办公室秘书需掌握的公文写作类型.doc

办公室秘书需掌握的公文写作类型 一、会议纪要 二、公告、通报、简报 三、通知、意见 四、决定、决议 五、请示、批复、函 六、报告 会议纪要、会议记录 （一）会议纪要 1．概念 会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。 2．会议纪要与会议记录的区别 会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。 3．主要分类 1）工作会议纪要。它侧重于记录贯彻有关工作方针、政策，及其相应要解决的问题。如，《全国民族贸易和民族用品生产工作会议纪要》，《全省基本建设工作会议纪要》。 　　 2）代表会议纪要。它侧重于记录会议议程和通过的决议，以及今后工作的建议。如《××省第一次盲人聋哑人代表会议纪要》。 　　 3）座谈会议纪要。它内容比较单一、集中，侧重于工作的、思想的、理论的、学习的某一个问题或某一方面问题。如，《十省区、十个路局整顿治安座谈会纪要》。 　　 4）联席会议纪要。它系指不同单位、团体，为了解决彼此有关的问题而联合举行会议，在此种会议上形成的纪要。它侧重于记录两边达成的共同协议。 　　 5）办公会议纪要。对本单位或本系统有关工作问题的讨论、商定、研究、决议的文字记录，以备查考。 　　 6）汇报会议纪要。这种会议侧重于汇报前一段工作情况，研究下一步工作，经常是为召开工作会议进行的准备会议。 　　 7）技术鉴定会纪要。 　　 8）科研学术会议纪要，包括年会纪要。 5. 结构形式 1）标题会议纪要的标题 有两种格式：一是，会议名称加纪要，如，全国财贸工会工作会议纪要；二是，把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题式的。如，关于加强纪检工作座谈会纪要； 2）开头部分 简要介绍会议概况，其中包括： 　　 (1)会议召开的形势和背景； 　　 (2)会议的指导思想和目的要求； 　　 (3)会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者； 　　 (4)会议的主要议题或解决什么问题； 　　 (5)对会议的评价。 3）文号、制文时间 文号写在标题的正下方，由年份、序号组成，用阿拉伯数字全称标出，并用“【】”插入，如：【2004】67号。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求，但是在办公例会中一般要有文号，如“第XX期”、“第XX次”，写在标题的正下方。 　　 会议纪要的时间可以写在标题的下方，也可以写在正文的右下方、主办单位的下面，要用汉字写明年、月、日，如“二〇〇二年八月十六日”。 4）正文部分 它是纪要的主体部分，是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。 　　 5）结尾部分 一般写法是提出号召和希望。 6．格式内容 1) 标题。由会议名称+会议纪要构成。 　　 2) 导言。介绍会议召开的基本情况，如时间、地点，参加人，讨论的问题。 　　 3) 会议的成果及议定的事项。应逐项列出。 　　 4) 希望。 （二）会议记录 1、例文一： 会议名称　会议时间 会议地点　记录人 出席与列席会议人员 缺席人员 会议主持人　审阅 　签字 主要议题 发言记录： 例文二： ××公司办公会议记录 时间：一九××年×月×日x时至x时 地点：公司办公楼五楼大会议室 出席人：××× ××× ××× ××× ××× …… 缺席人：××× ××× ××× …… 主持人：公司总经理 记录人：办公室主任刘×× 主持人发言：(略) 与会者发言：××× ……………………………………………………………… ××× ……………………………………………………………… 散会 主持人：×××(签名) 记录人：×××(签名) (本会议记录共×页) 2、会议记录应该突出的重点有： （1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； （2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； （3）权威人士或代表人物的言论； （4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； （5）会议已议决的或议而未决的事项； （6）对会议产生较大影响的其他言论或活动 公告、通报、简报 （一）公告 概念 公告是一个词语，其意思是政府、团体对重大事件当众正式公布或者公开宣告，宣布。国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》，对公告的使用表述为：“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。其中包含两方面的内容：一是向国内外宣布重要事项，公布依据政策、法令采取的重大行动等；二是向国内外宣布法定事项，公布依据法律规定告知国内外的有关重要