电子文件归与管理.ppt

稿本代码 电子文件的真实性是指经鉴定后电子文件的内容和形式与其形成时一致。 　 电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 　 电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 　 电子文件的处理和保存应当符合国家安全的保密规定。 * * 巩留县档案局 李昕 电子文件归档与管理规范 （GB／T 18894—2002） 电子公文归档管理暂行办法 （2003年7月28日 国家档案局令第6号） 引用标准 电子文件： 指在数字设备及环境中生成的以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传递的文件。 归档电子文件： 指具有参考和利用价值并作为档案保存 的电子文件。 定 义 举例产生的电子文件类型: 制发的公文 接收的公文 数码照片 数码影像 数字音频 CAD制图 数据文件 扫描文件 随机文件 其它 F 正式电子文件 U 非正式电子文件 M 草稿性电子文件 代码 稿本 电子文件类别代码 D 数据文件（Data） P 程序文件（Program） O 超媒体链结文件 A 声音文件（Audio）? V 影像文件（Video） G 图形文件（Graphics） I 图像文件（Image） T 文本文件（Text） 代码 文件类别 WAV、MP3 声音文件 MPEG、AVI 影像文件 DWG 图形文件 JPEG、TIFF 图像文件 XLS 表格文件 XML、TXT、RTF 文本文件 通用格式 文件类别 电子文件类别及通用格式 一：用文字处理技术形成的文本文件，收集时应注明文件存储格式及其属性，收集时应转换为XML、RTF、TXT格式。 二：用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件，收集时应转换为JPEG、TIFF格式 三:用计算机辅助设计或绘图等获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据，如果与数据库连接应将数据库文件一并收集整理 如autocad等设计软件的版本 收 集 四: 用视频设备获得的动态图像文件，收集时应转换成MPEG、AVI格式 五: 用音频设备获得的声音文件，收集时应转换为MP3格式 六: 由计算机多媒体技术制作的多媒体文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整 .如:powerpoint软件制的课件应该注明是97或是2000或是2003或是XP,各版本制做出的课件的格式都是PPT,但有可能显示有异样 七: 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集 八: 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的各类参数、管理数据等数据文件，应与电子文件一同收集 ,如:数据库的日志文件等 九: 计算机使用的自主开发的系统软件、应用软件等计算机程序，收集时必须收集软件的源程序及其开发、编译工具 　　十: 归档的电子文件收集时应转换成本规范要求的格式，因技术原因无法转换的，必须将相关软件一并收集 十一:归档的电子文件均应在《归档电子文件登记表》中登记。对于跨年度完成的项目，要分段积累、归档 十二:积累过程中应采取备份制，及时按照要求制作电子文件备份 　　1、归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导 　　2、管理类文件形成的静态图像、文本等电子文件应以不同的保管期限为单元，按照电子文件形成时间的顺序分别拷贝至相应载体 整理方法 　　３、照片、声像类文件形成的图像、声音等电子文件，按照形成时间的顺序排列拷贝至一盘或多盘载体中。 　　４、计算机程序按形成时间顺序排列拷贝至一盘或多盘载体中。 ５、电子文件应与其相对应的《归档电子文件登记表》、说明文件及由档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统形成的著录文件同时拷贝至载体中。其构成如下图所示： 根目录 说明 归档电子 著录文件 DATA 文件 文件登记表 　 　 一件电子 一件电子 文件子目录 文件子目录 电子文件 解释： ①说明文件 以“readme.txt”命名内容包括全宗号、全宗名称、归档年度、制作人、检查人及检查时间等。 例： 全宗号：56;全宗名称：某局。归档年度：2005年。制作人：沈琪。检查人：李春。检查时间：2006年1月3日。 ②归档电子文件登记表以“djb.x