I4.0事业部会议管理办法修改版.docVIP

株洲联诚集团有限责任公司地铁铝部件事业部工作手册 文件编号 LC-WI-5-DT-01 文件版本 B/1 事业部会议管理办法 提出 更 改 记 录 日期 更改项 更改日期 更改者 审核 换版为B/1 日期 批准 日期 1 目的 为规范事业部会议管理，改善会议质量，提高事业部整体工作效率，特制定本制度。 2 适用范围 适用于本事业部所有会议管理。 3 职责 3.1 综合管理部负责事业部会议的统筹协调、安排会议场地及本制度的执行监督； 3.2 会议组织召集人或主办部门协助综合管理部进行会议的组织工作，即：总经理主持的会议由综合管理部负责通知与会人员，其他主管领导或者个人主持的会议（培训、接待会、评审会）由组织召集人自行通知与会人员； 3.3事业部各项例会会议纪要由各部门指定专人负责，其他会议由组织召集人指定人员做好会议纪要； 3.4 综合管理部负责对违反本制度的行为进行考核； 4 内容规定 4.1 会议计划与统筹 4.1.1 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会； 4.1.2 各类会议的优先顺序为：事业部月度例会、事业部周例会、事业部临时行政会议、部门会议、专业会议； 4.1.3 会议场地设：一会议室（海外三楼）、二会议室（海外二楼），三会议室（地铁二楼）、四会议室(海外三楼) 、客户室（海外二楼）、西门子会议室（海外二楼）。 4.1.4 所有会议场地使用者以及负责人必须遵照以上要求来组织、安排会议场地。即所有需要用会议场地者（会议组织者、培训组织者、外宾接待者）必须先到综合管理部进行会议场地需要的申请。所有会议室由综合管理部(OA事务员)负责统一安排。如需投影仪或者麦克风等仪器的须到会议场地负责人处登记后方能借用，场地负责人负责投影仪的调试，其他非仪器的准备工作（横幅、招待品）由相关责任人自行负责安排； 4.2 会议内容 4.2.1 己列入事业部的例行会议如下： 4.2.1.1联诚地铁月度重点工作讨论会 时间：每月月底 主持：总经理 与会人员：事业部领导、各部门经理、各车间主任 记录人：综合管理部经理 4.2.1.2联诚地铁月度重点工作会议 时间：每月月初 主持：总经理 与会人员：事业部领导、全体管理人员、各班组长（含辅助） 记录人：综合管理部经理 4.2.1.3联诚地铁总经理办公会议 时间：每周六上午9:30 主持：总经理 与会人员：事业部领导、综合管理部经理、物流管理部经理、项目经营部经理、制造部经理 记录人：综合管理部经理 4.2.1.4生产周工作例会 时间：每周四下午14:00—16:00 主持：生产副总经理 与会人员：各部门经理、各车间主任、调度员、项目经理、发送主管、计划员及相关人员； 记录人：制造部计划员 4.2.1.5 季度供应商质量分析会时间：一季度一次 主持：质量副总经理 与会人员：质量工程师、采购员、供应商代表、及相关人员； 会议内容：通报上月供应商发生的质量问题，提出解决办法和措施；信息收集人：质量技术员； 记录人：质量管理部 4.2.1.6 日常工作会议 时间：根据需要不定期进行 主持：根据会议内容 与会人员：会议涉及的相关人员； 记录人：会议指定记录人 4.2.2 属下列情况之一者，按“谁召集，谁通知”的原则进行会议通知： 4.2.2.1 未列入事业部例行会议； 4.2.2.2 例会需对会议议题、会议时间、会议资料、会务安排等作特别说明； 4.2.2.3 其它提拟人认为应另行通知的情况； 4.2.3 会议通知形式一般为口头或电话通知 4.2.4 会议的其它准备工作 4.2.4.1 会议提拟部门应提前做好会议资料准备的组织工作； 4.2.4.2 会议组织部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等； 4.2.4.3 事业部召开的公司级会议和各种例会会务统一由综合管理部负责； 4.3 会议组织 4.3.1 会议组织遵照“谁召集，谁组织”的原则； 4.3.2 会议主持人须遵守以下规定： 4.3.2.1 主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备； 4.3.2.2 主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明； 4.3.2.3 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发