文件收发管制度.doc

文件收发管理规定 1、目的 为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责；结合公司实际情况，制定本管理规范。 2、适用范围 公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外部文件、函件等。 3、职责 公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行； 4、发文管理规定及流程 4.1发文规定 4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发； 4.1.2所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐； 4.1.3所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单；由总经理签字后，财务部执行盖章； 4.1.4所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。 附表1：《发文流程图》 4.2发文字号编排 4.2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式： 公司简称的大写英文缩写（XDCJ）+发布年号（四位数）+顺序号（三位数）； 以公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后发出； 4.2.2以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式： 发文部门名称 发文字号编排 备注 开发部 XD01+（发布年号）（四位数）+文件分类+顺序号（三位数） 工程部 XD02+（发布年号)（四位数）+文件分类+顺序号（三位数） 设计部 XD03+（发布年号）（四位数）+文件分类+顺序号（三位数） 预算部 XD04+（发布年号）（四位数）+文件分类+顺序号（三位数） 销售部 XD05+（发布年号）（四位数）+文件分类+顺序号（三位数） 财务部 XD06+（发布年号）（四位数）+文件分类+顺序号（三位数） 行政人事部 XD07+（发布年号）（四位数）+文件分类+顺序号（三位数） 4.3文件分类 4.3.1制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度； 4.3.2决定：对重大事项做出的决定按排； 4.3.3通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项； 4.3.4通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工；传达重要精神或情况； 4.3.5通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项； 4.3.6报告：下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问； 4.3.7请示：向上级部门请求请示、批准； 4.3.8批复：答复相关部门（单位）的请示； 4.3.9意见：对相关问题提出意见或处理办法； 4.3.10函：相关部门（单位）之间的相互商洽工作、询问和答复问题或相关部门（单位）的请求批准和审批事项； 4.3.11会议纪要：记载和传达会议情况。 4.4发文格式 4.4.1以公司名义、部门名义加盖公章发文：统一使用A4纸，适用范围及格式如下： 公司全称（宋体二号字，加粗，居中） 文号（宋体小三号字，居中） 标题（宋体三号字，加粗，居中） 称谓：（宋体小三号字，左对齐） 正文（宋体四号字，开头空格四格后按正常排版） ******（正文）****** 结语（根据文件类别运用不同的结束语） 落款（公司全称，宋体四号字，右对齐） 日期（中文数字年月日，宋体四号字，位于落款下方中位处） （空格） 主题词：（宋体四号字，左对齐） 主送： 抄送： 公司全称+发文部门 ****年**月**日印发 共印**份 说明： 以上格式适用于第4.3文件分类的第1—5点； 属第4.3.1的去除格式中的称谓，主题词以下的内容； 文件中如不需涉及主送及抄送对象的可去除二项内容； 以上文件形成均需执行文件呈批手续方可发出； 附表2：《文件呈批表》 4.4.2以部门名义加盖公章发文：统一使用A4纸，适用范围及格式如下： 公司全称（宋体二号字，加粗，居中） 文号（宋体小三号字，居中） 主送\呈报：（收文人\部门\单位；宋体四号字，左对齐） 拟文：（拟文人\部门\单位；宋体四号字，左对齐）日期：****年**月**日 主题：（事由\内容；宋体四号字，左对齐） 称谓：（宋体小三号字，左对齐） 正文（宋体四号字，开头空格四格后按正常排班） ******（正文）****** 结语（根据文件类别运用不同的结束语） 落款（行文部门，宋体四号字，右对齐） 日期（中文数字年月日，宋体四号字，位于落款下方中位处） （空格） 主题词：（宋体四号字，左对齐） 抄送\抄报： 公司全称+发文部门