捷亿隆机械公司文件管理控制程序文件.docVIP

文件名称 文件控制程序 版 次 A/1 页 次 1/3 文件编号 11-1-JZ-010 制订时间 1、目的 对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2、范围 适用于与质量管理体系有关的文件控制。 3、职责 3．1总经理负责批准发布质量手册。 3．2管理者代表负责审核质量手册。 3．3各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 3．4技质部负责组织对现有体系文件的定期评审及日常管理。 3．5各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 4．程序 4．1文件分类及保管 4．1．1质量手册（包含了所有过程控制的程序文件），由技质部备案保存。 4．1．2、公司第二级质量管理体系文件分为两类： 1）各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）；部门质量记录文件等。由各相关部门自行保存并报技质部备案存档； 2）其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。 4．1．3公司级质量管理体系文件的编号 4.1.3.1质量手册、程序文件、作业文件、技术标准等统一如下： □□-□-□□-□□□ 流水号 部门代码 一、二阶文件代号：1、2 公司代码：11 4.1.3.2记录编号： 11ZJA———□□-□□□ （公司质量记录代码） — （部门代码） —（流水号） 文件名称 文件控制程序 版 次 A/1 页 次 2/3 文件编号 11-1-JZ-010 制订时间 4.2公司及各部门代码规定如下： 公司代码：11 技质部：JZ，财务部：CW，生产部：SC，办公室：BG，开发部：KF，工段：GD。 4.3文件在发布前应经过编写、审核、批准，以确保文件是适宜的： 质量手册由技质部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由技质部负责登记、发放； 2）应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件收发、回收记录》。 4．4文件的受控状况 文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面上加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。 4．5文件的更改 1）质量手册由技质部组织更改，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由技质部发放。技质部应保留文件更改内容的记录； 2）其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料； 3）文件更改时应注明更改状态标识（更改内容下画黑粗线并加盖受控印章）和更改生效时间（文件更改申请被批准之时）并用《文件更改通知单》通知文件使用部门或使用人。 4）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 4．6文件的领用 1）文件使用者应填写《文件收发、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。 2）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。 4．7文件的保存、作废与销毁 4.7.1文件的保存 1）与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方； 2）各部门文件由本部门资料员保管。技质部每季度对各部门文件保管情况进行检查； 3）对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每三个 文件名称 文件控制程序 版 次 A/1 页 次 3/3 文件编号 11-1-JZ-010 制订时间 月应将清单副本报技质部备案，如内容没有变化，应通知技质部； 4）任何人不得在受控文件上乱