员工档案管制度.doc

云南星长征投资开发控股集团 有限公司员工档案管理制度 第一条 为了规范员工档案管理工作，有效保护和利用员工档案，制定本制度。 第二条 员工档案包括员工的入职档案、培训档案、绩效考核档案、薪资档案、劳动关系档案、离职档案、工作交接档案等具有参考价值的文件材料。 第三条 集团人力资源管控中心负责管理集团各职能部门和地产事业部所有员工、一级子公司内设机构负责人以上人员、二级子公司领导班子成员的人事档案；一级子公司人力资源管理部门负责管理本公司内设机构负责人以下人员、二级子公司内设机构人员的人事档案；二级子公司人力资源管理部门负责管理本公司内设机构负责人以下人员的人事档案。 集团人力资源管控中心应当指导和督促各级人力资源管理部门做好员工档案管理工作。 第四条 员工档案应当具有下列材料： （一）职位申请表（可附自荐书）； （二）有关证件复印件，包括身份证双面复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、资格证书复印件（特殊重要职位须留存相关资质证书原件）、荣誉证书复印件等； （三）半年内县级以上医院提供的体检报告原件； （四）《云南星长征投资开发控股集团有限公司员工入职档案》原件（入职审批手续与员工签名必须齐全）； （五）试用期劳动合同书； （六）员工转正相关材料（须附试用期述职报告）； （七）正式劳动合同书或者返聘合同书或者劳务合同书原件； （八）员工人事异动登记表； （九）员工异动情况登记表及其相关材料； （十）员工奖惩的相关材料； （十一）员工培训情况登记表； （十二）员工照片（一般保存6张，均须标注姓名）； （十三）员工离职的相关材料（须附工作交接清单）； （十四）其他需要入档的材料。 第五条 员工档案管理应当按照下列要求办理： （一）坚持分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范的原则； （二）在职员工档案应按部门立卷，离职员工档案应按离职时间立卷，并附检索目录，以便查找； （三）员工报到当天应带齐员工个人档案要求的所有资料，档案管理员为其建档，并在个人档案袋上附《员工档案目录》，填写各类档案名称及份数，待转正后建立档案号； （四）对员工进行考察、考核、培训、奖惩以及员工异动等方面的材料，应在3个工作日内收集、整理立卷，保持档案的完整性。 （五）在员工离职手续办完后，应及时清除该员工的在职员工档案号，建立离职员工档案号，并将档案归入离职员工档案管理； 第六条 各级人力资源管理部门应不断研究和改进员工档案管理的方法和技术，逐步实现员工档案管理工作的规范化、科学化。 第七条 员工档案借阅必须落实下列要求： （一）借阅者必须填写《员工档案借阅登记表》，未经集团人力资源管控中心主要负责人批准，任何单位和个人不得借阅员工档案； （二）所有经批准后借阅的员工档案必须在1个工作日内归还（特殊情况可延长），对借阅后到期未归还或归还破损、私自复印档案、遗失档案的，必须进行严肃处理； （三）外单位来公司查阅档案时，必须持有盖有公章的单位介绍信，经集团人力资源管控中心主要负责人批准后，方可查阅； （四）档案借阅严禁涂改、圈化、抽取、撤换和损坏员工档案材料；借阅者不得擅自复印、泄露员工档案内容。 第八条 公司任何部门和个人非经允许不得销毁员工档案；在职员工档案应永久保存，离职员工档案一般保存3年（高管及核心技术人员档案保留到员工离岗后8年）。员工档案销毁工作每年进行一次，员工档案管理员负责整理待销毁的员工档案清单，待逐级上报、审批后方可销毁，并建立档案销毁台账，请审计监察部监销。 第九条 本制度由集团人力资源管控中心负责制定和修订，解释权归集团人力资源管控中心。 第十条 本制度自2012年6月1日起施行。 附：1.员工档案目录 2.员工档案卷内目录 3.员工异动情况登记表 4.员工档案借阅登记表 附件1: 员 工 档 案 目 录 档案号 姓 名 建档时间 单 位 　 职 位 编 号 名 称 份 数 编 号 名 称 份 数 01 职位申请表（可附自荐书） 　 31 　 　 02 员工入职档案 　 32 　 　 03 员工转正相关资料 　 33 　 　 04 试用期劳动合同 　 34 　 　 05 劳动合同 　 35 　 　 06 失业证、再就业、优惠证 　 36 　 　 07 录用工登记表 　 37 　 　 08 学历证复印件 　 38 　 　 09 学位证复印件 　 39 　 　 10 资格、职称证复印件 　 40 　 　 11 身份证复印件 　 41 　 　 12 员工异动登记表 　 42 　 　 13 员工异动相关资料 　 43 　 　 14 员工培训记录表 　 44 　 　 15 员工奖惩相关资料 　 45