11书面沟通技能解析.ppt

书面沟通的优点： 容易记录，并可长期保留； 可避免由于言辞激烈与上级发生正面冲突； 易于大规模传播，且不易“污染”； 讲究逻辑性和严密性； 可以反复推敲、修改，直到满意为止 书面沟通缺点 耗费时间长； 信息反馈速度慢； 无法运用情景和非语言要素； 有时人们不愿意阅读书面的东西； 你无法了解你所写的内容是否被人阅读 受众导向的文字组织原则 1、受众对信息的第一反应 2、受众到底需要多少信息 3、以何种方式编辑信息以激发受众兴趣 2．Organize your thoughts 组织观点 (1) Batching 分组 (2) Concluding 筛选  (3) Headlining 归纳标题 (4) Strategic ordering有策略地编排  3．Focus the message 提炼材料  ·Imagine the reader skimming 设想读者只是浏览  · “Nutshell” your ideas 概括你的观点  · “Teach” your ideas 灌输你的观点  · Use the “elevator” technique 使用“电梯间谈话”技巧  · Use the “price per word” technique 使用“惜字如金”技巧 5．Edit the document 修改文稿  ·Edit for strategy 从策略上进行修改  ·Edit for macro issues 从宏观上进行修改  ·Edit for micro issues 从微观上进行修改  ·Edit for correctness 就正确性进行修改 实践 写作过程1．Gather information 收集资料files, articles, books, financial statements, interviewing by telephone, world wide web, CD-ROMs, intranet databases, brainstorming, free writing, etc.  4．Draft the document起草文章·Compose in any order 不要在乎写作顺序  ·Avoid editing 不要边写边改  ·Get typed copy 使用打印件  ·Schedule a time gap 安排时间间隔  三、 商务信函 1．信函是商务文书的最主要形式  2．商务信函关系到形象问题  3．信函是商务沟通的重要工具 * 朱纪平 浙江大学管理学院 * 组织内部信息传递的形式。 可以写在白纸上，而不一定是印有组织抬头的信笺。 要求简明扼要，较长信息采用附件。 四个基本要素：日期、主题、送交、发送 有时可包括附件和复印件 不需附加的问候、地址或签名 备忘录 * * 组织内外部信息传递的形式。 要求简明扼要，较长信息采用附件。 使读者在无须大量使用“下滚条”的情况下能读取整篇文章 通过标题栏和首段来吸引读者 需附加的问候、地址或签名 电子邮件 * 发送前检核 是否称呼对方名字并使用了适当的问候语？ 是否已通读电子邮件以检查是否有错误？ 电子邮件的语气是否热情友好？ 是否鼓励进一步联系？ 文档作为附件还是作为邮件正文发送？ 以纯文本格式还是以html格式发送？ 是否使用了主题行？ 邮件主题是否足够吸引读者？ * 电子邮件注意 与不认识或不熟悉的人通信时，使用正式的 语气，包括适当的称呼和敬语。 使用简单易懂的主题行以准确传达要点。 说您要说的话，但简明扼要。 使用易于辨认的字体和大小，商务通信中避免矫饰华丽的风格。 使用显示完整的联系人信息的电子邮件签名或电子名片，包括电话号码和公司名称。 收到合法发件人的电子邮件，及时确认收到。 外出24小时以上，使用自动回复功能。 * 朱纪平 浙江大学管理学院 * 报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求看报告的人之间的信息或建议的交流形式。 报告的最终作用通常是作为行动和决策的基础。 报告的概念 * 朱纪平 浙江大学管理学院 * 报告的部分类型 特别报告 初始报告 例行报告 调研报告 中期报告 操作报告 计划报告 评估报告 设计报告 可行性报告 检验报告 审查报告 建设报告 工作报告 进展报告 正式报告 目击报告 非正式报告 * * 报告