公文与文书档案管理——郭晓文分析.ppt

如：某单位9份2015年的文件，该单位有办公室，业务处室两个部门。其中4份是办公室生成的，5份是业务处室生成的。 这几份文件的排列顺序为： 1.市某局关于开展执法检查的通知（5月16日） 2.市某局关于开展执法检查的通报（6月2日） 3.省某局关于市某局增加工作人员的批复（6月3日） 4.市某局关于增加工作人员的请示（5月17） 5.市某局关于召开上半年业务总结会议的通知（5月15日） 6.市某局上半年业务总结会议议程（7月2日） 7.市某局领导在上半年业务总结会议上的讲话（7月2日） 编页 1、纸质归档文件一般应以件为单位编制页码，每件归档文件从“1”开始流水编号。 2、页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，空白页不编页码。大张的统计表折叠后，未折叠前的图文页面为一页；文件处理单与文件一同归档的，文件处理单也应编制页码。 3、文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。 编件号，盖归档章 根据编号方法，编件号 在文件首页上端的空白位置盖归档章，填写件号及其他项目。 归档章式样 归档文件目录 （1）封面 （2）归档文件整理说明 （3）目录 归档文件电子目录应脱机备份。 归档文件目录封面式样 归档文件目录式样 归档文件目录根据《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（2002年3月1日起施行，DB35/T161-2002）编制。 归档文件目录每年要打印成册,同时要有电子版,电子版须脱机备份保存。 每年10月31日前, 应向各级国家综合档案馆移交档案的机关、企事业单位，应将上一年度形成的文件材料归档整理后的永久、长期档案目录电子数据向同级档案行政管理部门报送。 文书档案的归档电子文件目录电子数据报送 一、主要内容： 1、各级党政机关和应向国家综合档案馆移交档案的社会团体、企事业单位，每年10月31日前要向同级档案行政管理机构报送文书档案归档文件目录永久、长期（或30年）电子数据。 2、各级国家档案馆应于每年12月1日前向省档案局监督指导处报送同级各单位当年报送的电子数据。 二、?数据格式及著录要求 1、数据格式及著录要求应符合《福建省档案目录电子数据报送暂行规定》（闽档[2004]49号）及《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（DB35/T161-2002）的要求。 2、报送档案目录电子数据时应按要求填写《档案目录电子数据报送、接收登记表》，并签字盖章，一式两份。 三、档案目录电子数据报送工作的意义 (1)加强了全省国家档案资源的管理。 (2)加强了档案目录电子数据的安全管理。 (3)加强了馆室档案资源信息的有序衔接。 归档文件目录的著录要求 1、序号：填写归档文件顺序号。 2、档号：全宗号-档案门类代码·年度·保管期限-机构（问题）代码-件号。如：B062-WS·2015·Y-00001。 ?全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字结合标识。 ?档案门类代码·年度：文书用“WS”标识，年度为文件形成的年度，以4位阿拉伯数字标注，如“2015” ?保管期限分别为永久、定期30年、定期10年，分别以“Y”、“D30”、“D10”标示。 件号：用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用 “0”补足，如“0026” 3、责任者： 填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，按全称著录 （一般以文件的印章为准），有统一规范简称的可使用简称，不能使用“本委”、“本局”等简称。 例：中共厦门市委组织部 多责任者间用“；”，超过50个字符（即25个汉字）用“[等]”表示。（多责任者中有立档单位的，立档单位不能省略） 例：厦门市档案局；厦门市民政局[等] 名义上属于个人作者的领导讲话、个人事迹介绍等文件材料，填写个人姓名，必要时在姓名后加上本人的职务、职称或其他身份，并用“（ ）”号括起 例：XXX（XXX市财政局局长） 没有责任者，经考证出来的，用[ ]注明。 例：[厦门市档案局] 审批表，以审批单位为责任者。 4、文号 完整填写文件的发文字号。 例：厦档[2007]23号 会议纪要文号的拟写： 有文号的照抄，没有文号的不填， 出现“[2015]1号”，会议纪要应补成“会议纪要[2015]1号” 文书档案的2种整理方法： 案卷级整理（整理单位：案卷） 文件级整理（整理单位：件） 案卷级整理 文件级整理 整理单位 案卷（卷） 件 依据性文件 《机关档案工作业务建设规范》 （1987年12月4日，国档发[1987]7号） 《厦门市归档文件整理归则实施细则》 （厦档[2016]14号） 《文书档案案卷格式》 （GB/T9705-2008） 《归档文件整理规则》