办公自动化概述与计算机基础知识.ppt

第1章 办公自动化概述与计算机基础知识 1.1 办公自动化概述 1.2 计算机基础知识 1.1 办公自动化概述 办公自动化（OA，Office Automation），是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加的背景下，发展起来的一门综合性学科。 信息技术即IT（Information Technology）发展推动了整个社会的信息化过程，并改变了传统的办公模式。计算机、打印机、复印机等办公设备的出现，更使得办公自动化的程度越来越高。因此办公人员只有掌握办公自动化相应的操作技能，才能胜任现代化办公，逐步提高工作效率。 1.1 办公自动化概述 1.1.1办公自动化定义 办公自动化（Office Automation，简称[OA]）。它是利用先进的科学技术（如信息技术、系统科学和行为科学等），不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备（即借助于人以外的各种设备），并由这些设备与办公人员构建成服务于某种目标的人——机信息处理系统，从而不断提高各种办公活动的自动化程度。其目的就是尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作效率和质量，以达到既定目标。 1.1 办公自动化概述 一个完整的办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存四个环节。 1.1 办公自动化概述 1.1.2办公自动化的发展状况 我国的OA产业从七十年代末发展至今，其发展过程分为以下三个阶段： 第一阶段： 1985年以前，是我国办公自动化发展的准备期。主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等； 第二阶段：1985年—1990年，是我国办公自动化系统的发展期。 主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文字排版输出和进行人事财务等信息的管理等； 第三阶段：1990年至今，是我国办公自动化系统完善普及期。以知识管理为核心的办公自动化系统。主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，利用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。 1.1 办公自动化概述 1.1.3办公自动化系统的功能 办公自动化系统的基本功能如下： 文字处理 数据处理 语音处理 图形和图像处理 通信功能 文件处理 电子日程管理 电子行文办理 视频会议 1.1 办公自动化概述 1.1.3.1文字处理 1．编辑文档的功能。 2．文档版式编排的功能。 3．使用模板格式化文档。 4．表格的使用。 5．文档的智能检查功能。 1.1 办公自动化概述 1.1.3.2 数据处理 1．方便快捷的数据录入。 通过制作一张电子表格，可以对数据进行快速的录入，而且在录入的过程中还可以灵活的插入数据行或列、对有规律的数据实现自动生成、根据函数生成特定的基于数据表的数据、自动计数等功能。 2．根据数据快速生成相关图形或表。 为了更好的表达数据统计的结果，我们往往使用图形或者图表。对于一个录入完毕的电子表格，我们可以根据电子表格强大的内嵌功能进行图形或者图表的生成，可以自由的选择模板进行生成相关图形或图表，而且当表格中的数据发生变化时，图形或图表也会根据新的数据发生相应的变化，有利于数据更新。 3．强大的数据统计功能。 除了对数据表进行简单的统计外，电子表格中还专门针对企业的日常需要设计了各种统计数据的方法，通过使用这些统计方法，用户可以很方便的制作出工作使用的各种数据统计文件。 1.1 办公自动化概述 1.1.3.3 语音处理 语音处理技术是是计算机应用人工智能技术将人的语音自动转换为文字和指令、使计算机具备听觉功能的技术方法。OA里语音处理功能主要包括以下两个部分： 1．语音合成。 语音合成技术是计算机模仿人的语音生成过程，使计算机控制音响设备合成人工语音。 2．语音识别。 语音识别是计算机应用人工智能技术将人的语音自动转换为文字和指令、使计算机具备听觉功能的技术方法。语音识别技术可以通过发音方式，发音时的孤立词、连结词或自然语言的连续语音等对语音进行识别。其可识别字符的范围分为大、中、小不同类型；适用对象，分为特定人和非特定人系统。 1.1 办公自动化概述 1.1.3.4 图形和图像处理 1．图形和图像的输入。 图形和图像的输入功能是处理功能的基础。图形和图像输入的方式有很多种。最常见的图形输入方式有：鼠标器、数字化图形板、扫描仪等。常见的图像输入方式有：扫描仪、数码相机等。 2．图形和图像的存储和编辑。 图形和图像的存储是把经过设备输入的图形或者图像存储到计