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研究生论文及答辩材料归档须知（新） 研究生毕业论文及答辩材料是我校教学档案的重要组成部分，必须按归档制度和要求整理归档，由学校档案馆科技档案室集中统一管理。根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规文件，结合我校的实际情况制定本《研究生论文及答辩材料归档须知》。 一、研究生毕业论文及答辩材料的归档范围及保管期限 1、研究生毕业论文及答辩材料的归档范围和保管期限 序号 类目名称 保管期限 1 论文打印原件(1份) (应装订) 长期 2 中英文上网著录单各一份（打印） 长期 3 光盘(存放论文及中英文著录单) (1份) 长期 4 论文答辩材料（若干份） 长期 2、论文答辩材料的归档范围和保管期限 序号 类目名称 保管期限 1 中国地质大学学位申请书及评定书 长期 2 学位论文答辩委员会组成审批表 长期 3 攻读硕士（博士）学位研究生毕业论文学术评议书 长期 4 学位授予决定 长期 5 学位论文答辩委员会表决票 长期 6 同行专家评议意见书 长期 7 博士学位论文专家评阅书 长期 8 外语合格证(综合课考试合格证) 长期 9 最后学历学位复印件（同等学历） 长期 10 专家推荐书（博士同等学历） 长期 11 获奖证书复印件（博士同等学历） 长期 二、研究生毕业论文及答辩材料的归档要求及流程 1、研究生归档须知及归档流程。 （1）研究生在毕业答辩完毕后(一个星期内)即应按要求整理论文归档材料。首先登陆档案馆网页，了解论文归档的相关规定，并下载中英文《学位论文档案上网著录单》，按要求认真填写，需使用A4纸打印，完成后送交导师用钢笔签字。没导师签名，各学院研究生秘书不予验收，科技档案室亦不予验收。 （2）必须将论文及中、英文著录单的电子文档刻录成光盘，并确保光盘质量。 （3）如有技术保密和密级的论文请在研究生院领“密级审定表”，由研究生院上报校保密委员会审批。 （4）将整理好的毕业论文原件（1本）、中英文上网著录单各一份（打印）和光盘（存放论文及中英文著录单）装入《科技档案归档袋》，并在此档案袋封面注明本人姓名、学号、所在学院。将此《科技档案归档袋》送交所在学院研究生秘书处，经研究生秘书验收合格后（一定要确认光盘能顺利打开），方可在《研究生离校手续单》上加盖各院系《研究生论文档案验收专用章》，此章不需要到档案馆科技档案室加盖。 2、学院研究生秘书和研究生院学位办归档须知及流程 （1）学生毕业答辩前（即每年4、5月份和11、12月份），各学院研究生秘书请到档案馆科技档案室领取《科技档案袋》（档案袋中装有一份《学位论文档案上网著录单》的中文表样和一份《研究生论文归档说明和填表说明》，请各毕业生认真阅读），并分发给每位本年毕业研究生。 （2）研究生毕业答辩完毕后，各学院研究生秘书需按《学位论文答辩材料的归档范围》收集整理研究生学位论文答辩档案材料，并剔除不属于归档范围的材料。 （3）研究生送交《科技档案归档袋》时，各学院研究生秘书必须仔细验收学生所交档案材料是否齐全，并确认光盘是否能顺利打开，以及《学位论文档案上网著录单》是否由本人及导师的钢笔签字。对符合以上要求的，方可在《研究生离校手续单》上加盖各院系《研究生论文档案验收专用章》，凡归档不齐全者不予盖章。 （4）将收集整理齐全的研究生学位论文答辩材料合并装入各研究生送交的《科技档案归档袋》中，同时登陆档案馆网页或研究生院网页，下载并填写《硕士研究生论文及答辩材料档案案卷移交目录》或《博士研究生论文及答辩材料档案案卷移交目录》，打印一式两份。 （5）学位论文及答辩材料收集整理完毕后，请将《科技档案归档袋》、《硕士研究生论文及答辩材料档案案卷移交目录》、《博士研究生论文及答辩材料档案案卷移交目录》，于学生毕业次年2月至7月前移交档案馆科技档案室。 （6）研究生院每年向档案馆提供一份当年授予学位的研究生名单（具体项目包括学号、姓名、所在学院），通过邮箱发送电子文档即可（科技档案室邮箱archive@cug.deu.cn或dacw cug.deu.cn）。 3、外国留学生研究生毕业论文及答辩材料的归档要求和流程与本国研究生一样。但国际合作处需每年向档案馆科技档案室提供一份当年毕业的外国留学生研究生的名单（具体项目包括学号、姓名、所在学院），通过邮箱发送电子文档即可（科技档案室邮箱archive@cug.deu.cn或dacw cug.deu.cn）。 三、相关表格的填写要求及说明 （一）《学位论文档案上网著录单》（附表1）填写要求与说明： 1、按著录单上所设项目认真填写，内容准确； 2、“论文日期”一栏填论文封面上的时间； 3、“论文页数”指从论文封面算起，凡有字的一面算一页，再加上论文正文的最后页号。例如：从论文