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人事档案管理办法 第一章 总则 第一条 为加强和规范员工档案管理，根据《中华人民共和国档案法》及其他相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本办法。 第二条 人事档案是在单位或组织在招聘、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关资料。是全面地考察和了解员工的主要依据。 第三条 凡被公司招聘并录用的人员，均应同时拥有个人社会档案和公司内部档案（包括电子档案和文本档案各一套）。 第二章 员工档案种类及应用 第四条 个人社会档案：本公司员工的个人社会档案原则上要求均在襄垣县人才就业信息市场托管，并随员工工作关系予以转接。 第五条 公司内部档案：公司员工内部档案作为个人社会档案的补充，统一在公司存档，由综合管理部管理，以方便工作需要，并按年度视情况移交归存到个人社会档案。 第六条 公司内部员工档案包括以下内容： （一）《面试登记表》、《面试评价表》、《入职登记表》、身份证及户口本复印件、最高学历证书及相关职称资格证书复印件、其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。 （二）《劳动合同》、《员工转正申请表》、职务任免文件、公司内部调令、年度绩效考核表、退休文件、解除劳动合同证明书及其他文件资料。 （三）社会保险转移缴纳证明、工伤事故处理记录等资料。 （四）《培训服务协议》、奖惩记录文件等其他资料。 （五）参加党团资料文件等。 第三章 档案收集程序及归档标准 第七条 档案收集办法 （一）个人社会档案：由襄垣县人才就业信息市场出具档案接收证明文件，员工个人持证明文件到档案托管机构办理调档手续。移交社会档案的材料需在公司内部员工档案中存留。 （二）公司内部档案：公司新入职员工一律由综合管理部负责形成档案。 第八条 归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清晰，对象明确，有承办单位盖章及形成时间日期。 第四章 员工档案借阅 第九条 总经理、综合管理部分管领导、综合管理部主任、人力资源主管有权查阅公司全体员工档案，各分管领导有权查阅分管部门员工档案，其余人员查阅公司员工档案的需填写《档案查/借阅审批表》，由综合管理部主任及综合管理部分管领导核准后方可查阅。 第十条 有关国家机关或相关人员若需查阅员工档案，应持单位介绍信、本人工作证并填写《档案查/借阅审批表》，经总经理批准后方可查阅。 第十一条 员工档案原则上不得外借，特殊原因需要外借的应严格履行登记审批手续。 第十二条 查阅档案应该严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈画或抽取撤换档案材料，不得泄露档案内容。 第五章 档案的存档期限及销毁要求 第十三条 正常离职的员工，其公司内部档案保管期限为5年。非正常离职的员工，档案永久存留。 第十四条 公司内部员工档案销毁工作由综合管理部负责进行，在办理相关手续后安排专人到专业场所销毁，任何人不得擅自销毁公司内部员工档案。 第六章 档案编号及其他 第十五条 公司内部员工档案编号管理，档案编号为6位数其具有唯一性，第一位为部门编号（发电运行部编号为“1”，检修部编号为“2”，综合管理部编号为“3”，财务部编号为“4”，安全生产技术部编号为“5”，经营部编号为“6”）第二、三位为入职年份，后三位为员工编号。公司内部员工档案编号则为员工本人的工号，与员工信息有关的物品保持一致，以便检索。 第十六条 个人社会档案的转接由本人按照相关机构规定自行办理，原则上要求与劳动关系一起转移。由综合管理部负责移存公司内部员工档案内需要到个人社会档案的资料，原则上每年进行一次，离职或解除劳动关系时移存一次。 第十七条 公司内部员工档案由专人进行管理。管理人员必须按照归档范围认真收集、甄别和整理员工档案材料，并按规定办理日常的查阅、借用、传递、保管及保密工作，确保档案的完整与安全。 第七章 处罚办法 第十八条 未能按公司要求调入个人社会档案或未能按公司要求提供公司内部员工档案所需资料者，立即无条件解除其与公司之间的劳动关系。 第十九条 发生以下情况的，取消其当月绩效工资： （一）未经许可，擅自调阅公司内部员工档案的； （二）擅自散播档案内容的； （三）擅自涂改、圈画或抽取撤换档案材料的； （四）擅自销毁员工档案的； 情节严重的将追究相关责任人的经济和法律责任。 附则 第二十条 本办法由综合管理部负责修订解释。 第二十一条 本办法自公布之日起实施。 山西中节能潞安余热发电有限公司 二○一四年九月十五日 附件1： 山西中节能潞安余热发电有限公司 档案查/借阅审批表 申请人单位及