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关于大修、技改及科研项目档案归档的调研报告 随着公司的日趋发展壮大，生产工艺管理技术也日臻完善。公司对固定资产在长期使用中的主要部位有形磨损、腐蚀、老化、变形到一定程度的部分进行周期性的更换和修理，以恢复其原有的生产能力；对现有生产设备和与之配套的相关设施，利用成熟适用的先进技术进行完善、配套改造，以消除其重大隐患和缺陷，确保公司生产经营工作的正常进行。且07年以来，公司坚持以科技创新推动生产管理和技术进步，出台鼓励政策，广泛发动各级生产技术管理人员，集思广益、开拓创新，针对生产中存在的薄弱环节展开攻关，取得了较好的效果，创造了良好的经济效益。与上述的活动同步产生了一批对公司生产、研发有保存价值的各种形式的文件。 近期，笔者就产生保存这些资料的相关部门进行了调查走访，并对生成的这些资料的保管问题谈一些初浅的看法。 一、基本情况 通过对公司相关部门生产经营所形成资料的调查，以及对公司相关工作程序的了解，清楚生产技术部是公司大修、改造项目、特种设备的归口组织管理部门。生产技术部负责组织年度大修、技改计划的审查和上报；负责大修、技改项目竣工资料的审查、归档；负责组织建立设备台账。 据统计，从07年至今，公司大修项目共计45项、改造项目10项、科技创新项目72项。目前生产技术部主要存有以下四类资料： 1.大修、技改项目资料：07年大修项目4项、技改项目3项；08年大修项目10项、技改项目3项；09年大修项目11项、技改项目3项；10年大修项目9项、技改项目1项；11年大修项目11项。 2.特种设备报检资料：特种设备的报检由生产技术部负责，按国家对特种设备监察管理规定组织检验，其产生的报检资料也具有年度性、周期性。 3.设备台账：生产技术部是负责建立设备台账的归口管理部门，并且根据大修、技改及其它建设对设备台账的内容进行增减，据了解设备台账由其部门设备专工负责管理，并且是以电子版保存，并未产生纸质资料。 4.科技创新资料：从出台鼓励科技创新政策，促进公司经济效益以来，自07年起，公司每年都有一批科技创新项目受到表彰。其中，07年16项、08年20项、09年20项、10年16项。 二、上述资料存在的主要问题 （-）集中存在的问题： 1.这些资料自产生以来就存于其产生的部门，分散在部门相关负责人的手中，并未被公司档案的归口管理部门集中统一管理。 2.公司的《档案管理制度》对大修、技改及科研项目档案无相应的档案管理条例，也无相应的管理办法对其加以指导收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用。 3.无大修、技改及科研项目档案的分类方案，无明确的分类依据、类别标识及类目范围。 4.无相应的文件归档范围和保管期限表。 （二）具体存在的问题： 1.大修、技改项目档案，无统一的格式，形成的档案资料的形式多种多样，不利于保管与提供利用。通过抽查实体资料，发现其组成内容上还存在以下共通的问题： （1）无大修、技改单位的公章； （2）部分资料为复印件，且无对其有效性的说明； （3）部分资料中无批准、审核、编制单位公章。 2.设备台账是以电子版形式保管，并无纸质版本。电子版的保存形式，也未按电子文件的归档要求归档，容易发生丢失的现象，不利于保管利用。 3.科技创新资料的申报材料应该归档，但据了解目前公司科技创新技术只是在公司内部认可，并未在地区、省及全国范围内推广，其形成的资料也是电子版的，只有评审打分表是纸质的。 三、建议 1.集中统一管理大修、技改及科研项目档案，即能确保上述档案资料能够及时统一在档案管理部门，便于利用与保管。 2.在对公司大修、技改及科研项目等充分详细调研的基础上，修订原有的档案管理体系文件与标准。以简化整理、深化检索为原则，制定出符合公司实际的完善的档案管理体制。 3.制定切合实际的归档办法，归档范围及归档要求精细化、流程化，并能够基本利用。 4.大修、技改及科研项目档案的装订格式应该统一，要求上述项目的归口管理部门严格审查归档文件，确保文件齐全、完整、准确、系统，并确保其有效性，然后按相关程序移交档案室。 四、下一步工作思路及要点 1.强化档案意识，坚持档案是企业的核心信息资产的观念。转变认识，在进行生产经营各项活动的同时，做到文件资料的及时归档。改变过去被动收集归档的模式，积极主动的收集、整理、审查各类档案，然后有序移交档案室。确保档案信息的真实、完整与有效。 2.收集、梳理生技部移交过来的大修、技改及科研项目档案资料，将检查出的问题一一列出，反馈回移交部门重新整理、归档。 3.联系生技部确定2012年（包括2011年遗留）大修、技改项目事宜，未雨绸缪，做好2012年档案收集的准备工作。 4.配合办公室及档案室领导安排，做好2012年档案室规范化建设的各项工作。重点是档案规范化整理工作，使档案室下一步数字化、信息化建设能够顺利开展。