软件学院办室管理规章制度(试行).doc

PINGDINGSHAN UNIVERSITY 软件学院办公室 管 理 规 章 制 度 软件学院团学社办公室 2014年9月10日 软件学院办公室管理规章制度 为加强对办公室的管理，维持正常的工作秩序，创造良好的工作环境，树立团总支学生会良好形象，加强各部之间的协调与合作，确保团学社工作、活动的顺利进行，特制定本制度。 物品管理制度 1、针对办公室所辖物品进行分类整理，入柜保存，列出物品清单并打印物品实时借出、归还记录表（附件一），并定期做物品检查、核实，保证办公室物品不丢失。 2、团学社各部门或普通学生需借用办公室物品时，应首先支会办公室人员，经同意后由值班人员为其取出相应物品并做好物品借出记录(具体填入物品借出记录表内)，如到期未归还相应物品直接追究第一责任人(借物品者)、第二责任人(物品借出者)。 3、针对外院人员借出本院物品同样要先支会本院办公室，经核实与本院使用无冲突情况下，同意后方可借出，并抵押相应证件(学生证或身份证有效)，由中介人签字并直接负责物品追还，对逾期未还者按天收取相应罚金。 4、所有办公室物品未经允许概不许私自借出或带出办公室，对物品在借出期间如有损坏要作相应或全额赔付。 5、所有物品归还时必须放回原位，不得随意摆放。 财务管理制度 1、团学社各部门所有收入(包括所拉赞助，宣传费用，票务费用，场地费用等)须如实报至办公室或主席团并由办公室做统一保管和支出。 2、进行各项活动前团学社各部门填写经费申请表（附件二），经办公室主任审批后由办公室人员负责去购买需要物品，申请经费的部门人员也可随同，对于所购买的物品要开发票或者收据，交于办公室，在此办公室要登记好经手人。 3、团学社各部门凭发票或收据定期向办公室申请经费报销;同时须注明具体用途，花费人、经手人签字等核实无误后由办公室统一拨付款项。打印材料费用一元以上给予报销，报销时需带上打印材料。 4、对于未提前告知办公室人员而擅自购买物品的经费，办公室不予报销。 5、办公室财务管理人员应做好发票、收据的存档，经费进出记录工作，定期做财务总结和财务公布。学期末，将经费使用情况反馈给团总支书记。 值班制度 1、办公室每学期初制定办公室值班表并对其进行监督考核，相应人员自觉遵守值班时间。 2、值班地点在1320、1321办公室；值班情况严格遵守值班表并做好记录，当老师有需要时，会通知并做相应安排（每次每间办公室值班人员为2名）。 3、值班期间，值班人员保持办公室室内卫生整洁、爱护好办公室的物品；如若老师需要，要认真完成老师安排的事情。 例会制度 每周二12：10在1205准时召开软件学院团学社例会 每个月末最后一周的周一晚6：40为民主生活会 各部门按时参加校例会，各自部门例会根据实际情况进行 （一）会议要求 1、参会人员为软件学院团总支学生会全体干部、各个小分队队长、副队长、大一各班班长及团支书。 2、软件学院团总支学生会全体干部按时参加例会，不得无故请假、缺席。特殊情况需要请假的在例会开始前一小时内向办公室进行请假。办公室每次在例会开始前进行点名记录出勤情况。 3、每次例会时间尽量控制在半小时以内，民主生活会控制在一小时以内。 4、所有参与例会人员注意保持会议纪律，不准聊天和大声喧哗，不准交头接耳，不准玩手机。 5、所有参与例会人员做好会议记录，及时有效地向对应部门及人员传达信息，及时高效地执行会议布置的各项任务。 6、会议结束后，负责例会的办公室相关人员，将会议记录填写到周工作统计表（附件三）中，随后电子档上传到团学社群，纸质档打印出来并做好存档。 （二）会议流程 1.办公室考勤。 2.各部门汇报上周工作总结（包括活动所获结果）和本周计划、工作安排。（例会后需交上纸质的，便于办公室完整记录。） 3.各班班长、团支书汇报工作。 4.主席团总结上周工作并安排本周任务。 5.补充内容。 （三）民主生活会 1.主席团对本月工作进行表扬和批评并部署下月计划。 2.各部门部长副部长对一些问题或者人员提出自己的建议或者自我批评。 档案管理制度 1、办公室档案分为学生干部档案和活动档案两大类，对档案要定期做档案整理、归类，确保档案的完整与保密。 2、学生干部档案按团学社各部分类整理，各部大型活动活动档案按部整理(包括学期活动计划、活动申请、策划、预案、总结、通讯等内容)，对于办公室档案，按不同存档等级分类存档。 3、对入档档案要做入档前登记记录，对于各类档案保证档案完整后方可入档;在对已在档档案核查中发现有缺少文件的应及时加上相应文件。 4、如有关人员需借用相关档案，须经办公室或主席团同意后并作登记方可，且用后及时归还入档。 5、定期对已失去使用价值的档案进行清理与销毁，并做好记录。 材料上交制度 1、团学社各部门上交的材料格