第六章 秘书的日常事务作工作.pptVIP

（一）做好口头信息的安全 1．不在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属； 2．在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息； 3．只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报； 4．遵照会议的要求传达会议信息。 第六章 秘书的日常事务工作 第四节 印信与保密工作 （二）做好纸面信息的安全 1．接收任何保密文件、资料等都要签收并登记； 2．文件只发给或传阅到被授权的人员，并要签收； 3．在传递保密文件或资料时，要放在文件夹中携带，以防失密或散落丢失； 4．保密的信息应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的、防火的柜子里； 5．离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子； 6．用邮件发送保密信息，信封要贴封口，并标记“秘密或保密”； 7．为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人； 8．当传真保密信息时，需使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等在传真机旁即时收取； 9．极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到保险柜里； 10．不再需要的保密文档要粉碎。 第六章 秘书的日常事务工作 第四节 印信与保密工作 （三）做好电子信息的安全 1．计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关闭显示器； 2．计算机打印保密材料要人不离机，负责保存和传递； 3．不能提交电子信息给未被授权的人； 4．应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换； 5．计算机必须经常进行查毒、杀毒。为了安全，使用正版的软； 6．重要的文件要做备份，并存储在安全、加锁的地方， 第六章 秘书的日常事务工作 第四节 印信与保密工作 （四）保密工作的措施 1．健全保密制度 2．开展保密教育 3．进行保密检查 4．处理失密事件 第六章 秘书的日常事务工作 第四节 印信与保密工作 本章小结 第六章 秘书的日常事务工作 案例一：手忙脚乱的秘书小张 案例二：欠缺保密意识的秘书小江 案例三：接电话不合格的大学毕业生 　　内容略，请见教材第188-189页。 案例分析 第六章 秘书的日常事务工作 1．实训目标 通过场景模拟，训练学生接打听电话的能力。 2．实训内容 （1）请将课后案例分析中的案例三按原样演练出来； （2）请对课后案例分析中的案例三中的错误改正，将正确的接听电话的情景演练出来； （3）广州蓝天公司与美国艾地公司正在洽谈一个项目。美国艾地公司副总经理William准备与技术总监等一行5人，在11月20日到广州蓝天公司考察。广州蓝天公司总经理李伟让秘书张红给美国的艾地公司打电话，询问相关事宜。 3．实训要求 （1）教师将班级的学生分成三组，按照实训内容的顺序，依次演练。 （2）学生演练完毕后，教师总结接打电话的要点，以及学生演练中的优点与不足之处。 实践训练 第六章 秘书的日常事务工作 1．办公环境整理的要点是什么？ 2．安排领导日程的主要原则有哪些？ 3．接听电话的基本程序是什么？ 4．打出电话的要点是什么？ 5．如何处理纸质信件？ 6．一般公司使用印章的程序是什么？ 7．做好保密工作要注意哪些事项？ 课后练习 第六章 秘书的日常事务工作 高等教育出版社 高等教育电子音像出版社 高职高专系列教材配套电子教案 第六章 秘书的日常事务工作 引入案例 主要内容 本章小结 案例分析 实践训练 学习目标 第一节　办公环境的管理 第二节　安排领导日程 第三节　接打电话与处理邮件 第四节　印信与保密工作 主要内容 第六章 秘书的日常事务工作 电子教案模版配色（1） 学习提示 （一）学习目标 了解秘书日常事务工作的内容 熟悉工作环境的布置 理解领导日程安排的原则 掌握正确地接打电话及处理邮件 理解印信与保密工作 （二）学习重点 了解日常事务工作的内容 正确处理日常事务工作 （三）学习难点 日常事务工作的灵活处理 第六章 秘书的日常事务工作 引入案例 第六章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 一、办公室概述 1.　办公室的种类 （1）小办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间15—20平方米的小办公室，其优点是彼此独立；缺点是沟通不便且及资源浪费较大。 （2）大办公室。新式办公室多为100至200平方米的大厅，留出过道，用高约1.2米的隔板，隔成3—4平方米的个人工作区。优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。但缺点是工作可能会相互干扰。 (3)公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处，联络处等往往租用公寓式办公室。 第六章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 二、办公室布置的原