国美电器公印信培训.pptx

公文的定义公文的定义 是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件等的有效载体。包括：一、正式签发的文件二、内部往来文件三、各单位负责人正式签发的会议通知公文管理的主旨公文管理的主旨 保障公文的时效性、准确性及保密性，从而确保公司政令畅通，提高公司整体行政办公效率公文的时效性公文的时效性 时效等级：一般、加急、特急 公文转时限要求： 特急公文：收到公文后立即转发到相关人员 加急公文：收到公文后一小时内转发到相关人员 一般公文：收到公文后四小时内转发到相关人员 公文的保密性公文的保密性 保密等级：一般、秘密、绝密发文权限公文的编写规范一、发文权限：1、有签发权的人员：各单位总监级以上人员2、有发文权的部门：总部总裁办、 分部总经办编号方法公文的编写规范二、编号方法：由总裁办、分部总经办负责 统一编制和管理1、以公司名义发文； 公司简称+发+[年号]+第×××号2、以公司名义发的会议纪要： 公司简称+纪字+[年号]+第×××号3、以公司所辖各中心、总办名义发文： 公司简称+中心简称+字+[年号]+第×××号4、以公司所辖各中心、总办发的会议纪要： 公司简称+中心简称+字+[年号]+第×××号行文流程行文流程各级承办单位 各级签发人 各级总办 收文单位 ④（不合格，修改后再报审） ③ ① ⑤ ②按规定格式拟稿按授权签发授号.用印转发.存档各单位传阅并存档相关责任相关责任1、总裁办、分部总办：对发文权限（按授权）、格式进 行审核，对文件内容无权修改， 但对文件的内容的明显错误， 有建议修改权。2、拟文单位：根据文件内容拟定发文范围，并对文件结 构逻辑层次、内容、各类语病及错别字进 行审核、校对。3、签发人：对签发内容负全责。公文转发时间公文转发时间总部向分部下发：一、发文方式：电子邮件二、发文时间：每天两次 上午：11：00-11：30 下午：16：30-17：00 公文转发时间分部向总部上转：一、发文方式：电子邮件二、发文时间：每天一次 每天下午17：00公文转发时间分部向总部上转会议纪要的要求：一、发文方式：电子邮件/传真二、发文时间：会议第二天14：00前三、包括：周一领导班子会 周四经理例会 分部上报会议摘要要求1、突出会议重点、要点2、要点要求简单扼要3、全面覆盖会议内容 1）影响全局的会议内容 2）分部总经理在会议上的指示 3）分部的销售任务（进展及完成情况） 公文签收规定公文签收规定1、总部各中心（分部各部门）收到总办下发的公文时，需在《文件签收登记表》签收 2、各分部每日向总部回传当天的《文件签收目录》，最迟第二天上午9：30前传回总部3、总办的《文件签收》要保存妥善，以便查询日常文件日常文件定义 定义： 指在审批权限以外，需报送直接上级审批或送平级管理单位解决的文件。直接上级或平级管理单位签属意见后需将结果及时反回呈报单位，呈报单位再根据批示意见承办，或继续报送相关上级，或抄送平级，或转发下级。 如：请示、报告、公函、计划、总结、正式下发文件及会议纪要签发前的报审等日常文件流转要求日常文件流转要求1、当日文件必须当日报送2、一般文件应提醒领导在半个日内做出处理意见3、加急文件应提醒领导在两个小时内做出处理意见4、特急文件应提醒领导尽快做出书面处理意见5、如遇领导不在办公地点紧急以电话、传真或电子邮件等方式通知领导。如领导无法回复书面意见，秘书在得到领导指示后，按如下程序办理：公文流转的目标和要求：政令通畅！公文零差错、零延误。印信管理规定 国美总部及各分部的印信由总经理办公室设定专人进行管理，国美总部制定统一的管理规定，各分部结合自身现实情况参照总部制度制定本公司的制度，通过总部审核批准后执行。 印信的定义印信的定义 是指国美总部及各分部公章、合同专用章、内部专用章、人名章等 及营业执照、法人代码证、税务登记证、统计登记证、各种证照、介绍信、 证明信等印信的保管印信的保管 各公司公章、中心（部门）内部专用章由总办指定专人统一保管，合同专用章由财务部门收入主管（无收入主管的由收入会 议）负责保管；国美体系门店、配送中心印章由各门店及配送中心指定专人负责保管印信的使用印信的使用范围一、 公章：用于公司行文，办理委托书、证明、 银行开户等日常公务时使用二、合同专用章：用于公司与外部机构签订合同、 协议及意向书时使用三、内部专用章：用于以各级公司、管理中心（部门）、 门店、配送中心等名义印发的各类公 文、函件、证明上使用印信的使用要求及流程印信的使用要求及流程一、 公章、合同专用章：二、内部专用章：证照管理要求证照管理要求 1、 营业执照、组织机构代码证不得随意复印，复印件 应从印信管理人员处获得，印章管理人员应对复印 件