点】 Excel表格中内容填充的常用技巧 Excel数据库表格的特殊格式设置 Excel表格中数据有效性的设置 Excel数据库表格中的排序与筛选 Excel数据库表格中的分类汇总操作 Excel数据库表格中的数据透视分析 Excel中的数据图表制作 Excel表格中公式和函数的使用 Excel中的关联表格操作 4.1 EXCEL数据分析与处理概述 在办公业务中，除了文字和表格之外，还需要经常进行有关数据处理，有时候还需要将处理的数据结果用一种图表来进行表现。 1．Excel中的数据库表格简介 数据库就是与特定主题相联系的信息集合。在Excel中，数据库实际上就是工作表中的一个区域，是一个二维表。 2．Excel中的数据分析与处理 Excel中有很多可以进行的数据分析和数据处理功能，包括数据排序、数据筛选、分类汇总、数据透视、合并计算、关联表格处理等。 本章将对上一章的实例进一步进行介绍，包括对报名汇总表进行数据分析，例如：按照某个主题排序、按照指定条件筛选、按照指定字段进行分类汇总、对整个表格进行数据透视分析等；同时，本章还将利用Excel中的公式和函数进行笔试成绩的计算、筛选、查询，与面试成绩进行关联表格的综合处理等。 3．Excel中的数据图表制作 利用Excel，可以轻松、快捷地制作各种数据图表。 这些数据图表可将枯燥的数字形象化，并且通过数据图表可以了解到数据之间的相互关系和变化趋势。 数据图表的类型很多，在办公实践中，使用较多的主要有柱形图、条形图、折线图、饼图、散点图等。 4.2 “报名信息汇总表”数据库的建立 4.2.1 建立“报名汇总表”数据库框架 4.2.2 “编号”列的自动序列填充 4.2.3 定义单元格数据的有效性 4.2.4 使用数据清单添加记录 制作效果 4.3 对“报名汇总表”进行数据分析 本节介绍利用Excel中的有关功能，对“报名信息汇总表”进行数据分析的操作方法，主要包括数据的排序、筛选、分类汇总与数据透视等功能。 4.3.1 对“报名信息汇总表”内容进行排序 1．排序的依据 2．按单个字段排序 3．按多级字段排序 4．特殊排序方式 4.3.2 对“报名信息汇总表”内容进行筛选 1．自动筛选 2．高级筛选 3．高级筛选时的注意事项 4.3.3 对“报名信息汇总表”中数据分类汇总 使用分类汇总，能够在数据库适当位置加上统计结果，使数据库变得清晰易懂。 对于本例，根据需要，可以对“性别”数据进行分类汇总，以便了解不同性别报名情况；也可以按照“学历”进行分类汇总，以便了解不同学历的报名人数；可以对“报考职位”进行汇总，以便了解各个不同职位的报名情况。 在执行分类汇总命令之前，首先应该对数据库按照待汇总字段进行排序。 4.3.4 对“报名信息汇总表”进行数据透视分析 1．数据透视表（图）的概念 2．数据透视表的创建 3．创建数据透视图 4．数据透视表的更新 5．删除数据透视表 4.4 利用数据图表表现数据之间关系 Excel数据图表能将工作表中的数据变为非常直观的图形格式，并且从图表上很容易看出结果，以及数据之间的关系和数据的发展趋势。 4.4.1 利用图表向导创建条形图 利用图表向导方法可以创建嵌入到原工作表中的柱形图表，该图表可以用来反应各地报考各种不同职位的人数情况，其样式效果如图4-27所示。 4.4.2 数据图表的格式设置与内容更新 1．图表的组成 2．图表的格式设置 3．数据图表的内容更新 4.4.3 利用快捷键建立单独的图表并进行格式设置 在上面的向导方法制作图表外的最后一个步骤中选择“作为新工作表插入”，即可制作一个单独的图表工作表。除此之外，Excel中还可以利用F11或Alt+ F1功能键快速制作单独的柱状图表，然后再进行三维效果以及其他项目的格式设置和修饰， 4.4.4 选取不连续区域制作表现各职位报考人数比例的饼图 对不连续区域的数据，也可以制作图表，这在饼状图制作中非常普遍。图4-36的饼图就是如此制作的，它用来反应各个岗位报名人数在总人数中的比例。 4.5 笔试成绩的数据处理 上面的报名情况经过审核、分析和汇