IISO体系文件编号.docVIP

ISO体系文件编号，各企业根据自己的实际需要编号就好了。没有死办法。但是，一定要有规律，最好从编号上就可以看出文件的类别。编号要遵守“唯一性原则”。习惯上编号包括公司缩写，部门缩写，文件性质代码，序列号。给你某单位的文件编码控制程序，你参考一哈子：）文件编码程序1.0 目的规定文件的编号，以便于识别各类文件。2.0 适用范围适用于公司ISO9002质量体系文件的编码。3.0职责3.1 管理者代表编制各种文件编码。3.2 文件管理员负责文件的编码。4.0 程序??? 4.1文件编号规定4.1.1 公司码??????? 本公司名称“嘉禾新城物业管理有限公司”公司码取“JH”。????? 4.1.2文件类别码??????????? 文件类别码取其英语的简称，即质量手册规定为“QM”，程序文件规定为“QP”，其他三级文件（工作指引与操作规程等）规定为“WI”，各质????? 量记录用的表格规定为“FM”。4.1.3体系要素码?? 各要素的编码参照ISO-9002-94各要素的序号码，要素码为两位数字，如ISO要素“4.6采购”即为06。4.1.4序号码??? 同要素文件的编制顺序，序号码取两位数，从01开始。????? 4.1.5部门码?????? 部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成：部门名称 部门码 部门名称 部门码 部门名称 部门码绿化队?? LH??? 水电工程队 SD??? 资料室?? ZL保安队?? BA??? 商业经营 特约服务队 SF综合业务队 ZW清洁队?? QJ??? 备注：ISO9002质量体系方面的文件都规定为资料室的文件4.2质量手册的编号????? 质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行，即JH-QM4.3 程序文件编号程序文件的编号方式按“公司码--文件类别码--要素码--序号码”进行。?? 例如：《文件编码程序》的编号?????????? JH-QP-05-02??????????????????????? 序号码，文件编制顺序??????????????????? 要素码，文件控制????????????????? 文件类别码??????????????????? 公司码4.4 三级文件的编号三级文件的编号按“特征码-部门码-序号码”方式进行。例如：《清洁队工作指引》的编号?????? WI-LH-01??????????????????? 序号码，文件编制顺序，表示为该部门编制的第一份文件；????????????????? 部门类别码，表示为绿化队的文件；????????????? 文件特征码 ，表示为三级文件；4.5质量记录表格的编号??? 质量记录表格的编号按“特征码-部门码-序号码-版次码”方式进行，规定版次码从01，02．．．．．依次按顺序进行;例如：《管理评审计划 》表格的编号??????? FM-ZL-01-01?????????????????? 版次码,表示该表格的版次为第一版次?????????? 序号码，表示为资料室的第一份表格???????????? 部门类别码，表示为资料室的表格?????? ????????????????? 表格的特征码。从我手头的培训资料中，复制一段关于文件、记录控制的ISO资料给你：文件控制里面，我们先来说说什么是有效版本，必须具备这么三个条件，第一，必须经过批准（这里说的是文件的适用性）经过批准的文件才可以发布；第二，必须有识别有效版本的标识（编号或受控状态）；第三，必须从正常渠道获得，（应有发放、回收记录）。为什么要对文件进行控制？就是为了保证适用文件的状态。试想如果一个组织内部不同的岗位在按照不同的文件内容执行，怎么会不出差错？文件控制里面另外一个要说的是外来文件的控制，先来解释一下什么是外来文件，一般来讲，外来文件包括顾客提供的图样，有关的技术文件，还有就是引用的标准，包括国家标准、行业标准等的有效版本。对于这些外来文件需要采取措施进行控制，应该进行登记，或者进行编目管理。外来文件是受控文件的一种，所以要规定控制的方法。对于文件的控制应该形成文件。记录是一种特殊类型的文件，这里大家要明确一下，在记录中要分清楚记录和表格。表格就是记录的格式，我们在记录一些信息的时候会设计一些表格以方便填写，在没有填写内容之前，可以叫做表格，在填写内容之后就成为记录了，表格的内容和文件一样，需要进行控制，必要的时候可以采取与文件一样的控制方法来控制表格的备案、修改和作废。作为记录来讲，和文件最大的不同就是纪录不需要审批，每天都要产生大量的记录，为什么要做记录？是因为记录是一种手段，一种提供可追溯的手段，所