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数据清单 在Excel中，可以通过创建数据清单来管理数据。数据清单是一个二维的表格，是由行和列构成的，数据清单与数据库相似，每行表示一条记录，每列代表一个字段。如图4-64就是一个数据清单。 数据清单具有以下几个特点： ⑴ 第一行是字段名，其余行是清单中的数据，每行表示一条记录；如果本数据清单有标题行，则标题行应与其他行（如字段名行）隔开一个或多个空行。 ⑵ 每列数据具有相同的性质。 ⑶ 在数据清单中，不存在全空行或全空列。 4.7.１ 创建数据清单 创建数据清单有两种方法，第一种是直接在工作表中输入，第二种可以利用菜单命令。 1．在工作表中输入 ① 选定当前工作簿中的某个工作表。 ② 在数据清单的第一行，输入字段名，例如姓名、分数等。 ③ 输入各记录。 ④ 保存工作簿。图4-64是一数据清单示例。 图4-64 数据清单示例 2．用菜单命输入 ① 输入数据清单的各字段名； ②单击下面一行中任一个单元格。 ③ 选择菜单【数据】│【记录单】命令，显示图4-65所示信息框； ④ 单击【确定】按钮，显示记录单，如图4-66所示，在各文本框中输入数据。 ⑤ 单击【新建】按钮，或按↓键，输入下一条记录。 ⑥ 数据输入完成后，单击关闭按钮。 图4-67 填入查找条件 图4-68 显示找到的记录 ④ 输入后按Enter键或单击【记录单】按钮，则可查找出符合条件的记录。单击【上一条】和【下一条】按钮，可以查看所有符合条件的记录。 ⑤ 单击【条件】按钮，可以重新给出查找条件进行查询，可以通过【清除】和【还原】按钮，清除和还原已有的查找条件。 ⑥ 单击【关闭】按钮完成记录的查找。 4.7.3 数据清单的排序 数据的排序是实际应用中常用到的整理和管理数据的方法。对数据清单进行排序，可以方便数据的查找。排序需要指定： ? 关键字，即按照它来进行排序。 ? 顺序，按递增顺序排列（升序）还是按递减顺序（降序）排列。 在Excel中，排序的递增顺序是：数据、文字、逻辑值、错误值、空白。其中在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。在文字排序中，按文字拼音的英文字母顺序排列。 默认的情况下，排序不区分英文字母的大小写。 注意：无论升序或降序，空格始终排在最后。 使用工具栏按钮排序 ① 选择需要排序的数据列中的任一单元格。 ② 单击“常用”工具栏中的【升序】按钮或【降序】按钮，则可以将该列按升序或降序排列。如图4-69是图4-64中数据清单按“基本工资”字段升序排列后的结果。 使用菜单命令排序 ① 选择要排序的数据区域，如果是对整个数据清单排序也可以选择清单内任一单元格。 ② 选择菜单【数据】│【排序】命令项，屏幕显示如图4-70所示的对话框。 ③ 单击“主要关键字”列表框中的黑箭头，选择主关键字；并可根据需要选择“次关键字”及“第三关键字”。 ④ 单击【确定】按钮。 注意：使用工具栏的【升序】或【降序】按钮，只能对单列进行排序。如果想对多列中的数据进行排序，只能用菜单命令的方法。 图4-69 排序后的结果 图4-70 “排序”对话框 图4-71“排序选项“对话框 在Excel中，默认的排序方式是对列进行排序，如果要对行进行排序，可以使用下列方法： ① 在“排序”对话框中单击【选项】按钮，打开“排序选项”对话框，如图4-71所示。 ② 在“方向”选项组中选中“按行排序”单选项； ③ 单击【确定】按钮； ④ 选择“主要关键字”、“次要关键字”及“第三关键字”，并选择各关键字的排序顺序。 ⑤ 单击【确定】按钮。 4.7.4 列表的筛选 筛选是查找和处理数据清单中符合某些条件的数据的快捷方法。进行筛选后，屏幕上会显示出满足条件的数据，暂时隐藏所有不满足条件的数据；Excel提供了两种筛选数据的方法：自动筛选和高级筛选。 1．自动筛选 自动筛选适用于简单条件的筛选，操作步骤如下： ① 单击数据清单中的任一个单元格。 ② 选择菜单【数据】│【筛选】│【自动筛选】命令，这时，数据清单中的每个字段名的右侧均出现一个向下的箭头，如图4-72 所示。 图4-72 使用“自动筛选”功能 ③ 单击要进行筛选的字段名右边的向下箭头，出现选择列表，从中可以选择筛选条件。列表中包括以下选项： 全部：显示本字段的所有数据。 前10个：选择该项，则弹出“自动筛选前10个”对话框。如图4-73所示。 该对话框的第1个下拉列表框中有“最大”和