紧急请采购理程序书.doc

台泥（英德）水泥有限公司 名 紧急请采购管理程序书 编 号 YBA741W02 称 制　修　一　览　表 拟案部门 物 料 处 版 别 修 订 次 数 制 修 日 期 总 页 数 制 修 内 容 摘 要 A 03 第一次发行 说明：1.制定时依A.B.C.顺序表示版别；修订时依1.2.3...表示次数。 2.制定时内容摘要栏填(第一次发行(；修订时应说明第xx页或第xx项条文修订。 3.总页数：指文件内容本身之页数，不含目录及附件之页数。 　　1.目的： 在无法及时开展正常采购程序，而又急需使用物料的情况下，能够对此部分物料作管理控制以及正常程序的补充。 2.范围： 全公司之紧急请采购作业均适用之 3.名词定义： 3.1 紧急采购申请单: 因系统中尚无料号，按照正常程序无法及时购入之物料，由请购部门开立的请购单 3.2 询价单: 针对紧急采购申请单，所制作之询价单。 3.3紧急采购单：由紧急采购申请单所产生之采购单。 3.4物料处紧急采购申请单登记表：针对紧急请采购作业之跟踪记录文件。 4.相关文件: 无 5.作业程序与管理重点： 5.1作业程序： 　　作业程序同请采购管理办法，仅其作业文件不同，且增加“补单”一项。 5.2 管理重点： 5.2.1请购 (a) 仅当系统内无该种物料的料号致使无法建立系统请购单，且需求较为紧急时，请购单位才可建立“紧急采购申请单“。 (b) 请购单位需提供请购规范、图面及保固条件等，经由请购部门处长核准后，由请购单位建立“紧急采购申请单“，并依LOA核准后送采购人员办理。 (c)物料处采购人员接到经核准之紧急采购申请单后，需于“物料处紧急采购申请单登记表“内登记，并于后续操作中作跟踪记录。 5.2.2 询价 (a) 原则上向三家以上供货商询价，若“紧急采购申请单”上注明建议厂商 　　时则可独家询价。 (b) “询价单“之建立请注明需求，或将请购规范作为附件。较为紧急的， 　　则需注明需求日期 5.2.3 开标 预估总价超过25万元者需会同财务人员开标。 5.2.4 审规 (a) 对所报规格与原询价规格有异或提出新建议者, 则送请购部门审核。 (b) 送交相关单位审核时, 需将报价隐藏。 5.2.5 议价 (a) 多家询价者，因非于SAP建立询价单，需自制“比议价表”。 (b) 应考虑质量实绩、价格、货源、交货期限、厂商信用、售后服务能力、付款条件等做为议价对象选择之参考。 (c) 选取合规之最低标，作为中标对象。 5.2.6 呈购 (a) 在中标者“最终报价单”注明此商为中标厂商，依照ＬＯＡ进行签核。 (b) 签核时需检附“紧急采购申请单”及相关文件、报价数据、审规结果、“比议价表”等。 5.2.7 采购 (a) 呈购核准后，采购员需制作“紧急采购单”，并呈主管于采购单买方字段处签名或盖章。 (b) 将此采购单以邮寄、传真等方式寄发给供货商，并要求供货商于卖方字段处签名或盖章。 (c) 采购单由采购人员妥善保存。 5.2.8 补单 请购部门须在开立“紧急采购申请单”后一周内，在系统中制作请购单并完成签核后送至采购员处。若原紧急采购程序未完成，则继续操作，在系统中制作采购单；若已完成紧急采购，则将紧急采购作业之所有文件作为附件，直接在系统中建立询价，制作系统比议价表，制作采购单，列印采购单签核，并于采购由中注明为紧急采购补单。经核准后列印采购单，买卖双方重新用印。 5.2.9　记录 　需注意按照物料处”紧急采购申请单登记表“所需登记项目，作及时的记录。 6.附件： 6.1 紧急采购申请单：编号 YBA741F01 6.2询价单 ：编号 YBA741F02 6.3 比议价表：编号YBA741F03 6.4紧急采购单：编号 YBA741F04 6.5物料处紧急采购申请单登记表YBA741F05  YBA741F01(A4) YBA741F02(A4) YBA741F03(A4) YBA741F04(A4) YBA741F05(A4) 台泥英德水泥有限公司 文件名称 紧急请采购管理程序书 文 件 分 发 管 制 一 览 表 管制部门 页次 文件编号 YBA741W02 物料处 １ 发　行 　部门 日期 物料处 矿物处 制造处 电务处 品保处 业务处 储运处 工程处