Excel数据列表的基本处理方法..docVIP

数据列表的基本处理方法 第一节 基本概念 数据列表是一个矩形表格，表中单元格没有进行过合并。 数据列表的一行数据叫做一条记录 数据列表的一列数据叫做一个字段， 数据列表的每一列可以有一个名字——字段名，如果一个数据列表有字段名，则一定是在数据表列的第一行。 图：数据列表的基本概念 如果表格中有单元格由2个以上的单元格合并而成，那么这个这个表格就不是数据列表。 图：非数据列表的例题 对于数据列表，excel可以进行数据表的排序、筛选、分类汇总、做数据透视表、多表的合并计算等操作，也可以使用数据库函数对其进行处理等。而非数据列表不能做上述操作，也不能运用数据库函数等。 第二节 数据列表的数据筛选 数据筛选是对一个数据列表，筛选出满足给定条件的数据行（记录）。对不满足条件的数据行（记录）进行隐藏，使其不显示出来。 Excel的数据筛选分为自动筛选和高级筛选2种。 一、自动筛选 自动筛选是excel对使用“自动筛选”命令的数据列表的每一个字段的字段名（没有字段名的数据列表则是每一个字段的第1行）设置一个筛选条件设置下拉列表框，使用者可根据需要设置筛选条件。 数据列表自动筛选的操作要点： 1、选定需要进行数据筛选的数据列表； 2、使用excel的数据列表“自动筛选”命令（使用该命令后，数据列表第1行各个字段傍出现设置筛选条件的下拉列表的按钮）； 3、设置鼠标点击设置筛选条件的下拉列表的按钮，然后设置筛选条件，得到数据列表中满足筛选条件的记录。 例：对如下的工资表进行自动筛选 1、对工资表使用自动筛选命令 2、筛选出财政局的所有职工 筛选结果： 注：虽然仅显示了4行数据，但其余行的数据仅被隐藏了，而没有被删除。 3、筛选出基本工资在3000元以上的所有职工 筛选结果： 4、筛选出财政局工资在3000元以上的所有职工 该筛选要求需要对2个字段设置筛选条件，“单位”字段设置筛选条件选出所有财政局的职工，“基本工资”设置筛选条件选出工资在3000元以上的职工，这样最后的筛选结果就同时满足2个条件。筛选条件设置方法见前面的例题操作，筛选结果如下： 注：excel自动筛选中，如果两个以上的字段设置了筛选条件，则这些筛选条件是“并且”的关系，即选出的记录只能是同时满足这些条件的记录，而不能选出只满足其中一个或一部分条件的记录。如果给出几个筛选条件，而要选出满足其中一个或一部分条件的所有记录，则需要使用高级筛选命令。 二、高级筛选 1、高级筛选的基本概念 Excel的高级筛选是在数据列表的区域外，另外在一个矩形区域中根据筛选要求设置筛选条件，高级筛选命令则根据给定的数据列表的区域引用和筛选条件的区域引用，得到筛选条件，并对的数据列表进行筛选。 高级筛选可灵活设置各种筛选条件，并对多个筛选条件进行组合，这种筛选条件的组合可以是要求几个条件同时成立，也可以是只要求一部分条件成立。要使用好excel的高级筛选，则必须掌握筛选条件的设置方法和组合方法。 2、高级筛选条件的设置方法 高级筛选的筛选条件是设置在一个矩形区域中，这个区域叫做条件区域，条件区域可以在工作表的任意区域，但不能与要进行筛选的数据列表重迭。条件区域的基本格式如下： 字段名 字段名 …… 字段名 条件11 条件12 条件1m 条件21 条件22 条件2m …… 条件n1 条件n2 条件nm 条件区域最少由2行1列构成，条件区域的第1行必须是数据列表中的字段名。 条件ij的书写有一个的格式要求，格式为： 关系运算符 条件值 由每一列的字段名与这一列的一个“条件ij”构成一个完成的筛选条件。 如果一列中有多个条件，则构成多个筛选条件，同一列的多个条件为“或者”（OR）的关系。 一个条件区域可以由多列构成，同一行同一列的条件为“并且”（AND）的关系。 不同行的条件为“或者”（OR）的关系。 例1： 基本工资 3000 该条件区域构成的完成筛选条件为： 基本工资3000 即，基本工资大于3000元 例2： 基本工资 3000 1000 该条件区域构成2个条件，且这2个条件为“或者”（OR）关系： 基本工资3000 OR 基本工资1000 即基本工资大于3000元或基本工资小于1000元。 例3： 基本工资 基本工资 1000 3000 这个条件区域构成2个条件，且这2个条件为“并且”（AND）关系： 基本工资1000 AND 基本工资3000元 即基本工资在1000元至3000元之间 例4： 基本工资 单位 3000 财政局 这个条件区域构成2个条件，且这2个条件为“并且”（AND）关系： 基本工资3000 AND 单位=”财政局” 即“财政局工资