外销业务操作流程..docVIP

外销业务操作流程指南 外销员： 回复询盘： 1、认真报价 （1）与工厂核对最新产品价格（2）查当日最新汇率（3）核算价格，单价条款要明确 （FOB, CFR, CIF）（4）交期要明确，并与货代联系询最新海运价格。（5）报价单中各种参数一定要准确，尤其是集装箱的装量。（6）付款方式要确认（LC, TT）。2、制作样品（1）收取客户打样费，如无必须和总经理确认才能垫付。 （2）安排工厂打样。 （3）一定要客户确认样品再下单。 客户下单： 1、做外销合同或PI（1）公司名称、客户名称一定要对，要逐一检查（2）订单号，PI的时间一定要正确（3）商品名称一定正确（4）单价金额、总金额和大写金额一定要正确核准（5）产品编号、数量、规格型号、质量及外包装要求都要核对标注清楚（6）一定要有正确的本公司正确的银行信息 2、制作内销采购合同 （1）公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对，要逐一检查. （2）产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个检查，确保没有错误。（3）合同其他条款一定要做细做全。 （4）质量要求、验货方式要写详细、清楚。 （5）确认付款方式（6）确认出了问题的解决办法和索赔方式 3、业务审批：内外销合同必须由总经理签字审批，才能进行操作执行。合同通过后，首先进行业务合同表登记。按表格的项目如实填写。登记表要由业务员签名，并再经公司总经理签字，业务员把内外销合同交给跟单员跟进。 工厂生产及后续 配合QC一起协商制定产品质量要求标准，并让工厂确认。 （2）等收到客户银行预付款水单再安排工厂生产。 （3）核对内销合同金额，支付预付货款（含打样费、模具费等）（4）督促并了解产品生产进度，及和工厂明确交货期限。 （5）做好成本卡片记录及业务统计表登记。 （6）通过出货验货合格、入仓等业务完成后，及时做好业务结算清单。 跟单员： 1.客户询盘：一般在客户下perchase order之前，都会有相关的order inquiry给外销员，做一些细节上的了解。 2.得到订单：制作订单PI。 3.下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 4.下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产 (1)如果是l/c付款的客户，通常是在交货期前1个月确认l/c已经收到，收到l/c后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 (2)如果是t/t付款的客户，要确认定金已经到账。 (3)如果是放帐客户，或通过银行D/P等方式收汇等，需总经理确认。 5、打预付款给工厂（1）核对工厂账号信息（2）核对本公司会计打款的账单信息（3）电话跟踪工厂钱款是否到帐6、跟踪生产进程（1）随时掌握生产进程（2）确认货物尺寸、重量 7.制备基本文件:工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件(应由业务跟单员制作，交给单证员)。 8.商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 8.租船订仓 (1)如果跟客人签定的合同是fob china条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ingorder)，通常在开船一周前可拿到定仓纸。 (2)如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 (3)如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 (4)向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。 8.1、要价格（海运或空运）（1）多找几个货代比对价格和船公司（2）选定价格和货代公司（3）确定好付款方式（预付还是月结）8.2、快递报关单证（1）快递报关单证给货代报关（报关单、agent报关委托书、核销单、出口货物明细单、装箱单、CI、销售合同，空白单）（2）确认报关信息8.3、通知客户打余款（1）通知客户货已生产完成，拍照（2）及时让客户打余款（3）安排客户验货8.4、打余款给工厂（1）验货（2）打余款给工厂（3）工厂安排